ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 марта 2011 г. № 275
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области.
2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 апреля 2011 г.
Глава Администрации
Волгоградской области
А.Г.БРОВКО
Утверждена
постановлением
Главы Администрации
Волгоградской области
от 29 марта 2011 г. № 275
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности аппарата Главы Администрации Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства аппарата Главы Администрации Волгоградской области и повышения его эффективности.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Положение
об аппарате Главы Администрации Волгоградской области, утвержденное постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2006 г. № 1598, Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденные приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. № 121.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство аппарата Главы Администрации Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием системы электронного документооборота, предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".
6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляет общий отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области (далее именуется - общий отдел).
Функции, задачи, права и ответственность общего отдела регламентируются положением о нем, должностные обязанности государственных гражданских служащих Волгоградской области, работников общего отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях аппарата, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.
8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата осуществляется работником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
9. Работники аппарата Главы Администрации Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.
11. При утрате документов проводится служебная проверка.
12. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем или общим отделом с настоящей Инструкцией.
II. Основные понятия
(цифрами и прописью)
весом _______ кг сданы в __________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________ № _____
___________________________________ ____________ ______________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
сдавшего документы)
__________
(дата)
__________
Изменения в учетные документы внесены.
___________________________________ ____________ ______________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
внесшего изменения в учетные
документы)
__________
(дата)
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в аппарате Главы Администрации
Волгоградской области
ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
────┬──────────┬────────────────────────────────────────┬──────────┬───────
№ │ Оттиск │ Кому выдано │ Дата │Приме-
п/п│печатей и ├──────────────┬──────────────┬──────────┤ возврата │чание
│ штампов │ наименование │ фамилия и │ дата и │и расписка│
│ │подразделения,│ инициалы │расписка в│ в приеме │
│ │ где хранятся │ответственного│получении │ │
│ │ печати и │ лица │ │ │
│ │ штампы │ │ │ │
────┼──────────┼──────────────┼──────────────┼──────────┼──────────┼───────
1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7
────┴──────────┴──────────────┴──────────────┴──────────┴──────────┴───────
