ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2011 г. № 476
О ПРАВИЛАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
В целях установления единого порядка делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия, Правительство Республики Калмыкия постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила
делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.
2. Руководителям органов исполнительной власти Республики Калмыкия принять меры по организации и ведению делопроизводства в соответствии с утвержденными Правилами
делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.
3. Министерству образования, культуры и науки Республики Калмыкия:
утвердить методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти Республики Калмыкия в срок до 1 февраля 2012 года;
оказывать методическую и практическую помощь делопроизводственным службам органов исполнительной власти Республики Калмыкия по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Председатель Правительства
Республики Калмыкия
Л.ИВАНОВА
Утверждены
Постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 30 декабря 2011 г. № 476
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Орган исполнительной власти Республики Калмыкия на основе настоящих Правил и иных нормативных правовых документов в области архивного дела, делопроизводства с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
II. Основные понятия
4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в республиканских органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот республиканского органа исполнительной власти;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия. Система электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
42. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
44. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Республики Калмыкия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
45. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Калмыкия и (или) поступившие в орган исполнительной власти Республики Калмыкия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
46. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
47. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Республики Калмыкия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. После истечения срока, установленного для временного хранения электронных документов в архиве органа исполнительной власти Республики Калмыкия, они подлежат передаче на государственное хранение в установленном порядке.
Приложение
к Правилам делопроизводства
в органах исполнительной власти
Республики Калмыкия, утвержденным
Постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 30 декабря 2011 г. № 476
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В
ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование либо аннотация документа
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности.
