КОМИТЕТ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 24 февраля 2011 г. № 6
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ТРУДУ
И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях обеспечения организации хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в деятельности комитета по труду и занятости населения Ленинградской области архивных документов и в соответствии с Федеральным законом
от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" приказываю:
1. Утвердить Положение
об архиве комитета по труду и занятости населения Ленинградской области согласно приложения.
2. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
Председатель комитета
по труду и занятости населения
Ленинградской области
А.Караванский
УТВЕРЖДЕНО
приказом комитета
по труду и занятости населения
Ленинградской области
от 02.02.2011 № 6
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Документы комитета по труду и занятости населения Ленинградской области (далее - комитет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на государственное хранение в государственное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (ГУ ЛОГАВ).
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в течение 10 лет, установленных Федеральным законом
от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в комитете.
1.2. Комитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с архивными правилами, утвержденными в установленном порядке, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет комитета. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица комитета несут ответственность в соответствии со ст. 27
Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
1.3. Архив создан для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.
Архив обеспечивается необходимым помещением и оборудованием.
1.4. Функции по ведению архива возлагаются на специалиста 1 категории сектора организационно-распорядительных документов отдела организационно-правового обеспечения и контроля, который несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства комитета, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами архивного комитета Ленинградской области, настоящим Положением.
1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство комитета.
1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет архивный комитет Ленинградской области.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных комитету.
2.4. Личные фонды ведущих работников комитета.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2
настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений комитета, обработанные в соответствии с установленными требованиями.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с архивным комитетом Ленинградской области графики представления описей на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) архивного комитета Ленинградской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) комитета и ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива.
3.2.6. Организует использование документов:
информирует руководство и работников комитета о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.
3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлений номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства.
3.2.10. Ежегодно представляет в архивный комитет Ленинградской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГУ ЛОГАВ документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях комитета.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
