ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 октября 2011 г. № 366
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
В целях установления единого порядка делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия Правительство Республики Мордовия постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила
делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия (далее - Правила).
2. Исполнительным органам государственной власти Республики Мордовия на основе Правил
по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.
И.о. Председателя Правительства
Республики Мордовия
Н.ПЕТРУШКИН
Утверждены
постановлением Правительства
Республики Мордовия
от 3 октября 2011 г. № 366
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия.
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия, с указанием сроков их хранения;
"официальный документ" - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.
38. Для подписания электронных документов исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.
44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.
45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Приложение
к Правилам делопроизводства в
исполнительных органах государственной
власти Республики Мордовия
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ
О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности
