ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ШУЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 декабря 2010 г. № 450
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ШУЯ
В соответствии с Уставом
городского округа Шуя и Положением
об Администрации городского округа:
1. Утвердить положение
об использовании, хранении и уничтожении печатей и штампов в Администрации городского округа Шуя (Приложение № 1).
2. В срок до 01.02.2011 представить в Комитет документационного обеспечения и контроля руководителям структурных подразделений Администрации городского округа Шуя оттиски печатей и штампов, используемых в деятельности структурного подразделения, а также сведения о лицах, ответственных за хранение печатей и штампов структурного подразделения.
3. Заместителю Главы Администрации, руководителю аппарата Ю.В. Сосновикову в срок до 01.02.2011 подготовить проект распоряжения Главы Администрации о создании комиссии по уничтожению пришедших в негодность и утративших значение печатей и штампов Администрации городского округа Шуя.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы Администрации городского округа, руководителя аппарата Ю.В. Сосновикова.
Глава Администрации
городского округа Шуя
В.И.ПАСЕЧНИК
Приложение № 1
к распоряжению
Администрации
городского округа Шуя
от 27.12.2010 № 450
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ, ХРАНЕНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТЕЙ
И ШТАМПОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ШУЯ
1. Администрация городского округа Шуя (далее - Администрация) обладает правами юридического лица и имеет печать с изображением герба города Шуя со словами "Администрация городского округа Шуя. Ивановская область" (далее - гербовая печать Администрации), а также другие необходимые для своей деятельности печати и штампы. Использование печатей, штампов аппарата Администрации осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
2. Гербовая печать Администрации ставится:
- на подлинниках правовых актов Администрации, подписанных Главой Администрации или лицом, исполняющим его обязанности;
- для удостоверения соответствия копий правовых актов Администрации подлинникам;
- при заверении подписей Главы Администрации или его заместителей на служебных удостоверениях работников Администрации, на платежных поручениях, других финансовых документах, договорах (соглашениях) и в иных установленных случаях.
3. Гербовая печать Администрации имеется в двух экземплярах: одна хранится у заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата Администрации, другая у начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности Администрации. Вышеуказанные лица несут ответственность за сохранность и законность ее использования.
Условия хранения гербовой печати Администрации должны обеспечивать недопущение несанкционированного доступа к ней посторонних лиц. Вынос печати из здания Администрации запрещается.
4. Структурные подразделения Администрации, имеющие статус юридического лица, имеют печать с изображением герба города Шуя со словами "(название структурного подразделения) Администрации городского округа Шуя. Ивановская область" (далее - гербовая печать структурного подразделения Администрации), а также другие необходимые для своей деятельности печати и штампы. Использование печатей, штампов структурного подразделения Администрации осуществляется в соответствии с его Положением и настоящим Положением.
5. На выдаваемых в установленном порядке гражданам справках, характеристиках по месту жительства, иных документах справочного характера ставится печать со словами "Администрация городского округа Шуя. Ивановская область. Для справок". Данная печать хранится в комитете документационного обеспечения и контроля.
6. Для проставления отметок о получении, регистрации, контроле, других отметок применяются соответствующие штампы.
7. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Администрации, производится по разрешению руководителя аппарата Администрации.
8. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации или его заместителей определяется Главой Администрации, его заместителями.
Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации или его заместителей подписывается руководителем аппарата Администрации.
9. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов.
Запрещается применять оттиск клише с факсимильным воспроизведением подписи при выдаче доверенностей, подписании платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.
10. Ответственным за хранение и использование клише с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации городского округа Шуя является заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата.
В его отсутствие клише с факсимильным воспроизведением подписи передается Главе Администрации городского округа Шуя.
11. Клише с факсимильным воспроизведением подписи хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
12. Пришедшие в негодность, неиспользуемые клише с факсимильным воспроизведением подписи сдаются начальнику Комитета документационного обеспечения и контроля для последующего уничтожения по акту.
13. Комитет документационного обеспечения и контроля осуществляет изготовление печатей и штампов Администрации через МУ "Управление Административными зданиями и транспортом".
14. Все изготовленные печати и штампы учитываются в комитете документационного обеспечения и контроля и выдаются под роспись в журнале сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. Для учета печатей и штампов ведется журнал по форме
согласно приложению 1 к Положению. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Журнал хранится в несгораемом шкафу.
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
Здесь же хранятся официальные оттиски всех печатей и штампов, имеющих хождение в Администрации городского округа и ее структурных подразделениях.
15. В случае утраты печати необходимо обратиться с заявлением об утрате в органы внутренних дел, а также незамедлительно поставить в известность руководителя аппарата Администрации и начальника комитета документационного обеспечения и контроля и составить соответствующий акт.
16. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в комитет документационного обеспечения и контроля Администрации. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается распоряжением Главы Администрации.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.
Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.
В акте должны быть указаны:
время и место уничтожения;
состав комиссии;
основание уничтожения;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшее использование;
подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальное дело, которое хранится вместе с журналом учета. В журнале учета и выдачи печатей и штампов делается соответствующая отметка.
17. Контроль за сохранностью печатей и штампов возлагается на комитет документационного обеспечения и контроля.
18. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в комитет документационного обеспечения и контроля Администрации.
19. Ответственность за нарушение правил изготовления и использования печатей регламентируется:
Кодексом Российской Федерации об административном правонарушении от 30.12.2001 № 195-ФЗ, статьи 19.11, 19.23;
Уголовным кодексом Российской Федерации от 13.06.96 № 63-ФЗ, статьи 325, 327.
Приложение 1
к Положению
об использовании, хранении и уничтожении
печатей и штампов в Администрации
городского округа Шуя
ЖУРНАЛ
учета и выдачи печатей и штампов
┌───┬───────────┬────────────────────────┬─────────┬───────────┬──────────┐
│ № │ Оттиск │ Кому выдано │ Дата │ Отметка о │Примечание│
│п/п│ выданной ├──────────────┬─────────┤возврата │ возврате │ │
│ │печати или │ Фамилия и │ Дата и │ и │ или │ │
│ │ штампа │ инициалы │расписка │расписка │уничтожении│ │
│ │ │ответственного│ в │в приеме │ печати и │ │
│ │ │ лица │получении│ │ штампа │ │
├───┼───────────┼──────────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────┼──────────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────┼──────────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────┼──────────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼───────────┼──────────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴───────────┴──────────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────────┘
