|  |
Региональное законодательство / Нижегородская область
Распоряжение администрации Сергачского района от 08.09.2010 № 1329-р
"Об утверждении рабочего Регламента"
(вместе с "Административным регламентом оказания муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в секторе архива администрации Сергачского муниципального района")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ СЕРГАЧСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 8 сентября 2010 г. № 1329-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РАБОЧЕГО РЕГЛАМЕНТА
В соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 17.05.2007 № 628-р "Об утверждении Методических рекомендаций", Уставом Сергачского муниципального района Нижегородской области:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент оказания муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в секторе архива администрации Сергачского муниципального района".
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управление делами администрации Сергачского муниципального района (Н.А. Хорев).
И.о. главы администрации района
О.А.РАДАЕВ
Утвержден
распоряжением
администрации Сергачского района
от 08.09.2010 № 1329-р
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ОКАЗАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ, НАХОДЯЩИХСЯ
НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ В СЕКТОРЕ АРХИВА
АДМИНИСТРАЦИИ СЕРГАЧСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в секторе архива администрации Сергачского муниципального района" (далее - муниципальная услуга, Регламент) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в секторе архива администрации Сергачского муниципального района Нижегородской области (далее - сектор архива).
Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).
1.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
1.2.1. Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, № 237).
1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, № 43, ст. 4169).
1.2.3. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, № 19, ст. 2060).
1.2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года № 165).
1.2.5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14 мая 2007 года).
1.2.6. Закон Нижегородской области от 22.12.2005 № 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 11 января 2006 года № 2).
1.2.7. Закон Нижегородской области от 07.09.2007 № 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 20 сентября 2007 года № 174).
1.2.8. Устав Сергачского муниципального района.
1.2.9. Положение о секторе архива в администрации муниципального района, утвержденное распоряжением главы администрации Сергачского муниципального района от 22.04.2008 № 464-р.
1.3. Оказание муниципальной услуги осуществляет сектор архива администрации Сергачского муниципального района.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ОКАЗАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге
2.1.1. Конечным результатом оказания муниципальной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в секторе архива, уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.
2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес сектора архива администрации Сергачского муниципального района: 607511, г. Сергач, п. Юбилейный, 9.
Режим работы сектора архива:
понедельник - четверг - 8.00 - 17.00;
пятница - 8.00 - 16.00;
суббота, воскресенье - выходные дни;
обед - 12.00 - 12.48.
Телефон сектора архива: 8(831) 91 5-76-40, факс: 8(831) 91 5-76-40.
2.1.3. Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется:
по письменным обращениям заявителей;
по каналам телефонной связи;
при личном обращении граждан.
2.1.4. По письменным обращениям ответ направляется в сроки, предусмотренные пунктами 2.3.1 - 2.3.3 настоящего Регламента.
2.1.5. По каналам телефонной связи должностные лица сектора архива обязаны предоставить достоверную информацию о порядке и условиях оказания муниципальной услуги при ответе на телефонный звонок.
2.1.6. Прием граждан осуществляется начальником сектора архива и специалистом сектора архива.
Время приема: понедельник - пятница - с 8.00 до 12.00.
2.1.7. Место ожидания заявителей в секторе архива оборудовано стульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов), информационным стендом.
На стенде размещается следующая информация:
информация о порядке оказания муниципальной услуги;
адрес и режим работы сектора архива;
образцы заполнения запросов;
бланки заявлений;
реестр фондов;
адреса и телефоны ЗАГСа и нотариальных контор, находящихся на территории города Сергача.
2.2. Основание для оказания муниципальной услуги
2.2.1. Основанием для оказания муниципальной услуги является письменное заявление (запрос) в адрес сектора архива и в адрес администрации Сергачского муниципального района.
2.2.2. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:
изложение существа запроса, обращения;
фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
год рождения заявителя (для физических лиц);
адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адреса, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);
дата отправления запроса, подпись заявителя;
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: вместо слова "писк" имеется в виду слово "поиск".
------------------------------------------------------------------
сведения, позволяющие осуществить писк документов, необходимых для исполнения запроса.
2.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.3. Условия и сроки оказания муниципальной услуги
2.3.1. Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), исполняются бесплатно.
