АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ЗАКРЫТОГО АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СИБИРСКИЙ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 марта 2011 г. № 145
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ЗАТО СИБИРСКИЙ
В соответствии со ст. 56
Устава муниципального образования городского округа закрытого административно-территориального образования Сибирский Алтайского края и Законом
Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" постановляю:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе Администрации ЗАТО Сибирский (прилагается).
2. Постановление администрации городского округа ЗАТО Сибирский от 04.07.2007 № 267 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации городского округа ЗАТО Сибирский Алтайского края" считать утратившим силу.
3. Настоящее постановление опубликовать в газете "Сибирский вестник".
4. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами Администрации П.П.Суровикина.
Глава Администрации
С.М.ДРАЧЕВ
Утверждено
Постановлением
Администрации ЗАТО Сибирский
от 18 марта 2011 г. № 145
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАТО СИБИРСКИЙ
1. Общие положения
1.1. Администрация ЗАТО Сибирский (далее - Администрация) образует в своем составе архивный отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.
Отдел для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела осуществляет:
- формирование и содержание муниципального архива;
- обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, их органов, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Алтайского края, ведению Алтайского края.
1.2. Отдел является органом Администрации без статуса юридического лица. Отдел имеет круглую печать со своим наименованием и наименованием Администрации для удостоверения архивных справок, архивных копий и архивных выписок, исполненных на основе архивных документов, угловой штамп и типографические бланки со своим наименованием.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Алтайского края иными нормативными актами Российской Федерации и Алтайского края, Уставом
муниципального образования городского округа закрытого административно-территориального образования Сибирский Алтайского края, постановлениями и распоряжениями Администрации, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - Управления) и настоящим Положением.
1.4. В своей деятельности Отдел взаимодействует с Управлением, Советом депутатов ЗАТО Сибирский, Администрацией, Алтайским краевым отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.
1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением Администрации.
1.6. Формирование и содержание Отдела является расходным обязательством бюджета муниципального образования городского округа ЗАТО Сибирский Алтайского края.
1.7. Администрация обеспечивает Отдел помещением, отвечающим нормативным требованиям хранения архивных документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников Отдела.
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел; в установленном порядке представление учетных данных в Управление;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Алтайского края, в том числе образующихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении ЗАТО Сибирский и Алтайского края;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входивших в состав Архивного фонда Алтайского края, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления для реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена (постоянно, в соответствии с законом
Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах");
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность из федеральной собственности, собственности Алтайского края, иного муниципального образования или частной собственности, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Отдел на договорной основе;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории ЗАТО Сибирский;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.
2.1.2. Подготовка предложений по повышению безопасности хранящихся в Отделе документов и реализации принятых решений.
2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения ЗАТО Сибирский и Алтайского края в целом в том числе:
- составление списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией и согласованных с Управлением; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета архивных документов, хранящихся в учреждениях, организациях-источниках комплектования, и других организациях, находящихся на территории ЗАТО Сибирский;
- рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству учреждений, организаций, находящихся на территории ЗАТО Сибирский;
- рассмотрение и представление в Управление поступивших от учреждений, организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу и долговременного хранения учреждений, организаций в порядке, установленном Управлением;
- оказание организационно-методической помощи организациям-источникам комплектования Отдела, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами, организация конкурсов, смотров сохранности архивных документов;
- изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта среди организаций-источников комплектования Отдела.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, иных муниципальных организаций о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, использование запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, которыми Администрация наделена законом Алтайского края в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Алтайского края.
3. Права
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять интересы Администрации по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Управления предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства.
3.4. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, в установленном законом порядке необходимые сведения об организации хранения и состоянии сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории ЗАТО Сибирский, рекомендации по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее органами.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов сохранности архивных документов.
3.8. Информировать Главу Администрации, Управление о фактах утраты, нарушении правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов для постановки вопроса о принятии мер в соответствии с действующим законодательством.
3.9. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списка источников комплектования Отдела.
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с организациями ЗАТО Сибирский, Управлением, Алтайским краевым отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями
4. Организация деятельности
4.1. В деятельности Отдел подчиняется непосредственно управляющему делами Администрации ЗАТО Сибирский.
Отдел возглавляет заведующий. Заведующий, специалист Отдела являются муниципальными служащими в соответствии с реестром муниципальных должностей.
Заведующий Отделом назначается на должность и освобождается от должности постановлением Администрации.
При смене заведующего Отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации и Управления. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Управление.
4.2. Заведующий Отделом:
4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и в установленном порядке - перед Управлением.
4.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режима, работу Отдела в условиях чрезвычайной ситуации, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.
4.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций Управления.
