ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 мая 2009 г. № 240-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. распоряжения
правительства Воронежской области
от 27.05.2011 № 360-р)
В целях оптимизации работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях правительства Воронежской области:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления Воронежской области.
2. Признать утратившими силу:
- распоряжение
администрации Воронежской области от 17.10.2006 № 2897-р "Об утверждении регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) администрации Воронежской области";
- распоряжение
администрации Воронежской области от 18.01.2008 № 11-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 17.10.2006 № 2897-р".
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.
Исполняющий обязанности
губернатора Воронежской области
А.Н.ГАНОВ
Утвержден
распоряжением
правительства Воронежской области
от 27.05.2009 № 240-р
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. распоряжения
правительства Воронежской области
от 27.05.2011 № 360-р)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Автоматизированная система документационного обеспечения управления Воронежской области (далее - АС ДОУ) предназначена для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области и решения следующих задач:
- регистрация и учет документов;
- контроль исполнения документов;
- поиск документов;
- хранение документов.
1.2. Работа в АС ДОУ регламентируется следующими правовыми актами Воронежской области:
- Регламентом
взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области;
- Инструкцией
по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области;
8.1. Регистрация правовых актов правительства Воронежской области и законов Воронежской области производится в БД "Документы" правительства Воронежской области.
8.1.1. После подписания правового акта соответствующим должностным лицом исполнители проектов правовых актов формируют и заполняют электронную карточку в БД "Документы", присоединяют к ней электронный образ проекта правового акта в формате DOC, XLS, RTF в редакции, в которой этот документ был принят соответствующим органом.
Исполнители несут полную ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта в соответствии с действующим законодательством.
8.1.2. При формировании электронных карточек правовых актов по личному составу, в том числе: о назначениях и увольнениях, о предоставлении отпусков, о присвоении классных чинов, о выплатах сотрудникам денежных средств, о кадровом резерве, об утверждении штатных расписаний органов государственной власти, других правовых актов по личному составу, исполнителем документа должен быть назначен доступ к данным документам специализированной группе доступа - группе доступа к правовым актам.
8.1.3. При ошибочном назначении доступа к документу группе доступа к правовым актам, а равно ошибочному неназначению доступа к документу данной группе, соответствующие права доступа могут быть изменены уполномоченными специалистами правового управления правительства Воронежской области.
8.1.4. Уполномоченные специалисты правового управления правительства Воронежской области регистрируют утвержденные правовые акты в БД "Документы" и направляют в АС ДОУ на ознакомление согласно спискам рассылки.
Регистрация и прикрепление отсканированных образов правовых актов может осуществляться с использованием системы штрих-кодирования.
8.1.5. После официального опубликования правового акта в СМИ уполномоченные специалисты правового управления правительства Воронежской области вносят сведения об официальном опубликовании в БД "Документы".
8.1.6. При внесении изменений, отмене правового акта или утрате силы уполномоченные специалисты правового управления правительства Воронежской области в БД "Документы" и БД "Документы. Архив" ставят отметку об изменении, отмене или утрате силы с указанием правового акта, на основании которого правовой акт изменен, отменен или утратил силу.
(в ред. распоряжения
правительства Воронежской области от 27.05.2011 № 360-р)
(см. текст в предыдущей редакции
)
8.1.7. При получении уведомления о необходимости ознакомления с правовым актом лица, ответственные за работу с АС ДОУ, после ознакомления руководителя с правовым актом подтверждают факт ознакомления в электронной карточке документа и направляют правовой акт на ознакомление или исполнение сотрудникам согласно резолюции руководителя.
8.1.8. Ежегодно в срок до 1 марта уполномоченные специалисты правового управления правительства Воронежской области перемещают документы предыдущего года в БД "Документы. Архив" правительства Воронежской области.
(п. 8.1.8 введен распоряжением
правительства Воронежской области от 27.05.2011 № 360-р)
8.1.9
. К БД "Документы" и к БД "Документы. Архив" доступ пользователей АС ДОУ ограничен в зависимости от выполняемых функций.
(в ред. распоряжения
правительства Воронежской области от 27.05.2011 № 360-р)
(см. текст в предыдущей редакции
)
8.1.10
. Правовые акты, являющиеся нормативными и подлежащими официальному опубликованию, размещаются уполномоченными специалистами правового управления в БД "Нормативные правовые акты".