Срок исполнения социально-правовых запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в секторе архива. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
2.3.2. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Нижегородской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются сектором архива на безвозмездной основе в первоочередном порядке в сроки, установленные Регламентом администрации Сергачского муниципального района.
2.3.3. Запрос, по которому в секторе архива отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется в соответствии с п. 3.4.6 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
2.4. Перечень оснований для отказа в оказании
муниципальной услуги
2.4.1. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги являются:
отсутствие документов в секторе архива по запрашиваемой тематике;
неудовлетворительное физическое состояние документов;
ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;
непредставление оригинала запроса в порядке, предусмотренном п. 3.2.1 настоящего Регламента;
в случае если текст запроса не поддается прочтению.
2.4.2. По запросам, поступившим в сектор архива, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.
2.4.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации) и/или почтового адреса заявителя.
3. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
3.1. Описание последовательности административных
действий при оказании муниципальной услуги
Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:
прием и первичная обработка запросов;
регистрация запросов;
исполнение запросов;
предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;
выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в секторе архива;
контроль исполнения запросов.
3.2. Прием и первичная обработка запросов
3.2.1. Доставка в сектор архива запросов осуществляется следующими способами:
через почтовое отделение;
через администрацию Сергачского муниципального района;
нарочными;
лично гражданами;
с использованием факсимильной связи.
При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала запроса в течение 10 календарных дней с момента направления запроса по факсу.
3.2.2. Прием корреспонденции в секторе архива производится начальником сектора архива и специалистом.
При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся входящий номер, дата и подпись сотрудника сектора архива, принявшего документ.
При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись сотрудника сектора архива, принявшего документ.
3.3. Регистрация запросов
3.3.1. Поступившие в сектор архива запросы регистрируются начальником и специалистом сектора архива в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в секторе архива является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.
3.3.2. Регистрация запросов ведется в специальных журналах:
журнал учета социально-правовых запросов;
журнал учета тематических запросов.
В журналы заносится следующая информация:
фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ;
суть обращения (в краткой форме);
результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).
При выполнении запроса вносится исходящий номер, дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.
3.4. Исполнение запросов
3.4.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в секторе архива. Исполнение запросов производится сотрудниками сектора архива, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям.
3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну справку.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью сектора архива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается управляющим делами администрации Сергачского муниципального района, начальником сектора архива, исполнителем и заверяется печатью администрации Сергачского муниципального района. Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, подписывается управляющим делами администрации и начальником сектора архива Сергачского муниципального района Нижегородской области.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника и печатью сектора архива.
3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью начальника и печатью сектора архива. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью сектора архива и подписью начальника сектора архива. Архивная копия, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, заверяется гербовой печатью и подписью управляющего делами администрации и начальником сектора архива Сергачского муниципального района.
3.4.6. Если в секторе архива отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, начальник сектора архива и специалист сектора архива пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.
Если в секторе архива отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.
3.5. Предоставление справочной информации
о ходе рассмотрения запроса
Справочная информация предоставляется начальником сектора архива и специалистом сектора архива по следующим вопросам:
о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;
о сроках исполнения запроса;
о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).
3.6. Выдача копий документов, выписок из документов,
справок по документам, находящимся на архивном хранении
в секторе архива
3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом сектором архива администрации Сергачского муниципального района.
3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в сектор архива выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.
3.7. Контроль исполнения запросов
3.7.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником сектора архива, ответственным за организацию работы по оказанию муниципальной услуги.
3.7.2. Контроль осуществляется путем проведения начальником сектора архива проверок соблюдения и исполнения работниками сектора архива положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.
3.7.3. Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц сектора архива.
3.7.4. Должностные лица сектора архива несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента при оказании муниципальной услуги.
3.7.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным должностным лицам сектора архива применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Нижегородской области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Сергачского муниципального района.
3.8. Обжалование действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) при оказании муниципальной услуги
3.8.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами архивного сектора при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.
3.8.2. Информацию о нарушении должностными лицами сектора архива положений настоящего Регламента можно сообщать по телефону 8(831) 91 5-25-85 или направлять письменно в произвольной форме в адрес управляющего делами администрации Сергачского муниципального района по адресу: ул. Горького, 31, г. Сергач Нижегородской области.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
