АДМИНИСТРАЦИЯ САРАКТАШСКОГО РАЙОНА
ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 июля 2010 г. № 2067-п
Об утверждении Административного регламента
по предоставлению архивным отделом администрации
Саракташского района муниципальной услуги "По организации
хранения архивных документов и архивных фондов"
В соответствии с Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом
от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководствуясь ст. 5
, 28
Устава Саракташского района Оренбургской области:
1. Утвердить Административный регламент
по предоставлению архивным отделом Администрации Саракташского района муниципальной услуги "По организации хранения архивных документов и архивных фондов" согласно приложению.
2. Опубликовать настоящее Постановление в газете "Пульс дня" и разместить на официальном сайте Саракташского муниципального района в сети "Интернет".
3. Контроль за исполнением Постановления возложить на заместителя главы администрации района, руководителя аппарата главы района Миронова А.П.
Глава Саракташского района
Оренбургской области
Б.Н.ЖАНБАЕВ
Приложение
к постановлению
администрации
Саракташского района
Оренбургской области
от 7 июля 2010 г. № 2067-п
Административный регламент
архивного отдела администрации Саракташского района
по предоставлению муниципальной услуги "Организация
хранения архивных документов и архивных фондов"
1. Общие положения
Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Саракташского района муниципальной услуги по организации хранения архивных документов и архивных фондов (далее - Регламент) определяет сроки исполнения и последовательность действий (административные процедуры) по предоставлению архивным отделом муниципальной услуги.
1.1. Наименование муниципальной услуги
Муниципальная услуга "Организация хранения архивных документов и архивных фондов" включает в себя:
хранение архивных документов и архивных фондов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Оренбургской области, в том числе архивных документов поселений Саракташского муниципального района;
хранение документов по личному составу организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Саракташского муниципального района;
хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности архивного отдела.
1.2. Перечень нормативных правовых актов,
регулирующих предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по ведению организации хранения архивных документов и архивных фондов осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:
Федеральным законом
от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Законом
Оренбургской области от 29.07.05 № 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области".
1.3. Наименование органа исполнительной власти,
непосредственно предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Саракташского района (далее - архивный отдел). Технологическое обеспечение предоставления муниципальной услуги осуществляется во взаимодействии с комитетом по делам архивов Оренбургской области, делопроизводственными службами организаций, предприятий, учреждений - источниками комплектования архивного отдела.
Результатом предоставления муниципальной услуги является обеспечение сохранности архивных документов в нормальном физическом состоянии, исключающее их хищение и утрату.
2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги не связано с письменным или устным запросом заявителя.
Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела - принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивного отдела архивными документами, утвержденным постановлением администрации Саракташского района.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постоянной основе.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется начальником архивного отдела.
Предоставление муниципальной услуги является бесплатным.
Хранение документов, принятых от организаций по их просьбе досрочно, а также временное (депозитарное) хранение документов организаций в архивном отделе, имеющих статус юридического лица, осуществляется на договорной основе.
Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:
462120, п. Саракташ, ул. Депутатская, д. 5.
Распорядок работы:
ежедневно с 8.30 до 17.00, перерыв с 12.45 до 14.15,
выходной: суббота, воскресенье.
Телефон для справок: 6-11-26.
3. Административные процедуры
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
проверка физического и технического состояния поступивших на хранение в архивный отдел в соответствии с актом приема-передачи документов на хранение и других архивных документов;
фондирование архивных документов;
рациональное размещение архивных документов в архивном отделе;
осуществление контроля за движением архивных документов и их физическим состоянием;
копирование архивных документов;
восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов.
Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов проводится не позднее 3 месяцев с момента приема.
В случае выявления недостатков физического и технического состояния документов проводится их устранение.
Архивные документы поступают на хранение в архивохранилище, где располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
Обособленному хранению подлежат учетные архивные документы.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, профилактической и технической обработки.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архивного отдела или их отдельных частей (групп).
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
Систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года.
Результаты проверки оформляются в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в листе-заверителе, акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно.
Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. В первую очередь реставрации подлежат особо ценные документы.
4. Порядок и формы контроля по предоставлению
муниципальной услуги
Контроль по предоставлению муниципальной услуги включает в себя проведение проверок.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента.
5. Порядок обжалования действий (бездействия)
должностного лица, а также принимаемого им решения
в ходе предоставления муниципальной услуги
По результатам предоставления муниципальной услуги организации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в вышестоящие органы в досудебном порядке, а также в судебные органы.
