АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ВЕЛИЖСКИЙ РАЙОН"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 июня 2010 г. № 188
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ВЕЛИЖСКИЙ РАЙОН"
В целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением, установления общих требований к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации муниципального образовании "Велижский район" реализации, руководствуясь Уставом
муниципального образования "Велижский район" (новая редакция), Администрация муниципального образования "Велижский район" постановляет:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Велижский район" (далее - Инструкция).
2. Признать утратившим силу постановление Главы муниципального образования "Велижский район" от 29.12.2006 № 559.
3. Управляющему делами Администрации муниципального образования "Велижский район" Л.А. Петровской осуществлять контроль за исполнением Инструкции
, довести ее положения до всех работников Администрации и руководителей структурных подразделений Администрации.
4. Постановление вступает в силу в день, следующий за днем его подписания.
И.о. Главы Администрации
муниципального образования
"Велижский район"
В.С.ЛАРЧЕНКОВ
Утверждена
постановлением
Администрации
муниципального образования
"Велижский район"
от 01.06.2010 № 188
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ "ВЕЛИЖСКИЙ РАЙОН"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Велижский район" (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации муниципального образовании "Велижский район" (далее - Администрация).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за исполнением.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Администрации.
1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации возлагается на руководителей структурных подразделений или работников, выполняющих функции документационного обеспечения (далее - служба ДО).
1.6. Контроль за организацией делопроизводства, соблюдением установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами осуществляет управляющий делами Администрации.
1.7. Требования к организации работы с обращениями граждан в Администрации устанавливаются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Документы, создаваемые в Администрации, должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал. Возможно производство документов на печатной машинке.
Для выделения заголовка, текста могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
кабинет - каб. то есть - т.е.
килограмм - кг (при цифрах) тонна - т
комната - к. тысяча, тысячи - тыс. (при
корпус - корп. цифрах)
лист, листы - л. улица - ул.
метр - м (при цифрах) центнер - ц
миллиард, миллиарды - млрд. (при секунда - с
цифрах)
миллион, миллионы - млн. (при
цифрах)
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов "год", "годы" необходимо сокращать и слова "век", "века" после цифр, обозначающих столетия. Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переносить ее на другую строку или страницу.
Написание дат
Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц и год, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 2010 г., 02.07.10, 02.07.2010.
При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово "год" пишется полностью: план работы на 2010 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 2010 г., в июле - августе 2010 г.; в I квартале 2010 г., в III - IV кварталах 2010 г.; в первом полугодии 2010 г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом.
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в июле 1999 г., но: за 8 месяцев 2010 года, в 2010 году, с 2005 по 2010 год, в 2006 - 2009 годах.
Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указывается следующим образом: годов, в период 1970 - 1980-х годов (год и десятилетие).
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, Рождество Христово, но: День Победы, День защитника Отечества.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения, например: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседание Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы.
Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды.
Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего, например: 50, 70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XIX - XX века, XX столетие; I квартал, IV квартал; X Международный астрономический съезд; XII Олимпийские игры.
При оформлении дат, календарных сроков в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Написание чисел
Для написания чисел используются следующие формы: буквенная (четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный).
Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 15 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; пять программистов, а не пять человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа "1,95 раза", то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в полтора раза").
В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 9/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, например: № 1 - 5; § 1 и 2; 25 - 30%.
Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующие цифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях при работе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус".
