АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 июня 2011 г. № 272
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Новгородской области и обеспечения их сохранности Администрация Новгородской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству в Администрации Новгородской области (далее - Инструкция по делопроизводству).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации области определить работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, и представить информацию об указанных лицах с указанием фамилии, имени, отчества и замещаемой должности в комитет контроля и делопроизводства Администрации области до 30 июня 2011 года.
3. Руководителям органов исполнительной власти области:
3.1. Руководствоваться положениями Инструкции по делопроизводству при подготовке проектов документов, представляемых в Администрацию Новгородской области на подпись Губернатору Новгородской области, первым заместителям Главы администрации области, заместителям Главы администрации области, заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области;
3.2. Разработать инструкцию по делопроизводству в органе исполнительной власти области на основании Инструкции по делопроизводству и представить ее проект на согласование в комитет контроля и делопроизводства Администрации области и комитет культуры Новгородской области до 1 сентября 2011 года.
4. Постановление вступает в силу с 1 июля 2011 года.
5. Опубликовать постановление в газете "Новгородские ведомости".
Губернатор области
С.Г.МИТИН
Утверждена
постановлением
Администрации области
от 28.06.2011 № 272
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, национальными стандартами в сфере документации, Уставом
Новгородской области, Регламентом
Администрации Новгородской области.
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Новгородской области (далее - Администрация области) документов, совершенствования делопроизводства в Администрации области и повышения его эффективности.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству в части подготовки проектов документов за подписью Губернатора Новгородской области (далее - Губернатор области), первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата Администрации области (далее - заместители Главы администрации области) распространяются также на иные исполнительные органы государственной власти Новгородской области (далее - органы исполнительной власти области).
1.4. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется постановлением Администрации области после согласования с органом исполнительной власти области, реализующим полномочия в сфере архивного дела на территории области (далее - орган управления архивным делом области).
1.5. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
Система электронного документооборота (далее - СЭД), используемая в Администрации области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.6. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные).
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации области (далее - структурные подразделения) осуществляется работниками, уполномоченными в установленном порядке.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в структурных подразделениях несут их руководители.
1.9. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики в Администрации области, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое обеспечение и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет комитет контроля и делопроизводства Администрации области (далее - комитет контроля и делопроизводства).
7.5.3.6. При упразднении структурного подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел структурного подразделения и номенклатуре дел Администрации области.
7.6. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
7.6.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акт) (приложение № 44 - не приводится).
7.6.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).
7.6.3. Акт составляется на дела Администрации области, при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
7.6.4. Отбор документов к уничтожению и составление актов производится после составления годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Администрации области за этот же период (опись дел и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).
Согласованные с ЭК акты утверждаются заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области после утверждения годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Администрации области.
7.6.5. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива Администрации области, на переработку (утилизацию) по акту приема-передачи, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес.
После уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации области проставляется отметка с указанием номера и даты акта, должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение. Дата сдачи документов, их вес и номер акта приема-передачи указываются также в акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива Администрации области.
7.6.6. Запрещается уничтожать документы без акта, минуя ЭК и работника управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение архива Администрации области.
7.7. Учет документов в архиве Администрации области
7.7.1. Учет документов в архиве Администрации области является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве Администрации области документы, в том числе неописанные, а также описи дел.
7.7.2. Учет документов в архиве Администрации области ведется по основным учетным документам, которые в нем хранятся:
книга учета поступления (выбытия) документов в архив - для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
список фондов - для принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей дел и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда;
опись дел - для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись дел;
реестр описей дел - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд отдельно;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.
7.7.3. Учет использования дел и документов архива Администрации области ведется в следующих учетных формах:
книга выдачи дел из хранилища во временное пользование;
журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов.
7.7.4. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве Администрации области ежегодно составляется паспорт архива Администрации области на 1 декабря текущего года по установленной форме.
7.8. Использование документов архива Администрации области
7.8.1. Организацию использования документов архива Администрации области осуществляет управление делопроизводства и архива.
7.8.2. На основе документов, находящихся на хранении в архиве Администрации области, управление делопроизводства и архива исполняет запросы органов государственной власти, организаций и граждан, в том числе социально-правового характера (выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки).
Запросы исполняются в течение календарных 30 дней с даты их поступления в Администрацию области.
7.8.3. Архивные справки оформляются на бланке письма комитета контроля и делопроизводства и заверяются оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области. Образец оформления архивной справки приведен в приложении № 22 (не приводится).
