АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 сентября 2011 г. № 2758
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛГОГРАДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
В целях совершенствования организации работы с документами в администрации Волгограда, территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда, руководствуясь статьей 36
Устава города-героя Волгограда, постановляю:
1. Утвердить Правила
делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях (прилагаются).
2. Архивному отделу администрации Волгограда до 31 января 2012 г. разработать методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях.
3. Управлению информатизации администрации Волгограда до 31 января 2012 г. разработать порядок работы с электронными документами в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях.
4. Департаменту информационной политики администрации Волгограда опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Сафонова С.В.
Временно исполняющий
полномочия главы Волгограда
А.В.КОРЕНЬКОВ
Утверждены
постановлением
администрации Волгограда
от 15 сентября 2011 г. № 2758
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
1. Общие положения
1.1. Правила делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации Волгограда, отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда (далее - структурные подразделения).
1.2. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
2. Основные понятия
В Правилах используются следующие основные понятия:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в администрации Волгограда, структурных подразделениях;
документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая администрацией Волгограда, структурными подразделениями в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности;
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для администрации Волгограда, структурных подразделений;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации Волгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
проектные документы по капитальному строительству, технологические и конструкторские документы - через 20 лет;
научно-технические документы - через 15 лет;
кино- и фотодокументы - через 5 лет;
видео- и фонодокументы - через 3 года.
5.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами администрации Волгограда, руководителя структурного подразделения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу является номенклатура дел.
5.11. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях не должны противоречить положениям Правил.
Архивный отдел
администрации Волгограда
Приложение
к Правилам делопроизводства
в администрации Волгограда и
ее структурных подразделениях,
утвержденным постановлением
администрации Волгограда
от 15 сентября 2011 г. № 2758
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
ИХ УЧЕТА И ПОИСКА В СИСТЕМАХ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА,
СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
1. Отправитель, его юридический адрес (предприятие, организация - автор документа).
2. Адресат, его юридический адрес.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Заголовок к тексту (краткое содержание).
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов документа.
14. Указания по исполнению документа.
15. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
Архивный отдел
администрации Волгограда
