АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 января 2012 г. № 17
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
КРАСНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Администрация Краснинского муниципального района постановляет:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе администрации Краснинского муниципального района Липецкой области Российской Федерации согласно приложению.
Глава района
И.А.ДОЛГОПОЛОВ
Приложение
к постановлению
администрации Краснинского
муниципального района
от 16 января 2012 г. № 17
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации Краснинского муниципального района Липецкой области (далее - архивный отдел) является структурным подразделением администрации Краснинского района.
1.2. Учредителем отдела является администрация Краснинского муниципального района.
1.3. Архивный отдел обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением герба Краснинского района и своим наименованием, электронную цифровую подпись (ЭЦП), штампы и бланки, необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Юридический адрес: 399670, Липецкая область, Краснинский район, с. Красное, ул. Октябрьская, д. 36.
1.5. Полное наименование: Архивный отдел администрации Краснинского муниципального района Липецкой области Российской Федерации.
Сокращенное наименование: Архивный отдел.
1.6. В соответствии с Законами Российской Федерации "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" № 131-ФЗ
от 06.10.2003, "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ
от 22.10.2004, Законом
Липецкой области "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела" № 117-ОЗ от 30.11.2000, Уставом
Краснинского района архивный отдел осуществляет полномочия по:
- организации и содержанию архивохранилища;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Совета депутатов Краснинского муниципального района Липецкой области и администрации района, муниципальных предприятий и учреждений, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов, находящихся на территории Краснинского района.
1.7. Архивный отдел взаимодействует с ведомственными и межведомственными архивами организаций независимо от их формы собственности.
1.8. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
"Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом
Краснинского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления по делам ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.9. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации Краснинского муниципального района с учетом рекомендаций Управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.10. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливаются главой администрации Краснинского муниципального района.
1.11. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального района.
1.12. Дополнительными источниками финансирования являются:
- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании);
- субвенции на реализацию отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации Краснинского муниципального района, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории района, в соответствии с Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".
1.13. Администрация Краснинского муниципального района обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, а также его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников.
При реконструкции, передаче здания (помещения), в котором размещен архивный отдел, другим организациям администрация муниципального района обязана предоставить архивному отделу для размещения документов равноценное или более подходящее здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление администрации Краснинского муниципального района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, и их реализация.
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемников), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в архивный отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и архивным отделом.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых главой администрации муниципального района и согласовываемых с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Краснинского муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление на ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования и граждан о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию по документам архива;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных архивных справочников о составе и содержании документов;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации Краснинского муниципального района в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Липецкой области.
3. ПРАВА АРХИВНОГО ОТДЕЛА
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию Краснинского муниципального района по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела (судебных органах, других организациях).
3.2. Вносить на рассмотрение администрации Краснинского муниципального района и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Краснинского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, об организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и областного архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Краснинского муниципального района и ее структурными подразделениями.
3.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
4.2. Начальник и специалисты архивного отдела назначаются и освобождаются от должности главой администрации Краснинского муниципального района.
4.3. Начальник архивного отдела:
4.4. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.
4.5. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией Краснинского муниципального района и в установленном порядке - перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.6. Осуществляет функции распорядителя средств районного бюджета, предусмотренных на содержание архивного отдела и иных бюджетных средств, подписывает финансовые документы.
4.7. При смене начальника архивного отдела прием-передача проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации Краснинского муниципального района, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается администрацией Краснинского муниципального района и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.8. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется в установленном законом порядке.
4.9. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области в установленном порядке.