8.1.11
. К БД "Нормативные правовые акты" имеют доступ на чтение все пользователи АС ДОУ, а также абоненты информационной телекоммуникационной сети органов государственной власти и органов местного самоуправления Воронежской области через веб-браузер.
8.2. Регистрация правовых актов исполнительных органов государственной власти Воронежской области может производиться в автономных модулях БД "Документы".
8.2.1. Для регистрации и хранения правовых актов исполнительных органов государственной власти Воронежской области могут быть подключены отдельные БД "Документы" и БД "Документы. Архив" исполнительных органов государственной власти Воронежской области. Регистрацию и архивирование документов в этих базах данных соответственно производят уполномоченные специалисты исполнительных органов государственной власти Воронежской области.
(п. 8.2.1 в ред. распоряжения
правительства Воронежской области от 27.05.2011 № 360-р)
(см. текст в предыдущей редакции
)
8.2.2. Регистрация и сканирование электронных образов правовых актов исполнительных органов государственной власти в БД "Документы" исполнительных органов государственной власти Воронежской области может осуществляться с использованием системы штрих-кодирования.
8.2.3. Зарегистрированные правовые акты исполнительных органов государственной власти Воронежской области могут направляться в системе на ознакомление руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области согласно спискам рассылки.
8.2.4. Порядок предоставления доступа к БД "Документы" исполнительного органа государственной власти устанавливается правовым актом исполнительного органа государственной власти области.
9. ПОРЯДОК СОПРОВОЖДЕНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ "СПРАВОЧНИК"
БД "Справочник" относится к системным словарям. Данные из нее используются при заполнении полей карточек документов, размещенных в базах данных "Документы", "Канцелярия", "Обращения граждан", "Поисковая система", "Поручения", "Регистратор", "Шаблоны".
9.1. Уполномоченные специалисты управления государственной службы и кадров правительства Воронежской области вносят в БД "Справочник" информацию о структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области и их сотрудниках, в том числе:
9.1.1. Формируют и вносят изменения в структуру правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти области.
9.1.2. Вносят информацию о назначении, увольнении с должности лиц, замещающих государственные должности области, гражданских служащих высшей группы должностей категории "руководители" в исполнительных органах государственной власти Воронежской области, гражданских служащих правительства Воронежской области, лиц, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Воронежской области.
9.1.3. При возложении обязанностей губернатора Воронежской области в карточке губернатора области указывают исполняющего обязанности и изменяют наименование должности в карточке должностного лица, исполняющего обязанности губернатора.
9.2. Уполномоченные сотрудники исполнительных органов государственной власти Воронежской области уведомляют управление информационных технологий Воронежской области о назначении, увольнении с должности гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Воронежской области, а также задействованных в работе с АС ДОУ работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы области.
Управление информационных технологий Воронежской области корректирует информацию в БД "Справочник" согласно представленной информации.
9.3. Управление информационных технологий Воронежской области регистрирует в системе сотрудников, задействованных в электронном документообороте, и производит в БД "Справочник" общесистемные настройки, обеспечивающие зарегистрированным пользователям доступ к АС ДОУ и выполнение возложенных функций.
9.4. К БД "Справочник" имеют доступ на чтение все пользователи АС ДОУ, а также абоненты информационной телекоммуникационной сети органов государственной власти и органов местного самоуправления Воронежской области через веб-браузер.
10. ПОРЯДОК СОПРОВОЖДЕНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ "ВНЕШНИЕ АДРЕСАТЫ"
БД "Внешние адресаты" относится к системным словарям. Данные из нее используются при заполнении полей карточек документов баз данных "Канцелярия", "Обращения граждан". Информационное наполнение базы данных производится всеми пользователями АС ДОУ путем ввода информации о контрагентах в процессе работы в системе либо непосредственно в БД "Внешние адресаты", либо из других баз данных системы (БД "Канцелярия" и "Обращения граждан").
10.1. Уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области поддерживают в актуальном состоянии информацию, внесенную ими в БД "Внешние адресаты" по входящим документам.
Информация, внесенная в БД "Внешние адресаты" уполномоченными специалистами общего отдела организационного управления, доступна всем пользователям АС ДОУ для чтения и заполнения полей карточек документов баз данных "Канцелярия" и "Обращения граждан".
10.2. Все зарегистрированные пользователи АС ДОУ могут самостоятельно вносить информацию в БД "Внешние адресаты" и имеют полный доступ к внесенным ими адресатам.
Пользователи АС ДОУ самостоятельно поддерживают в актуальном состоянии информацию о дополнительно внесенных адресатах.
