ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
"НОВООСКОЛЬСКИЙ РАЙОН" БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 октября 2008 г. № 617-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПРОВЕРКИ, ОБРАБОТКИ, ОТПРАВКИ И
ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
(в ред. распоряжения
главы администрации муниципального
района "Новооскольский район" Белгородской области
от 21.09.2011 № 534-р)
В целях совершенствования работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов главы администрации Новооскольского района:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов главы администрации Новооскольского района.
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации района - руководителя аппарата главы администрации района Попову О.Т.
Глава администрации
Новооскольского района
М.ПОНЕДЕЛЬЧЕНКО
Утвержден
распоряжением
главы администрации
Новооскольского района
от 9 октября 2008 г. № 617-р
РЕГЛАМЕНТ
ПРОВЕРКИ, ОБРАБОТКИ, ОТПРАВКИ И ХРАНЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГЛАВЫ
АДМИНИСТРАЦИИ НОВООСКОЛЬСКОГО РАЙОНА
(в ред. распоряжения
главы администрации муниципального
района "Новооскольский район" Белгородской области
от 21.09.2011 № 534-р)
Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов главы администрации Новооскольского района (далее - документы).
1.2. Настоящий Регламент разработан на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года № 65-ст, Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, утвержденной распоряжением губернатора области от 27 декабря 2006 года № 1135-р, постановления
губернатора области от 6 ноября 2007 года № 140 "Об утверждении Регламента подготовки правовых актов губернатора и правительства Белгородской области", распоряжения губернатора области от 4 сентября 2008 года № 542-р "Об утверждении Регламента проверки, обработки и хранения организационно-распорядительных документов".
Подготовка и представление на подпись проектов
организационно-распорядительных документов
главы администрации Новооскольского района
2.1. Проекты организационно-распорядительных документов разрабатываются в структурных подразделениях администрации района и государственных органов района (далее - структурные подразделения) в соответствии с установленным порядком.
Проекты организационно-распорядительных документов нормативного характера представляются в прокуратуру Новооскольского района для проверки на соответствие действующему федеральному законодательству. После утверждения копии вышеуказанных документов также направляются в прокуратуру района.
(абзац введен распоряжением
главы администрации муниципального района "Новооскольский район" Белгородской области от 21.09.2011 № 534-р)
2.2. Проекты документов принимаются на проверку в отделе организационно-контрольной работы с 8.00 до 16.30 часов.
Проекты документов, поступившие на проверку после 16.30 часов, проверяются на следующий рабочий день.
2.3. Проект документа, распечатанный на бумаге форматом A4, с листом согласования, завизированным руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, поступает в отдел организационно-контрольной работы (далее - отдел).
К проектам документов о внесении изменений и дополнений в ранее изданные документы прилагаются копии первоначально изданных документов.
2.4. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, регистрирует поступившие на проверку проекты документов в журнале учета документов, поступивших на проверку.
Проекты документов проверяются в порядке очередности их представления на проверку.
2.5. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, проверяет проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, правилами орфографии и особенностями официально-делового стиля.
При наличии замечаний проект документа возвращается исполнителю для доработки, доработанный проект обязательно повторно вычитывается.
При отсутствии замечаний проект документа возвращается исполнителю для распечатки на бланке соответствующего вида документа и согласования со всеми заинтересованными сторонами.
2.6. Согласованный и завизированный руководителями органов исполнительной власти и государственных органов района, сторонних организаций проект документа на бланке установленной формы в одном экземпляре с листом согласования исполнитель передает сотруднику отдела, ответственному за проверку проектов документов.
К проекту документа, при необходимости разъяснения его положений, прилагается пояснительная записка.
Исполнитель, подготовивший проект документа, подписывает лист согласования, заполняет лист рассылки (прилагается - не приводится), проставляет на листе рассылки подпись с указанием фамилии, имени, отчества, номер рабочего телефона и дату заполнения листа рассылки.
К объемным проектам документов прилагаются электронные версии документов.
2.7. Сотрудник отдела, ответственный за подготовку проектов документов, осуществляет завершающую проверку проекта, проверяет наличие листа согласования и листа рассылки и при отсутствии замечаний проставляет штамп "Проверено", который включает подпись и дату, на оборотной стороне нижней части бланка документа. Передает проект документа начальнику отдела.
2.8. Начальник отдела проверяет представленный проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти в государственных органах области, Регламентом подготовки правовых актов на наличие виз на листе согласования.
2.9. Начальник отдела регистрирует проект документа в журнале учета документов, представляемых на подпись главе администрации района, проекты документов на визу заместителю главы администрации района - руководителю аппарата главы администрации района, завизированные проекты документов в приемную - на подпись главе администрации района.
2.10. В случае непринятия проекта документа он возвращается исполнителю на доработку. В целях контроля его движения название проекта документа, наименование структурного подразделения, его подготовившего резолюции главы администрации района вносятся в электронную версию журнала учета проектов документов, представленных на визу заместителю главы администрации района и подпись главе администрации района, размещенного на сервере.
2.11. Принятые и изданные документы поступают в отдел организационно-контрольной работы на регистрацию, обработку, отправку и хранение.
Нумерация разделов дана в соответствии с официальным текстом документа.
1. Регистрация, обработка, отправка и хранение
документов главы администрации района
3.1. Документы регистрируются по видам документов в журналах регистрации за соответствующий год сотрудником отдела, ответственным за отправку документов.
3.2. Зарегистрированные документы передаются сотрудником отдела, ответственным за отправку документов, в машинописное бюро администрации района для копирования.
3.3. Копии документов на бумажных носителях, заверенные печатями отдела организационно-контрольной работы, сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, распечатывает с указанием фамилии и инициалов руководителя, адреса получателя согласно листу рассылки, проставляет на листе рассылки количество отправляемых экземпляров, подпись, дату и передает в приемную для отправки по почте и доставке разноской.
3.4. Сотрудник приемной проверяет соответствие копий документов адресатам, наличие оттиска печати отдела организационно-контрольной работы на копиях и проставляет на листе рассылки количество полученных экземпляров, личную подпись и дату получения копий документов.
Принятые документы хранятся в отделе организационно-контрольной работы в папках по видам документов за соответствующий месяц и год до передачи их в архивный отдел администрации района.
2. Заключительные положения
4.1. Ответственность за смысловое содержание проекта документа, соответствие названий организаций, наименований предприятий и учреждений физически существующим, правильность написания фамилий и инициалов руководителей, специальных терминов, наличие установленных виз и дат визирования несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, подготовивший проект документа.
4.2. Ответственность за соответствие проекта документа стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля, своевременную отправку документа адресатам по почте (копии на бумажных носителях) и по электронной почте несут специалисты отдела организационно-контрольной работы.
4.3. Ответственность за составление листа рассылки несет исполнитель проекта документа.
Органы (организации) (их правопреемники) должны указываться исполнителем в листе рассылки для отправки документов, изменяющих или дополняющих ранее изданные акты.
4.4. Выписки из документов и копии документов форматом A4 на бумажных носителях, не указанные в листе рассылки исполнителем, предоставляются по заявкам органов исполнительной власти и государственных органов района, подписанным руководителями, с указанием цели получения.
4.5. Ответственность за ежедневное прочтение документов, отправляемых по электронной почте и на бумажном носителе из отдела организационно-контрольной работы в структурные подразделения органов исполнительной власти и государственных органов района, несут сотрудники подразделений согласно должностным обязанностям.
