АДМИНИСТРАЦИЯ
БОЛЬШЕИГНАТОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 декабря 2009 г. № 542
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО СТАНДАРТА
КАЧЕСТВА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ БЮДЖЕТНЫХ УСЛУГ
В целях создания системы учета потребности в предоставляемых бюджетных услугах администрация Большеигнатовского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый муниципальный стандарт
"Качество предоставления услуг по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов по личному составу".
2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2010 года и подлежит официальному опубликованию.
Глава администрации
Большеигнатовского муниципального района
В.И.ГОРЯЧЕВ
Утверждено
Постановлением администрации
Большеигнатовского муниципального района
от 29 декабря 2009 г. № 542
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ
"КАЧЕСТВО ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УСЛУГ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
СОХРАННОСТИ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ"
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Муниципальный стандарт "Качество предоставления услуг по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов по личному составу" (далее - стандарт) распространяется на услуги, предоставляемые муниципальными архивами Республики Мордовия (далее - услуги в сфере архивной деятельности), и устанавливает основные положения, определяющие качество услуг в сфере архивной деятельности, финансируемых за счет средств бюджета муниципального образования Республики Мордовия.
2. Настоящий стандарт качества разработан и действует на основе следующих нормативных правовых актов:
1) Конституция Российской Федерации;
2) Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Федеральный закон № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" принят 02.05.2006, а не 01.05.2006.
3) Федеральный закон от 01.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
4) приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059;
5) постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации";
6) Конституция
Республики Мордовия;
7) Закон
Республики Мордовия от 07.02.2005 № 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия".
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ КАЧЕСТВО
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УСЛУГ В СФЕРЕ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3. Основными факторами, влияющими на качество предоставления услуг в сфере архивной деятельности, являются:
1) наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционирует муниципальный архив Республики Мордовия (далее - архив);
2) условия размещения архива и его материально-техническое оснащение;
3) укомплектованность архива специалистами и их квалификация;
4) содержание информации об архиве, порядок и правила предоставления услуг населению и организациям;
5) наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за деятельностью архива.
4. Документы, в соответствии с которыми функционирует архив:
1) устав архива;
2) приказы, решения, правила, инструкции, методики, определяющие методы (способы) предоставления услуг и их контроля, предусматривающие меры совершенствования работы архива;
3) государственные стандарты и настоящий стандарт качества предоставления услуг, составляющие нормативную основу практической деятельности архива;
4) прочие документы (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, паспорт архива).
5. Архив и его структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных зданиях и помещениях, доступных для инвалидов, граждан пожилого возраста. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.
По размерам и состоянию помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм, правил противопожарной безопасности, безопасности труда работников, быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг.
6. Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг соответствующих видов.
Специальное оборудование используется строго по назначению, содержится в технически исправном состоянии. Неисправное оборудование заменяется или ремонтируется, а пригодность к эксплуатации отремонтированного оборудования подтверждается проверкой.
7. Архив должен располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.
Специалисты должны иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на них обязанностей.
В архиве должны быть созданы условия для аттестации специалистов.
Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом сотрудники архива должны обладать высокими нравственными и морально-этическими качествами, чувством ответственности.
При оказании услуг персонал архива должен проявлять к клиентам чуткость, вежливость, внимание, выдержку, предусмотрительность, терпение.
8. Архивы должны иметь документально оформленную внешнюю систему контроля за их деятельностью по оказанию услуг в сфере архивной деятельности на их соответствие настоящему стандарту, другим нормативным документам. Система контроля должна охватывать этапы планирования, работу с потребителями, оформление результатов контроля, выработку и реализацию мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Внешняя система контроля включает в себя контроль, осуществляемый администрацией муниципального образования Республики Мордовия.
9. Работа архивов в области качества услуг должна быть направлена на полное удовлетворение нужд клиентов, непрерывное повышение качества услуг.
10. Заведующий архивом несет полную ответственность за политику в области качества услуг.
11. При оценке качества услуг используются следующие критерии:
полнота предоставления услуг в соответствии с требованиями их предоставления;
результативность (эффективность) предоставления услуг, которые оцениваются на основании индикаторов качества услуг.
12. Индикаторы качества предоставляемых архивами услуг в сфере архивной деятельности должны ежегодно утверждаться Республиканской архивной службой Республики Мордовия.
Глава 3. КАЧЕСТВО ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УСЛУГ
В СФЕРЕ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
13. Качество услуг в сфере архивной деятельности должно обеспечиваться хранением, комплектованием, учетом и использованием документов по личному составу хранящихся в архивах Республики Мордовия.
14. Архив обязан обеспечивать сохранность и государственный учет архивных фондов, архивных документов в соответствии с правилами, устанавливаемыми действующим законодательством.
15. В целях обеспечения сохранности архивных документов архив должен осуществлять комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
16. Архивные документы в архивохранилище должны располагаться в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве должен определяться планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива.
17. Архивные документы, должны храниться обособленно.
18. В целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки, архив должен проводить проверку наличия и состояния архивных документов.
19. Выдача архивных документов из архивохранилища должна в обязательном порядке регистрироваться в книгах выдачи архивных документов из хранилища, которые должны вестись раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.
20. Архив обязан осуществлять государственный учет архивных документов. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива.
21. Информационная поддержка учета, ведение централизованного государственного учета в автоматизированном режиме, оперативное представление пользователям сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя должны обеспечиваться учетными базами данных.
22. Архивные документы должны передаваться в архив на основании экспертизы ценности документов.
23. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив должен руководствоваться перечнями типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, отраслевыми перечнями документов, а также сроками хранения отдельных видов документов, в т.ч. не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.
24. Передача в архив документов, находящихся в частной собственности должна осуществляться на основании экспертизы ценности документов и оформляться договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом.
25. Архив должен готовить к согласованию с ЭПК описи дел по личному составу, образовавшихся в деятельности организаций - источников его комплектования.
26. Для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета архив должен составлять описи архивных дел, документов.
27. Для повышения информационного уровня описей (уточнения заголовков единиц хранения, составления необходимого справочного аппарата к описям) архив должен проводить усовершенствование описи дел, документов.
28. В случае если опись не отвечает требованиям поиска и учета архивных документов архив должен проводить переработку описи дел, документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; хранения по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.
29. Основными результатами работы архивов по предоставлению услуг в сфере архивной деятельности должны являться:
1) сохранение архивных документов;
2) формирование архива;
3) обеспечение юридических и физических лиц архивной информацией;
4) обеспечение требований к качеству услуг.
Глава. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
30. Настоящий стандарт должен быть представлен архивом, оказывающим соответствующие услуги, для ознакомления любому лицу незамедлительно в случае поступления такой просьбы.
31. Информация о наличии стандарта, возможности и способе его получения должна быть размещена по месту предоставления услуг и доступна для получателя услуг. Также по месту предоставления услуг указываются сведения о наличии книги жалоб, телефоны и адреса учреждений, осуществляющих контроль за соблюдением настоящего стандарта.
32. Жалобы на предоставление услуг с нарушением настоящего стандарта должны быть рассмотрены в установленные сроки. В письменном ответе на жалобу указываются принятые меры по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина архива в некачественном предоставлении услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно предоставленной услуги или предоставлению ее с ненадлежащим качеством.
Сроки рассмотрения жалоб в случае если они не установлены нормативными правовыми актами, должны быть определены руководителем организации, обеспечивающей контроль за качеством предоставления соответствующих услуг. Жалобы на некачественное предоставление услуг подлежат обязательной регистрации.
