ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПО ЛЕСНОМУ ХОЗЯЙСТВУ
ПРИКАЗ
от 30 декабря 2010 г. № 49
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору их на государственное хранение и уничтожение приказываю:
1. Утвердить Положение
об экспертной комиссии Госкомлеса КБР.
2. Утвердить Положение
об архиве Госкомлеса КБР.
Председатель
Государственного комитета КБР
по лесному хозяйству
Х.МАШУКОВ
Утверждено
Приказом
Государственного комитета КБР
по лесному хозяйству
от 30 декабря 2010 г. № 49
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ЛЕСНОМУ ХОЗЯЙСТВУ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Госкомлеса КБР создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в Госкомлесе КБР.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве Госкомлеса КБР. Решения комиссии вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом Госкомлеса КБР из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организацию, учреждения под председательством начальника или его заместителя.
В состав ЭК включаются: ответственные за ведение дел и организации их хранения по отделам.
Основы законодательства РФ от 07.07.1993 № 5341-1 "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" утратили силу в связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, Положением о Госкомлесе КБР, настоящим Положением.
2. Функции ЭК
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Госкомлеса КБР.
2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.), способствующих созданию более полной истории Госкомлеса КБР.
1.5. Архив Госкомлеса КБР работает по планам работы и отчитывается о результатах перед председателем.
1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет председатель Госкомлеса КБР.
1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Госкомлеса КБР осуществляет Центральный государственный архив КБР.
2. Состав документов
Архив Госкомлеса КБР принимает на хранение:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате деятельности Госкомлеса КБР и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение (на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).
2.2. Документы временного срока хранения, в том числе и свыше 10 лет, необходимые в практической деятельности Госкомлеса КБР (на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).
2.3. Документы по личному составу, служебные и ведомственные издания.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Основные задачи и функции
3.1. Основными задачами архива Госкомлеса КБР являются:
3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2
настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, организации использования документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Госкомлеса КБР на государственное хранение.
3.1.4. Осуществление систематического контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Госкомлеса КБР.
3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив Госкомлеса КБР осуществляет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с Центральным государственным архивом КБР график представления описей на утверждение экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного архива КБР и передачи документов Госкомлеса КБР на государственное хранение.
3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений Госкомлеса КБР, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой РФ, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
3.2.4. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Госкомлеса КБР и экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного архива КБР.
3.2.5. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Центрального государственного архива КБР.
3.2.6. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников структурных подразделений Госкомлеса КБР о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования (для работы в помещении архива);
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии Госкомлеса КБР описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения, участвует в работе экспертной комиссии Госкомлеса КБР.
3.2.8. Ежегодно представляет в Центральный Государственный архив КБР сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.9. Подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в Центральный Государственный архив КБР документы Архивного фонда РФ.
3.2.10. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Госкомлеса КБР, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Госкомлеса КБР.
4. Права
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Госкомлесе КБР.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Госкомлеса КБР сведения, необходимые для работы архива.
4.3. Вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Госкомлеса КБР и работе архива.
5. Ответственность
5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
5.2. Обязанности и ответственность заведующего архивом Госкомлеса КБР определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.
