АДМИНИСТРАЦИЯ ИРКУТСКОГО РАЙОННОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 сентября 2011 г. № 4915
О СОСТОЯНИИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ИРКУТСКОГО РАЙОНА
В целях совершенствования организации делопроизводства, учета, хранения документов администрации Иркутского района, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст.ст. 39
, 54
Устава Иркутского районного муниципального образования, администрация Иркутского района постановляет:
1. Принять к сведению информацию
о состоянии сохранности документов и архива в администрации Иркутского района (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации района:
2.1. В срок до 23 декабря 2011 года завершить внедрение номенклатуры дел администрации района на 2011 год.
2.2. В срок до 1 апреля 2012 года организовать научно-техническую обработку документов постоянного хранения, по личному составу за 2010 год.
2.3. В срок до 1 мая 2012 года представить в архивный отдел описи обработанных дел.
2.4. При смене руководителя структурного подразделения передачу документов всех сроков хранения производить по актам передачи.
2.5. В течение 2012 года проводить анализ действующей номенклатуры дел, при необходимости вносить изменения, дополнения.
3. Управлению образования (Г.Ф.Кудрявцева), Комитету по управлению муниципальным имуществом района (Д.К.Кокунов) в срок до 1 апреля 2012 года завершить обработку дел постоянного хранения, по личному составу.
4. Начальнику организационно-технического управления администрации района (Н.П.Марченко) в срок до 01.01.2012:
4.1. Утвердить номенклатуру дел администрации района на 2012 год.
4.2. Провести сверку наличия документов, образующихся в результате деятельности администрации и включенных в описи, хранящихся в ведомственном архиве администрации района.
4.3. Осуществить передачу дел с истекшим сроком хранения в архивный отдел администрации района.
5. Начальнику архивного отдела (Л.В.Сулунова) осуществлять контроль, методическую помощь по всем вопросам организации архивного дела.
6. Контроль исполнения постановления возложить на заместителя мэра - управляющего делами (Ф.Ю.Ян).
Мэр района
И.В.НАУМОВ
Приложение
к постановлению
администрации Иркутского районного
муниципального образования
от 20 сентября 2011 года
№ 4915
ИНФОРМАЦИЯ
О СОСТОЯНИИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ИРКУТСКОГО РАЙОНА
В настоящее время в администрации Иркутского районного муниципального образования утверждена инструкция по делопроизводству, создана экспертная комиссия (ЭК), назначены ответственные за делопроизводство и архив в структурных подразделениях администрации, разработано положение об архиве.
Документы постоянного хранения в администрации обработаны и учтены по 2008 год включительно с утверждением описей на ЭПК Архивного агентства Иркутской области в III квартале 2010 года. Документы по личному составу в администрации обработаны и учтены по 2005 год включительно с согласованием описей на ЭПК Архивного агентства Иркутской области в III квартале 2007 года.
Необходимо отметить, что документы постоянного хранения и по личному составу администрации формируются и хранятся в структурных подразделениях, в т.ч. и учтенные, в деревянных и металлических шкафах.
На 01.01.2011 в администрации района числится учтенных - 352 дела постоянного хранения за 2006 - 2008 годы, включенные в архивный фонд Иркутской области. На ведомственном хранении в администрации района числится 827 учтенных дела по личному составу за 1961 - 2005 годы и около 60 дел неучтенных. Все вышеуказанные 1179 дел хранятся в структурных подразделениях, а также в подвальном помещении в здании администрации (ул. Рабочего Штаба, 17).
Из предварительного анализа работы канцелярии администрации следует, что за 9 месяцев 2011 года зарегистрировано более 8 тысяч заявлений граждан и юридических лиц, 4758 постановлений и 394 распоряжения мэра района, в связи с чем можно прогнозировать годовое отложение документов постоянного хранения и по личному составу в администрации только за 2011 год более 300 дел.
Ведомственный архив администрации района (площадь - 20 кв.м) располагается в подвальном помещении здания администрации (ул. Рабочего Штаба, 17). В архиве установлены металлические стеллажи, на которых расположены документы разных сроков хранения (учтенные, неучтенные).
Документы расположены в систематизированном виде. Помещение ведомственного архива отвечает необходимым требованиям и правилам хранения документов частично, не соблюдаются температурно-влажностный режим, противопожарные требования. Все вышеперечисленное затрудняет решение вопросов учета, обеспечения сохранности и использования документов.
Считаю необходимым проведение сверки наличия документов ведомственного архива администрации.
Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", в целях улучшения состояния обработки, учета, хранения документов в администрации Иркутского района необходимо:
1. Утвердить номенклатуру дел администрации на 2012 год.
2. Внедрить номенклатуру дел на 2012 год.
3. Контролировать ежегодное уточнение номенклатуры дел.
4. Организовать работу по ежегодной плановой обработке документов постоянного хранения и по личному составу, согласно номенклатуре дел, передаче их после утверждения описей в ведомственный архив по актам.
5. Ввести в практику при смене руководителей производить передачу документов по актам.
6. Решить вопрос об улучшении условий хранения в помещении для ведомственного архива в администрации района.
7. Провести сверку наличия учтенных документов всех сроков хранения.
Заместитель мэра -
управляющий делами
Ф.Ю.ЯН
