АДМИНИСТРАЦИЯ АРТИНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 5 мая 2010 г. № 142
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ РАБОТЫ
ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ АГО
Руководствуясь статьями 3, 4, 8, 17, 18, 21, 22, 23, 25, 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, разделами 8, 9 "Основных Правил работы архивов организаций", одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, Постановлением
Правительства Свердловской области "О мерах по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в Свердловской области" от 14 декабря 2007 года № 1247-ПП, Уставом
АГО, в целях обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивного отдела Администрации АГО, считаю необходимым:
1. Утвердить Порядок
ведения работы ведомственных архивов организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации АГО (Прилагается).
2. Архивному отделу Администрации АГО и ведомственным архивам организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации АГО осуществлять свою деятельность в части ведения делопроизводства в соответствии с настоящим Порядком
.
3. Опубликовать настоящее Распоряжение в "Муниципальном вестнике" газеты "Артинские вести".
4. Контроль за выполнением Порядка
возложить на заместителя Главы Администрации АГО А.Ю. Кетова.
Глава АГО
А.А.КОНСТАНТИНОВ
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ -
ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ АГО
Обеспечение сохранности документов в сельских администрациях и других организациях, расположенных на территории городского округа, регламентируется Федеральными законами "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ; Областным законом
"Закон об архивном деле в Свердловской области" от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ; "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19; Постановлением
Правительства Свердловской области "О мерах по обеспечению сохранности документов архивного фонда РФ в Свердловской области" от 14 декабря 2007 года № 1247-ПП; "Основными Правилами работы ведомственных архивов организаций", одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года и другими законодательными актами.
Обеспечение сохранности документов организации достигается созданием архива организации, организацией проведения экспертизы ценности документов, созданием оптимальных условий хранения документов, размещением документов в хранилище, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и Управлением архивами Свердловской области.
1. Создание архива организации:
1.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве.
В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива. Положение утверждается руководителем организации. Положение составляется в 2-х экземплярах, один экземпляр передается в архивный отдел Администрации АГО (далее - архивный отдел).
1.2. Лицо, ответственное за делопроизводство и архив организации, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом руководителя организации (копия распорядительного документа передается в архивный отдел). Ответственный за делопроизводство и архив проходит инструктаж в архивном отделе, организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
1.3. Работа архива организации строится на основании годового плана работы и графика согласования номенклатуры дел, упорядочения и передачи документов учреждений, организаций и предприятий в архивном отделе, утвержденных постановлением Администрации АГО.
1.4. При смене ответственного за делопроизводство и архив в организации производится прием-передача документов и справочного аппарата к ним, помещения архива, инвентаря и оборудования по акту комиссией в присутствии работника архивного отдела.
2. Организация проведения экспертизы ценности документов:
2.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение создается экспертная комиссия (далее - ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее 3 человек (копия распорядительного документа передается в архивный отдел). В состав ЭК обязательно включается ответственный за ведение архива организации, председателем ЭК назначается руководитель организации.
2.2. Работа ЭК строится на основании положения об ЭК. В положение об ЭК включаются следующие разделы: общие положения; основные задачи и функции ЭК; права ЭК; организация работы ЭК.
2.3. Экспертиза ценности документов в организации проводится при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение в архивный отдел.
2.4. Основными функциями ЭК являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК) конкретных номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
2.5. Одобренные ЭК номенклатуры, акты и описи дел утверждаются руководителем организации только после их утверждения и согласования с ЭПК Управления архивами Свердловской области и архивного отдела. После утверждения руководителем организации в архивный отдел передаются 1 экземпляр номенклатуры дел, 3 экземпляра описи дел постоянного хранения, 2 экземпляра описей дел по личному составу и 1 экземпляр акта об уничтожении дел с истекшим сроком хранения.
2.6. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в год. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК.
3. Создание оптимальных условий хранения документов:
3.1. Помещение, отведенное для хранения документов (далее - хранилище), должно быть изолированным, сухим, гарантированным от затопления, безопасным в пожарном отношении.
3.2. В хранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации.
3.3. Отделку хранилища проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов.
3.4. На окнах хранилища устанавливаются распашные металлические решетки. Для защиты документов от прямого попадания солнечных лучей, окна закрываются светонепроницаемыми шторами.
3.5. В хранилище прокладывается скрытая электропроводка, штепсельные розетки должны быть герметичными. Светильники должны быть закрытого исполнения, удалены от документов не менее чем на 50 см.
3.6. Хранилище оборудуется дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, обиваются железом по асбесту или иным огнестойким материалом. Во избежание попадания в помещение посторонних людей, двери запираются на ключ. Ключ хранится у ответственного за делопроизводство.
3.7. Хранилище должно быть оборудовано огнетушителем и другие средствами пожаротушения с применением нейтральных и безопасных для документов веществ.
3.8. В хранилище запрещается применение электронагревательных приборов, хранение посторонних предметов, продуктов питания.
3.9. Резкие колебания температуры и влажности воздуха в хранилище не допускаются. Оптимальная температура воздуха 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.
