ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 июня 2011 г. № 01-06/113-П
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования кадрового делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области постановляет:
1. Утвердить Инструкцию
по кадровому делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области согласно приложению.
2. Опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
Председатель
избирательной комиссии Саратовской области
П.Г.ТОЧИЛКИН
Приложение
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 22 июня 2011 г. № 01-06/113-П
ИНСТРУКЦИЯ
ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему кадрового делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области (далее - Комиссия).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и другими федеральными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Указами Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", от 16 февраля 2005 г. № 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации", с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76, правовыми актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, законами Саратовской области, Регламентом
Комиссии, Положением
об аппарате Комиссии и иными правовыми актами Комиссии.
1.3. Кадровое делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием задачи "Кадры" подсистемы автоматизации избирательных процессов Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы") - программное изделие КАДРЫ ИРЦВ. 80357-01 (далее - ПИ КАДРЫ). Обеспечение функционирования кадрового делопроизводства с использованием ПИ КАДРЫ осуществляет отдел взаимодействия с избирательными комиссиями аппарата Комиссии совместно с управлением информационных технологий и ресурсов ГАС "Выборы" аппарата Комиссии.
1.4. Организация, ведение кадрового делопроизводства, обеспечение сохранности кадровых документов Комиссии и передачи их в архив, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с кадровыми документами осуществляется отделами взаимодействия с избирательными комиссиями и организационно-документационного обеспечения аппарата Комиссии.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМИССИИ
2.1. Оформление кадровых распоряжений председателя Комиссии
2.1.1. Проект кадрового распоряжения (далее - распоряжение) председателя Комиссии готовится работником аппарата Комиссии ответственным, согласно должностному регламенту, за организацию и ведение кадрового делопроизводства, а также отделом бюджетного учета, планирования и финансирования выборов и избирательных комиссий аппарата Комиссии.
2.1.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
2.1.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его дата, номер, название.
2.1.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.
2.1.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это указывается в тексте распоряжения.
2.1.6. Проекты распоряжений председателя Комиссии печатаются на бланке по форме, установленной инструкцией по делопроизводству в Комиссии.
2.1.7. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
2.1.8. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно.
2.1.9. Проект распоряжения председателя Комиссии должен быть завизирован непосредственным исполнителем; руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Комиссии; начальником отдела - главным бухгалтером отдела бюджетного учета, планирования и финансирования выборов и избирательных комиссий аппарата Комиссии, начальником правового отдела аппарата Комиссии; членами Комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.
2.1.10. Распоряжения председателя Комиссии регистрируются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
2.1.11. Распоряжения делятся на:
акты, срок которых составляет 75 лет (распоряжения о приеме, переводе, увольнении, присвоении классных чинов, об установлении надбавок и т.д.);
акты с ограниченным сроком хранения - 5 лет (распоряжения об отпусках, о командировании, выплате материальной помощи).
2.1.12. Распоряжениям председателя Комиссии присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.
Номер распоряжения председателя Комиссии состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, разделенных косой чертой и символа "рлс" - для распоряжений по личному составу (прием, перевод, увольнение и т.д.), символа "рк" - для распоряжений по командированию, "ро" - для распоряжений по отпускам.
2.1.13. В распоряжениях по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинаться глаголами: "Назначить", "Перевести", "Освободить", "Премировать" и так далее. Каждый пункт должен быть точно сформулирован в соответствии с Федеральным законом "О государственной гражданской службе в Российской Федерации", в иных случаях - Трудовым кодексом Российской Федерации.
2.1.14. Распоряжение подписывает председатель Комиссии, а в его отсутствие - заместитель председателя Комиссии или исполняющий обязанности председателя Комиссии.
2.1.15. Распоряжения должны быть доведены до сведения работников аппарата Комиссии под роспись или по электронной почте ГАС "Выборы" (для работников информационного центра управления информационных технологий и ресурсов ГАС "Выборы").
2.2. Формирование, ведение и хранение личных дел
2.2.1. Личные дела членов Комиссии, работающих на постоянной (штатной) основе, и работников аппарата Комиссии ведутся работником, ответственным за организацию и ведение кадрового делопроизводства Комиссии. Личное дело состоит из следующих документов:
собственноручно заполненная и подписанная анкета установленной формы с приложением фотографии;
копия распоряжения о назначении на должность государственной гражданской службы Саратовской области (далее - должность) с подписью назначенного лица, подтверждающей ознакомление;
письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
копия паспорта с данными о регистрации по месту жительства;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, наличии ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);
копии наградных документов (если таковые имеются);
экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений;
копии распоряжений о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы с подписью, подтверждающей ознакомление;
письменное заявление с просьбой о переводе на иную должность;
копия распоряжения об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности с подписью, подтверждающей ознакомление;
письменное заявление с просьбой об освобождении от замещаемой должности;
аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Саратовской области;
копии распоряжений о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Саратовской области;
копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;
копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);
копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности;
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
копия документов об изменении семейного положения;
копии свидетельств о рождении детей;
В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения, если они даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
2.2.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в архив документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, - в начало дела, первым.
2.2.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя Комиссии о прекращении трудовых отношений в связи со смертью.
2.2.4. Документы, приобщенные к личному делу, вкладываются в обложку, брошюруются, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом, к личному делу прилагается опись.
При переводе лица, на которое заведено личное дело, на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту службы (работы).
