ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 мая 2011 г. № 144
О КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
В целях реализации Указа
Президента Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года № УП-660 "О создании системы межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан" Правительство Республики Башкортостан постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Концепцию
системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан.
2. Возложить на государственное бюджетное учреждение Центр информационно-коммуникационных технологий Республики Башкортостан функции оператора системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан для обеспечения эксплуатации, администрирования и организации устойчивого функционирования системы.
3. Министерству связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан организовать:
проведение предпроектного обследования действующей системы документооборота государственных органов Республики Башкортостан;
разработку технического задания, архитектуры, спецификации по установке и настройке системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан;
разработку программы и методики испытаний системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан;
подготовку технико-экономического обоснования финансирования разработки и внедрения системы электронного документооборота в государственных органах Республики Башкортостан;
проведение в установленном порядке конкурса на внедрение системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан.
Исполняющий обязанности
Премьер-министра
Правительства
Республики Башкортостан
Р.З.ХАМИТОВ
Утверждена
Постановлением Правительства
Республики Башкортостан
от 6 мая 2011 г. № 144
КОНЦЕПЦИЯ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГОСУДАРСТВЕННЫХ
ОРГАНОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
Содержание
1
. Общие положения
2
. Характеристика текущей ситуации использования СЭД в государственных органах Республики Башкортостан
3
. Цель и задачи СЭД
4
. Основные принципы создания СЭД
5
. Архитектура СЭД
6
. Основные функции СЭД
7
. Источники финансирования работ по разработке, внедрению и эксплуатации СЭД
8
. Заключение
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
в) возможность включения и разработки собственных модулей в СЭД, наличие соответствующих инструментов;
г) возможность обмена данными с другими приложениями посредством web-сервисов. Наличие web-сервисов для доступа к объектам СЭД. Возможность работать через web-интерфейс при помощи распространенных web-браузеров;
д) возможность добавления администратором СЭД процессов обработки документов, поручений и заданий без привлечения разработчика. Возможность использования универсальных языков для формального описания процессов обработки документов, поручений и заданий.
5.2. СЭД должна предоставлять различные пользовательские интерфейсы для следующих групп пользователей: регистраторов документов (делопроизводителей), руководителей, советников (помощников) руководителя, администраторов СЭД и пользователей.
Для делопроизводителей необходимо максимальное упрощение регистрации документов, для руководителей пользовательский интерфейс должен быть ориентирован на возможность быстрого и простого просмотра документов и подписания ЭП документа или резолюции к нему.
6. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЭД
Основными функциями СЭД являются:
6.1. Хранение электронных документов в течение сроков, предусмотренных законодательством для электронных либо бумажных документов соответствующего типа.
6.2. Регистрация и контроль исполнения в государственных органах Республики Башкортостан входящих документов, в том числе поступивших в электронной форме.
6.3. Регистрация исходящих документов и нормативных правовых актов Республики Башкортостан. Обеспечение регламентов согласования проектов нормативных правовых актов с использованием системы электронного исполнения регламентов.
6.4. Регистрация и контроль исполнения внутренних документов и поручений.
6.5. Регистрация и контроль исполнения в государственных органах Республики Башкортостан обращений граждан, в том числе поступивших в электронной форме.
6.6. Интеграция с государственной информационной системой "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Башкортостан" в части реализации государственных услуг в электронной форме и отображения на Портале информации о ходе исполнения услуги и принятом решении.
6.7. Автоматизация процессов подготовки документов, включая процессы создания, согласования, визирования, утверждения, исполнения, ознакомления, публикации, передачи в архив, хранения, уничтожения электронных документов, обеспечения коллективной работы над документами с контролем версий, в том числе и на межведомственном уровне.
6.8. Создание поручений (как самостоятельных, так и по конкретному документу) и их автоматическая рассылка на рабочие места пользователей, на которых возложен контроль за исполнением поручений.
6.9. Автоматическая пересылка электронных документов пользователям с автоматическим ведением журнала пересылки.
6.10. Обеспечение свободной маршрутизации электронных документов и возможность проектирования маршрутов движения электронных документов в соответствии с электронными административными регламентами. Проектирование в графической форме маршрутов движения электронных документов на основе электронных административных регламентов.
6.11. Контроль и мониторинг исполнения поручений и документов.
6.12. Организация работы с электронной подписью. Хранение электронных документов с соответствующими учетными карточками и ключами проверки ЭП.
6.13. Создание и хранение шаблонов документов. Полнотекстовый поиск документов на русском и башкирском языках. Поддержка механизмов сохранения графических образов в регистрационно-контрольных карточках документов с применением технологий потокового сканирования.
6.14. Генерация отчетов, сводок и журналов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела, формирование отчетности, позволяющей вести учет временных затрат на различные операции, производимые пользователями с документами. Возможность гибкой настройки выходных форм и отчетов.
6.15. Протоколирование действий пользователей и работы системы. Обеспечение оповещения пользователей о состоянии процессов документооборота.
6.16. Организация персонального рабочего места для работы пользователя с настраиваемыми персональными и групповыми профилями, определяющими набор доступных документов и поручений, ключевых индикаторов деятельности и функциональных прав пользователя, а также вид, структуру и перечень служебных сообщений СЭД. Обеспечение групповой обработки прав пользователей.
6.17. Обеспечение публикации электронных документов на интернет- или интранет-портале государственных органов Республики Башкортостан и организация доступа к ним. Наличие web-интерфейса для работы удаленных пользователей. Возможность работы вне зоны действия сети Интернет с последующей выгрузкой обработанных документов. Поддержка работы системы на мобильных устройствах, включая планшетные компьютеры типа iPad.
6.18. Обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями законодательства и руководящих документов уполномоченных органов.
6.19. Обеспечение передачи документов в дело и на архивное хранение (с выгрузкой файлов документов из оперативной базы данных) и работа с архивом.
6.20. Обеспечение хранения электронных документов, выделенных для архивного хранения в электронных архивах. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены. Архивное хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих учетных карточек электронных документов, сертификатов ключей подписей, с использованием которых были подписаны электронные документы. Архивное хранение электронных документов обеспечивает оператор СЭД.
6.21. Обеспечение межведомственного электронного документооборота посредством обмена электронными сообщениями между государственными органами Республики Башкортостан с получением информации о прохождении (исполнении) отправленных документов в других государственных органах.
6.22. Возможность перенастройки параметров СЭД под изменяющиеся схемы и процессы документооборота.
6.23. Предоставление инструментов диагностирования основных процессов системы. При возникновении аварийных ситуаций либо ошибок в программном обеспечении диагностические инструменты должны позволять сохранять полный набор информации, необходимой разработчику для идентификации проблемы.
6.24. Возможность контроля и анализа электронных административных регламентов деятельности государственных органов, связанных с электронным документооборотом, по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей.
7. ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ РАБОТ ПО РАЗРАБОТКЕ, ВНЕДРЕНИЮ
И ЭКСПЛУАТАЦИИ СЭД
7.1. Финансирование работ по разработке, внедрению и эксплуатации СЭД и ее дальнейшему развитию осуществляется за счет средств бюджета Республики Башкортостан.
7.2. Внедрение и эксплуатация СЭД в органах местного самоуправления Республики Башкортостан, территориальных органах федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации осуществляется в рамках бюджетов указанных органов.
8. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание СЭД обеспечит:
повышение качества управления в государственных органах Республики Башкортостан;
повышение качества и сокращение сроков принятия управленческих решений;
сокращение временных затрат при получении государственных и муниципальных услуг;
снижение затрат при создании новых, модернизации и развитии существующих информационных систем.
