ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
"НОВООСКОЛЬСКИЙ РАЙОН" БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 марта 2011 г. № 361
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СХЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА АРХИВНЫХ ФОНДОВ
И ДЕЛ, ИНСТРУКЦИИ О МЕРАХ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ,
ИНСТРУКЦИИ ОБ ОХРАННОМ РЕЖИМЕ В АРХИВНОМ
ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ НОВООСКОЛЬСКОГО РАЙОНА
Для правильной организации хранения архивных фондов в архивном отделе администрации Новооскольского района и их сохранности при возникновении чрезвычайных ситуаций постановляю:
1. Утвердить:
1.1. Схему
организации учета архивных фондов и дел в архивном отделе администрации Новооскольского района (прилагается);
1.2. Инструкцию
о мерах пожарной безопасности архивного отдела администрации Новооскольского района (прилагается);
1.3. Инструкцию
об охранном режиме архивного отдела администрации Новооскольского района (прилагается).
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на архивный отдел администрации Новооскольского района (Чернова О.М.).
Глава администрации
Новооскольского района
М.Н.ПОНЕДЕЛЬЧЕНКО
Утверждена
постановлением
главы администрации
Новооскольского района
Белгородской области
от 23 марта 2011 года № 361
СХЕМА
ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА АРХИВНЫХ ФОНДОВ И ДЕЛ В АРХИВНОМ
ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ НОВООСКОЛЬСКОГО РАЙОНА
Введение
Одним из важнейших условий правильной организации хранения документов является учет документов Архивного фонда архивного отдела администрации Новооскольского района как составной части Архивного фонда Российской Федерации, осуществляемый в порядке, определенном существующими нормативными документами.
Настоящая схема организации учета архивных документов в архивном отделе администрации Новооскольского района (далее - архив) разработана с целью закрепления единой системы ведения учетных документов в архиве.
Нормативно-методические и организационно-распорядительные документы, осуществляющие порядок учета документов:
- Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (Приказ Росархива от 11.03.1997 № 11);
- "Правила организации хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах...", М., 2007 г.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Приказ Министерства культуры № 1273 принят 10.09.2007, а не 27.03.2007.
7.4. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Использование при этом сканеров, фотоаппаратов, видеокамер и др. в каждом конкретном случае производится только с разрешения начальника архивного отдела или лица, его замещающего, в специально отведенном помещении и под контролем сотрудников архива.
7.5. На посетителей, пришедших в архив на экскурсию (учащиеся, студенты и т.д.), руководитель группы составляет список, который передается начальнику архивного отдела или лицу, его замещающему.
7.6. Вынос оригиналов документов из помещения архива (во временное пользование учреждениям и предприятиям, для экспонирования на стационарных выставках) осуществляется на основании установленных правил.
Список рекомендованных источников
1. Инструкция по организации охраны объектов, хранящих культурные ценности, подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации. Утверждена совместным Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 25 мая 1998 г. № 315, Министерства культуры Российской Федерации от 25 мая 1998 г. № 265, Федеральной архивной службы России от 25 мая 1998 г. № 38.
2. "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах...". М., 2007 г.
3. Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации. Приказ Росархива от 06.07.1998 № 51. Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 16 декабря 1998 г. Регистрационный № 1660. М., 1998.
Инструкцию подготовил:
Начальник архивного отдела
администрации Новооскольского района
О.М.ЧЕРНОВА
Согласовано:
Начальник ОВО
при Новооскольском ОВД
В.Н.ПОПОВ
Приложение № 1
ЖУРНАЛ УЧЕТА
сдачи-приема под охрану и с охраны помещений
_______________________________________________
(наименование архива)
┌──────┬─────┬────────────────┬──────────────────────┬─────────┬──────────┐
│ Дата │Время│Ф.И.О. и подпись│ Ф.И.О., │Замечания│Примечание│
│записи│ │ сотрудника │ подпись сотрудника │ │ │
│ │ │архива, снявшего│ архива, сдавшего │ │ │
│ │ │ помещения с │ помещения архива под │ │ │
│ │ │ охраны │ охрану │ │ │
├──────┼─────┼────────────────┼──────────────────────┼─────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────┼─────┼────────────────┼──────────────────────┼─────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴─────┴────────────────┴──────────────────────┴─────────┴──────────┘
Примечание:
- журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью;
- записи должны производиться разборчивым почерком.
Приложение № 2
Журнал учета выдачи ключей от архивохранилищ
Новооскольского архивного отдела
┌───┬──────────────────┬───────────┬───────────────────┬──────────────────┐
│ № │ ФИО сотрудника, │№ хранилища│ Дата, время │ Дата, время │
│п/п│получившего ключи │ │получения. Подпись │возврата. Подпись │
├───┼──────────────────┼───────────┼───────────────────┼──────────────────┤
│ │ │ │ │ │
├───┼──────────────────┼───────────┼───────────────────┼──────────────────┤
│ │ │ │ │ │
└───┴──────────────────┴───────────┴───────────────────┴──────────────────┘
Примечание:
- журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью;
- записи должны производиться разборчивым почерком.
