КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ
ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 12 марта 2012 г. № 51
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ
СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАСЕЛЕНИЯ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 03 МАРТА 2011 Г. № 42
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ"
Приказываю:
1. Внести в Инструкцию
по делопроизводству Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области, утвержденную приказом Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской от 03 марта 2011 г. № 42, следующие изменения и дополнения:
1.1. В разделе 2
:
а) абзац пятый
изложить в следующей редакции:
"дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности Комитета";
б) дополнить
в алфавитном порядке следующими понятиями:
"документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комитета;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе".
1.2. В разделе 3
:
а) в подразделе 3.1
:
в пункте 3.1.1
слова "в виде электронных документов" заменить словами "используются электронные шаблоны бланков документов";
в пункте 3.1.4
:
абзац двенадцатый
изложить в следующей редакции:
"Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Комитета утверждаются приказом Комитета.";
б) в подразделе 3.2
:
в пункте 3.2.1
:
подпункт 3
изложить в следующей редакции:
"3) должность лица - автора документа;";
подпункт 11
изложить в следующей редакции:
"11) наименование (заголовок) либо аннотация документа;";
дополнить
подпунктом 25 следующего содержания:
"25) отметка о поступлении документа.";
в пункте 3.2.2
:
подпункт 3.2.2.4
изложить в следующей редакции:
"3.2.2.4. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31).
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается:
в бланках должностного лица Комитета, предназначенных для резолюций и поручений;
в реквизите "подпись должностного лица", если документ подготовлен на бланке письма Комитета и подписан председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.".
1.3. В разделе 4
:
а) в подразделе 4.4
:
в абзаце девятом
после слов "Приказы (распоряжения) регистрируются" дополнить словами "в день подписания";
б) в подразделе 4.5
:
в пункте 4.5.6
:
абзац девятнадцатый
после слов "приказы по личному составу регистрируются" дополнить словами "в день подписания";
в) в подразделе 4.6
:
в пункте 4.6.6
:
абзац первый
дополнить словами "и регистрируется в день подписания в секторе делопроизводства и архива";
г) в подразделе 4.7
:
в пункте 4.7.7
после слов "договор регистрируется" дополнить словами "в день подписания или на следующий рабочий день";
д) в подразделе 4.8
:
в абзаце седьмом
после слов "Доверенность регистрируется" дополнить словами "в день подписания";
е) в подразделе 4.9.1
:
в пункте 4.9.1.1
:
абзац восьмой
после слов "регистрация протоколов производится" дополнить словами "в день подписания или на следующий рабочий день";
ж) в подразделе 4.9.2
:
абзац пятый
дополнить словами "в день подписания или на следующий рабочий день";
з) в подразделе 4.9.4
:
в абзацах восьмидесятом
и девяносто первом
после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" в соответствующих падежах дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними" в соответствующих падежах.
1.4. В разделе 5
:
а) в подразделе 5.3
:
в абзаце первом
слова "в соответствии с распределением обязанностей." заменить словами "в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.";
в абзацах втором
и четвертом
после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" в соответствующих падежах дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними" в соответствующих падежах;
б) в подразделе 5.4
:
абзац второй
изложить в следующей редакции:
"Документы, поступившие в сектор делопроизводства и архива, регистрируются в день поступления";
в) в подразделе 5.5
:
наименование подраздела
изложить в следующей редакции:
"5.5. Порядок рассмотрения документов председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета";
в абзацах первом
, третьем
, шестом
, восьмом
после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" в соответствующих падежах дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними" в соответствующих падежах;
абзац пятый
изложить в следующей редакции:
"После рассмотрения поступающих документов они возвращаются в сектор делопроизводства и архива для оформления резолюции (указаний (поручений) по исполнению документа в журнале регистрации поступающих (входящих) документов и в подсистеме АСЭД.";
г) в подразделе 5.8
:
в абзаце первом
после слов "или лицом, исполняющим его обязанности" дополнить словами "первым заместителем председателя Комитета или заместителями председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними".
1.5. В разделе 7
:
абзац восьмой
изложить в следующей редакции:
"Обращения граждан подлежат обязательной регистрации отдельно от других документов Комитета в день их поступления";
в абзаце двадцать шестом
после слов "формирования в дела" дополнить словами "отдельно от других документов Комитета".
1.6. В разделе 10
:
подраздел 10.1
изложить в следующей редакции:
"Прием электронных документов из других органов исполнительной власти Волгоградской области, юридических и физических лиц, а также отправка электронных документов осуществляются сектором делопроизводства и архива.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Комитета, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Комитета.
В Комитете создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Состав электронных документов Комитета, обращающихся в системе электронного документооборота Комитета, определяется председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, на основе рекомендаций Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
Документы, создаваемые в Комитете и (или) поступившие в Комитет на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б; разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).
Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота Комитета возможно после его сравнения с подлинником документа.
Регистрации в АСЭД, но без вложения в АСЭД, подлежат поступающие в Комитет обращения граждан, письма-ответы на обращения граждан, созданные в Комитете.
Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, поступающие в Комитет, подлежат регистрации в АСЭД, необходимость их вложения в АСЭД определяется Комитетом самостоятельно.
Правовые акты, созданные Комитетом, подлежат регистрации и вложению в АСЭД по усмотрению Комитета.
Документы, поступающие в Комитет и созданные в Комитете, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в АСЭД.
Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и внесению в АСЭД, приведен в приложении 41.
Комитет самостоятельно определяет виды приложений к документам, не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД. В случае если приложение не прикрепляется к электронному документу, то в примечании указывается краткое обоснование причины отсутствия вложения.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Волгоградской области.
При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, первого заместителя председателя Комитета или заместителей председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, в соответствии с Федеральным законом
от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной подписи".
Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю Комитета, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Комитета, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.
В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота Комитета используются обязательные сведения о документах (приложение 42). В системе электронного документооборота Комитета могут использоваться дополнительные сведения о документах.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Если документ подписан в АСЭД председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, уполномоченным на проставление подписи в АСЭД, то исполнитель электронного документа создает бумажную версию электронного документа, верифицирует электронный документ и передает его на подпись. После подписания документ на бумажном носителе отправляется адресату.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Комитета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Комитете, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Исполненные электронные документы систематизируются средствами АСЭД в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Комитета.".
1.7. В разделе 11
:
а) в подразделе 11.6
:
абзац третий
дополнить предложениями следующего содержания:
"Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.";
б) в подразделе 11.13
:
абзац первый
изложить в следующей редакции:
"Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Комитете в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.";
абзац седьмой
дополнить предложением следующего содержания:
"После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.".
1.8. В приложении 42
:
а) наименование
приложения изложить в следующей редакции:
"Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Комитета";
б) наименование номера
по порядку 10 в графе первой изложить в следующей редакции:
"Наименование (заголовок) либо аннотация документа".
2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета по оперативной работе и организации взаимодействия В.В. Шустова.
3. Вступает в силу с момента подписания и подлежит официальному опубликованию.
Председатель Комитета
А.И.ПАТЕР
