АДМИНИСТРАЦИЯ ПОЖАРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 января 2011 г. № 25-па
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ИСПОЛНЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ПОЖАРСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
И ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ В ПОЖАРСКОМ МУНИЦИПАЛЬНОМ РАЙОНЕ"
В целях приведения муниципальных правовых актов администрации Пожарского муниципального района Приморского края в соответствие с действующим законодательством, руководствуясь Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", статьей 25
Устава Пожарского муниципального района, администрация Пожарского муниципального района Приморского края постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент
исполнения архивным отделом администрации Пожарского муниципального района муниципальной функции "Организация и ведение учета архивных документов в архивном отделе администрации Пожарского муниципального района" (далее - Административный регламент).
2. Настоящее постановление опубликовать в газете "Победа", разместить на официальном Интернет-сайте администрации Пожарского муниципального района Приморского края (управление делами администрации Пожарского муниципального района).
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
4. Контроль за исполнением утвержденного настоящим постановлением Административного регламента возложить на начальника архивного отдела (Маликова).
Глава Пожарского муниципального района
В.СИНИЦЫН
Утвержден
постановлением
администрации
Пожарского
муниципального района
Приморского края
от 27.01.2011 № 25-па
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ
ПОЖАРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ
"ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ПОЖАРСКОМ МУНИЦИПАЛЬНОМ РАЙОНЕ"
I. Общие положения
1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Организация и ведение учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Пожарском муниципальном районе" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной функции по организации и ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Пожарском муниципальном районе (далее - муниципальная функция), определяет последовательность и сроки действий (административные процедуры) должностных лиц при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной функции.
1.2. Административный регламент включает в себя организацию и ведение учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Пожарском муниципальном районе.
1.3. В административном регламенте используются следующие определения:
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению;
единица учета - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения;
┌───────────┬───────────────────────────┬──────────────────────────┬─────────────┐
│ Дата │ Поступление │ Выбытие │ Наличие │
│ записи ├─────────────┬─────────────┼─────────────┬────────────┤ (остаток) │
│ │Наименование,│ Кол-во │Наименование,│ Кол-во │ ед. хр. │
│ │ N, дата │ ед. хр. │ N, дата │ ед. хр. │(документов, │
│ │ документа │(документов, │ документа │(документов,│ листов) │
│ │ │ листов) │ │ листов) │ │
├───────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼─────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴────────────┴─────────────┘
Учет описанных документов
┌──────┬──────────────────────────────┬───────────────────────────┬──────────────┐
│ Дата │ Поступление │ Выбытие │ Наличие │
│записи├─────┬────┬───────────┬───────┼─────┬─────────────┬───────┤ (остаток) │
│ │ № │Год │ Название │Кол-во │ № │Наименование,│Кол-во │ ед. хр. │
│ │описи│ │ описи или │ед. хр.│описи│ N, дата │ед. хр.├──────┬───────┤
│ │ │ │ аннотация │ │ │ документа │ │ По │ По │
│ │ │ │ (краткая │ │ │ │ │данной│фонду в│
│ │ │ │ харак-ка │ │ │ │ │описи │ целом │
│ │ │ │документов)│ │ │ │ │ │ │
├──────┼─────┼────┼───────────┼───────┼─────┼─────────────┼───────┼──────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├──────┼─────┼────┼───────────┼───────┼─────┼─────────────┼───────┼──────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴─────┴────┴───────────┴───────┴─────┴─────────────┴───────┴──────┴───────┘
1. Составляется на каждый впервые поступивший в архив архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.
2. Порядок заполнения листа фонда.
В графе
"Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты существования учреждения-фондообразователя под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период.
В графе
"Название фонда" в хронологической последовательности указываются полное и в скобках официально принятое сокращенное название учреждения-фондообразователя с момента его образования, независимо от наличия документов за этот период. Каждое название пишется с новой строки. Последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся по мере поступления в архив документов фонда.
В графе
"Дата первого поступления фонда" указывается дата поступления фонда в архив в соответствии с записью в книге учета поступления, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве в соответствии с актом описания документов, переработки описей.
В разделе
"Учет неописанных документов":
в графах 2
, 4
"Наименование, N, дата документа" указывается акт, на основании которого произошли изменения (поступление, выбытие) в составе и объеме фонда (акт приема-передачи документов, акт об обнаружении документов, акт описания документов, акт проверки наличия и состояния дел, акт о выделении к уничтожению документов, акт о неисправимых повреждениях дел, акт о необнаружении дел);
в графе 6
"Наличие (остаток) дел" указывается количество дел, поступивших в неописанном состоянии в соответствии с соответствующим актом.
В разделе
"Учет описанных документов":
в графе 4
"Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)" указывается характеристика документов: постоянного хранения, личный состав, личного происхождения, и т.п.;
в графе 7
"Наименование, N, дата документа" указывается акт, на основании которого произошло выбытие из состава и объема фонда (акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о неисправимых повреждениях документов, акт приема-передачи документов на хранение, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт возврата документов собственнику, акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов);
в графах 9
, 10
"Наличие (остаток) ед. хр." указывается количество дел как по данной описи, по которой произведена запись, так и по всему фонду в целом.
3. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя.
В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
4. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
5. При необходимости к листам фондов составляются указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации.
