КЛИНЦОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 мая 2011 г. № 1138
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ (ФОРМИРОВАНИЯ), УЧЕТА
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ
В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ КЛИНЦОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Постановление администрации Брянской области от 24.12.2009 "Об обеспечении доступа граждан и организаций к информации об условиях и порядке оказания государственных и муниципальных услуг" имеет номер 1448, а не номер 148.
В целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2009 - 2010 годах, повышения эффективности деятельности исполнительных органов местного самоуправления и во исполнение Постановления
администрации Брянской области от 24.12.2009 № 148 "Об обеспечении доступа граждан и организаций к информации об условиях и порядке оказания государственных и муниципальных услуг" постановляю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент
предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе Клинцовской городской администрации.
2. Контроль за организацией хранения, комплектования (формирования) и учета архивных документов и архивных фондов в архивном отделе Клинцовской городской администрации возложить на начальника архивного отдела Алексеева В.Г.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4. Опубликовать настоящее Постановление на официальном сайте по адресу: http://город-клинцы.рф.
5. Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.
Глава Клинцовской
городской администрации
А.В.БЕЛАШ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления муниципальной услуги
(исполнения муниципальной функции) по организации
хранения, комплектования (формирования) и учета
архивных документов и архивных фондов в архивном
отделе Клинцовской городской администрации
I. Общие положения
Наименование муниципальной услуги
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе Клинцовской городской администрации (далее - регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Клинцовской городской администрации (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
Орган по предоставлению муниципальной услуги
1.2. Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов осуществляется непосредственно архивным отделом.
При исполнении муниципальной услуги архивный отдел осуществляет взаимодействие с:
- управлением по делам архивов Брянской области;
- органами местного самоуправления городского округа город Клинцы;
- учетом поступления документов по личному составу от ликвидированных организаций;
- учетом выбытия архивных документов;
- ведением паспорта муниципального архива.
3.23. Для учета архивных документов в архивном отделе ведутся:
- книга учета поступлений документов;
- списки фондов;
- описи дел архивных фондов;
- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного учета.
3.24. По истечении временного срока хранения и в соответствии с законодательством документы постоянного срока хранения от источников комплектования поступают на хранение в архивный отдел.
3.25. Проводится сверка поступивших от организации архивных документов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи после каждого поступления архивных документов составляется итоговая запись. В муниципальном архиве формируется 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.
3.26. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел составляется акт приема-передачи документов на хранение в 2 экземплярах. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.
3.27. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
3.28. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
3.29. В список фондов архивный фонд записывается только один раз - при первом поступлении в муниципальный архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется лист фонда.
3.30. Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые муниципальным архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), соответственно источнику комплектования архива выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
3.31. По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.
3.32. Учет выбытия архивных документов из муниципального архива осуществляется на основании:
- акта о неисправимых повреждениях документов;
- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акта о технических ошибках в учетных документах;
- акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
- акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;
- акта описания документов, переработки описей.
3.33. К описи после каждого выбытия архивных документов составляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
3.34. В карточке фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.
3.35. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архивном отделе и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.
3.36. Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным периодом года.
IV. Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальной услуги.
4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела положений настоящего регламента.
4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников архивного отдела.
4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V. Порядок обжалования действий (бездействия)
и решений, осуществляемых в ходе
выполнения регламента
5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Начальник архивного отдела:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Начальник архивного отдела
В.Г.АЛЕКСЕЕВ
