АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 декабря 2011 г. № 444
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
Руководствуясь Федеральными законами от 08.08.2001 № 129-ФЗ
"О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и от 06.10.2003 № 131-ФЗ
"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом
Воловского муниципального района Липецкой области, во исполнение Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" администрация Воловского муниципального района Липецкой области Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе администрации Воловского муниципального района (приложение).
2. Поручить начальнику архивного отдела администрации Воловского муниципального района Кузнецовой Ирине Львовне обратиться в Межрайонную ИФНС России № 2 по Липецкой области с заявлением о государственной регистрации.
3. Считать утратившим силу постановление администрации Воловского муниципального района от 09.06.2009 № 211 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Воловского муниципального района Липецкой области".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Воловского муниципального района В.А. Беляева.
Глава администрации Воловского
муниципального района
С.П.БАГРОВ
Приложение
к постановлению
администрации Воловского
муниципального района
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация Воловского муниципального района образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.2. Полное наименование: Архивный отдел администрации Воловского муниципального района Липецкой области Российской Федерации.
Сокращенное наименование: Архивный отдел администрации Воловского муниципального района.
1.3. Архивный отдел администрации Воловского муниципального района (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Воловского муниципального района Липецкой области Российской Федерации.
1.4. Отдел является юридическим лицом, наделен муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением герба Воловского муниципального района и своим наименованием, другие печати, штампы и бланки, необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.5. В соответствии с Федеральными законами РФ от 06.10.2003 № 131-ФЗ
"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ
"Об архивном деле в Российской Федерации", Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела", Уставом
Воловского муниципального района архивный отдел осуществляет полномочия по:
- хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию документов Архивного фонда Липецкой области и архивных документов, находящихся на территории Воловского муниципального района;
- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в государственную собственность Российской Федерации, Липецкой области, иных муниципальных образований.
1.6. Отдел взаимодействует с ведомственными и межведомственными архивами организаций Воловского района независимо от их формы собственности.
1.7. Отдел в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, взаимодействует с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
1.8. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом
Воловского муниципального района, постановлениями и распоряжениями администрации области и муниципального района, решениями Совета депутатов Воловского муниципального района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области и настоящим Положением.
1.9. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации Воловского муниципального района Липецкой области с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.10. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливаются главой администрации Воловского муниципального района.
1.11. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования.
1.12. Финансирование деятельности Отдела по реализации государственных полномочий в области архивного дела, переданных администрации Воловского муниципального района в соответствии с Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела", осуществляется за счет средств в виде субвенций из областного бюджета.
1.13. Дополнительными источниками финансирования являются целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании).
1.14. Администрация Воловского муниципального района обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников.
При реконструкции, передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям администрация муниципального района обязана предоставить Отделу для размещения документов равноценное или более подходящее здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.15. Местонахождение Отдела - 399580, Липецкая область, с. Волово, ул. Ленина, д. 10.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами и функциями Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел;
- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление администрации муниципального района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, и их реализация.
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемников), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Документы Архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и архивным отделом.
2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых постановлением администрации муниципального района и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Воловского муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление ЗАГС и архивов Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования и граждан о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации Воловского муниципального района в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Липецкой области.
3. ПРАВА
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию Воловского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2. По согласованию с заместителем главы администрации района вносить на рассмотрение главы Воловского муниципального района, Воловского районного Совета депутатов, управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации делопроизводства предприятий и организаций района, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района и районным Советом депутатов вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций района - источников комплектования архивными документами независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации делопроизводства.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, законодательных норм в области архивного дела в рамках предоставленных полномочий Федеральным законом
"Об архивном деле в Российской Федерации".
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории Воловского района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности обязательные для их исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией района, участвовать в работе экспертных комиссий предприятий и организаций района.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций района для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации Воловского муниципального района. Условия и гарантии деятельности начальника Отдела как муниципального служащего оговариваются в заключенном с ним трудовом договоре (контракте), который не может противоречить законодательству о муниципальном служащем и о труде, а также настоящему Положению.
Начальник и специалист архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
4.2. Начальник Отдела подотчетен и подконтролен главе администрации района.
При смене начальника Отдела прием-передача документов и имущества Отдела проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации Воловского муниципального района, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается администрацией Воловского муниципального района и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.3. На время отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет ведущий специалист Отдела.
4.4. Начальник Отдела:
- действует без доверенности от имени Отдела и наделяет полномочиями своих работников по представительству интересов Отдела в органах местного самоуправления, иных учреждениях и организациях;
- осуществляет прием на работу и увольнение работников Отдела, распределяет обязанности между ними;
- утверждает по согласованию с главой администрации района в пределах штатной численности и выделяемых бюджетных средств внутреннюю структуру Отдела;
- участвует в заседаниях и совещаниях, проводимых главой администрации и его заместителями, при обсуждении вопросов, входящих в компетенцию Отдела;
- применяет меры поощрения к работникам Отдела и налагает на них дисциплинарные взыскания;
- награждает и представляет к награждению в установленном порядке работников Отдела;
- утверждает должностные инструкции работников Отдела;
- обеспечивает повышение квалификации и социальную защиту работников Отдела;
- ведет прием граждан по личным вопросам;
- имеет право на использование электронной цифровой подписи при подписании электронных документов в пределах своей компетенции (справки, письма, запросы, договоры, финансовые и иные документы), связанных с оказанием государственных и муниципальных услуг, исполнением государственных и муниципальных функций Отдела;
- организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
- отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией Воловского муниципального района и в установленном порядке - перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.5. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией Воловского муниципального района с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.6. Права, обязанности, гарантии социальной защиты работников Отдела устанавливаются законодательством Российской Федерации, законами Липецкой области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
4.7. Должностная инструкция начальника Отдела утверждается главой администрации Воловского муниципального района.
5. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА ОТДЕЛА
5.1. Отдел владеет, пользуется принадлежащим ему на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Отдел отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.
6. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
6.1. Реорганизация или ликвидация Отдела производится в соответствии с действующим законодательством.
6.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются организации-правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.
6.3. При ликвидации Отдела его средства, за вычетом платежей по покрытию его обязательств, передаются в районный бюджет и являются муниципальной собственностью Воловского района.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за результаты деятельности Отдела и состояние дисциплины в Отделе.
7.2. Работники Отдела несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей в соответствии с действующим законодательством.