3.10. Для защиты документов от пыли необходимо регулярно проводить уборку помещения, обеспыливание стеллажей и документов пылесосом или чистой влажной тряпкой.
4. Размещение документов в хранилище:
4.1. Документы размещаются на металлических стеллажах, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы. Допускаются деревянные конструкции, обработанные противопожарными смесями.
4.2. Документы хранятся в коробках, связках, пакетах и других первичных защитных средствах. Размещение документов на полках производится слева направо, сверху вниз. При перевязывании документов шпагатом для сохранности дел под шпагат подкладывают картонные прокладки.
4.3. Для удобства работы с документами на коробки, связки, полки прикрепляются ярлыки, где указываются номера и крайние даты дел согласно описям.
4.4. В целях закрепления мест хранения и быстрого поиска дел, документы хранятся раздельно, согласно описям дел:
- постоянного хранения;
- по личному составу;
- похозяйственные книги;
- временного хранения.
5. Составление номенклатуры дел.
5.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Ответственность за ее составление возлагается на ответственного за делопроизводство, и архив. Архивный отдел в целях качественного комплектования документами Архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь в составлении номенклатуры дел.
5.2. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже 1 раза в 5 лет. В случае существенных изменений функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. После утверждения номенклатуры дел структурным подразделениям выдаются выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
5.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел можно использовать примерную номенклатуру, разработанную специалистами Управления архивами Свердловской области и утвержденную ЭПК. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения учета и обеспечения сохранности документов. Примерная номенклатура является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.
5.4. Заголовки дел, наименования структурных подразделений из примерной номенклатуры переносятся в конкретную с необходимыми уточнениями. Заголовки дел, приведенные в примерной номенклатуре дел в обобщенном виде, в конкретной номенклатуре могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Например, заголовок "Документы (выписки из протоколов, планы проведения заседаний, списки) о работе организации", предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть определен так: "Выписки из протоколов комиссии по бюджету и экономической политике", "Планы проведения заседаний Комиссия по муниципальной собственности", "Списки членов комиссий Думы" и т.д.
5.5. В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности организации не образуется соответствующей документации. По этой же причине в конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой.
5.6. Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура в отличие от примерной номенклатуры строится по структурному принципу. Например, вместо раздела примерной номенклатуры "Правовое обеспечение деятельности" в конкретную номенклатуру может быть включен раздел "Юридический отдел".
5.7. В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей по Перечням, которые переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивным отделом сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов..." либо путем оценки специалистами, ЭК, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК Управления архивами Свердловской области.
5.8. Форма конкретной номенклатуры дел определена разделом 2 "Основных правил работы ведомственных архивов", М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел. В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В конкретной номенклатуре (в отличие от примерной) имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по его завершению проставляется количество частей, томов.
Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе "Примечание" примерной номенклатуры переносятся в конкретную номенклатуру. Иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за делопроизводство.
5.9. Конкретная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел. Эти сведения сообщаются в архивный отдел.
6. Формирование дел в организации.
6.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное формирование дел предусматривает: подшивку дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составления, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление обложки дела.
6.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, завершенные делопроизводством дела;
- все документы по одному вопросу формируются в одно дело;
- переписка группируется за один календарный год и систематизируется по хронологии, документ-ответ помещается за документом-запросом;
- документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. В делопроизводстве документы текущего года располагаются снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переформировываются в обратном порядке;
- внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, в хронологическом порядке;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
- дело не должно превышать 250 листов, при объеме документа свыше 250 листов составляют отдельный том;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- в дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа;
- документы подшиваются в твердую обложку из картона на 4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них;
- при подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документа удаляются;
- при оформлении обложки дела указывается название организации, индекс дела, заголовок дела по описи, крайние даты дела, срок хранения и количество листов. Вверху обложки оставляется место для написания названия архивного отдела, куда будет передаваться документ;
- в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя, нумеруются.
Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно;
- заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
6.3. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования. Ответственные за делопроизводство несут ответственность за сохранность документов и дел.
6.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Эти дела в архивный отдел не передаются, хранятся в организации, после истечения срока хранения подлежат уничтожению по акту установленной формы, который согласовывается с заведующей архивным отделом и утверждается руководителем организации.
6.5. Дела временного срока хранения в течение срока, установленного номенклатурой дел, хранятся в организации, а затем уничтожаются по акту установленной формы, который согласовывается с заведующей архивным отделом и утверждается руководителем организации.
7. Составление описей дел.
7.1. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в организации составляется опись. Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения Архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной (валовой) нумерацией. Опись составляется по установленной форме. Опись постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, по личному составу в 3-х экземплярах.
7.2. В организации на документы 3-летней давности ежегодно составляются описи под методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы передаются в архивный отдел.
7.3. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:
- срок хранения дела;
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- даты дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части).
7.4. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все следующие однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись подписывается составителем с указанием его должности и утверждается после ее утверждения или согласования с ЭПК Управления архивами Свердловской области руководителем организации.