7.8.4. Архивная выписка полностью воспроизводит название архивного документа, его дату и номер. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. Отдельные слова и выражения оригинала неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр, номера листов архивного документа.
Архивная выписка оформляется на бланке письма комитета контроля и делопроизводства с обозначением вида документа "Архивная выписка", подписывается председателем комитета контроля и делопроизводства (другим уполномоченным должностным лицом) и заверяется оттиском печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области.
7.8.5. Архивная копия изготавливается с помощью копировально-множительной техники. В правом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется штамп с указанием вида документа: "Архивная копия". На оборотной стороне последнего листа указываются архивный шифр, номер листа архивного документа, количество листов в копии, например:
Архив Администрации Новгородской области.
Фонд ____, опись ____,
дело ____, лист _____,
всего в копии _____ л.
Многостраничные архивные копии оформляются в порядке, указанном в разделе 6
Инструкции по делопроизводству.
8. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей и штампов
8.1. В Администрации области используются печать с изображением герба Новгородской области (далее - гербовая печать), печати структурных подразделений, печати для отдельных видов документов ("Для документов", "Для телеграмм", "Для командировочных удостоверений" и др.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений и штампы для проставления отметок.
8.2. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве.
8.3. При необходимости использования в структурном подразделении печати, штампа руководитель структурного подразделения направляет заместителю Главы администрации области - руководителю аппарата Администрации области заявку об изготовлении печати, штампа с эскизом, согласованным с комитетом контроля и делопроизводства.
Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области принимает решение об изготовлении печати, штампа.
8.4. Оттиск гербовой печати ставится на документах в соответствии с перечнем документов, на которые ставится оттиск печати с изображением герба Новгородской области (приложении № 45 - не приводится).
8.5. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для документов" ставится на финансовых (бухгалтерских) документах Администрации области (доверенности на получение товарно-материальных ценностей, поручения (бюджетные, платежные, банковские и др.), справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигновании и др.), реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк), сметы расходов (на содержание аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области, бухгалтерское и материально-техническое обеспечение деятельности которых осуществляет Администрация области), исполнительные листы и др.).
8.6. Оттиск печати комитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области "Для документов" ставится на копиях правовых актов.
8.7. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для телеграмм" ставится на телеграммах Администрации области.
8.8. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для пакетов" ставится на конвертах (бандеролях, посылках), отправляемых фельдъегерской связью, и на реестрах к ним.
8.9. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Для командировочных удостоверений" ставится на командировочных удостоверениях.
8.10. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок применяются соответствующие штампы.
8.11. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (далее - факсимиле) Губернатора области, заместителей Главы администрации области изготавливаются по поручению должностного лица.
Факсимиле используется для подписания поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов, приглашений, телеграмм и иных документов, не требующих юридической идентификации, по указанию должностного лица.
Документ, подписанный с использованием факсимиле, считается копией и не имеет юридической силы.
8.12. Ответственность за обоснованность использования и надежность хранения гербовой печати возлагается на председателя комитета контроля и делопроизводства.
Ответственность за обоснованность использования и надежность хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
8.13. Отдел прохождения документов осуществляет хранение, использование гербовой печати, факсимиле Губернатора области, печатей Администрации Новгородской области, "Для командировочных удостоверений", "Для телеграмм", "Для пакетов" и контроль за их применением.
8.14. Помощники заместителей Главы администрации области осуществляют хранение, использование факсимиле заместителей Главы администрации области и контроль за их применением.
8.15. Управление финансового обеспечения Администрации области осуществляет хранение, использование печати Администрации Новгородской области "Для документов" и контроль за ее применением.
8.16. Комитет контроля и делопроизводства ведет учет используемых в Администрации области печатей и штампов (за исключением металлических выжимных печатей для опечатывания помещений) в журнале учета печатей и штампов, используемых в Администрации области (приложение № 46 - не приводится), листы которого нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.
Печати и штампы выдаются сотрудником комитета контроля и делопроизводства под роспись работникам, ответственным за их использование и хранение в структурных подразделениях.
8.17. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в комитет контроля и делопроизводства с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов, используемых в Администрации области, для организации их уничтожения.
8.18. Для уничтожения печатей и штампов распоряжением Администрации области создается комиссия. Способы уничтожения печатей и штампов определяются комиссией и указываются в акте об уничтожении печатей и штампов, который хранится вместе с журналом учета печатей и штампов, используемых в Администрации области.
