СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ИЗМАЛКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 11 ноября 2011 г. № 369-рс
О ПРОЕКТЕ РЕШЕНИЯ "О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ИЗМАЛКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
Рассмотрев проект решения "О Положении об архивном отделе администрации Измалковского муниципального района", представленный главой администрации Измалковского муниципального района, в соответствии со статьей 23
Устава Измалковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации и учитывая решение постоянной комиссии Совета депутатов Измалковского муниципального района мандатной, по соблюдению законности и правовым вопросам, Совет депутатов Измалковского муниципального района решил:
1. Принять Положение
об архивном отделе администрации Измалковского муниципального района (прилагается).
2. Направить вышеуказанный нормативный правовой акт главе Измалковского муниципального района для подписания и официального опубликования.
3. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель
Совета депутатов Измалковского
муниципального района
Г.В.ИВАННИКОВА
Утверждено
решением
сессии Совета депутатов
Измалковского
муниципального района
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ИЗМАЛКОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ РФ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Администрация Измалковского муниципального района Липецкой области (далее по тексту - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов:
органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия и муниципальные учреждения;
- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Липецкой области, иных муниципальных образований.
Администрация осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленных Федеральным законом
от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации".
2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел (далее по тексту - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.
3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального района с правом юридического лица, имеет печать с изображением символики муниципального района, самостоятельный баланс, лицевой счет, угловой штамп и бланки.
4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями глав администраций области, района, Административным регламентом предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов граждан в архивном отделе, Административным регламентом исполнения государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда РФ, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области и настоящим Положением.
5. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, на основании целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
6. Положение об Отделе утверждается решением сессии Совета депутатов Измалковского муниципального района с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области. В положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного отдела.
7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается главой муниципального района.
8. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется отделом бухгалтерского учета и отчетности администрации района:
за счет средств бюджета муниципального образования и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой;
за счет субвенции из областного бюджета на исполнение переданных государственных полномочий в сфере архивного дела в соответствии с Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".
8.1. Дополнительными источниками финансирования являются:
- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании).
9. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников.
При реконструкции, передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям Администрация обязана предоставить Отделу для размещения документов равноценное или более подходящее здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
10. Управляющий делами администрации муниципального района осуществляет внешний контроль за работой архивного отдела и исполнением возложенных задач.
11. Полное официальное наименование: Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района Липецкой области РФ.
Сокращенное наименование: Архивный отдел администрации Измалковского муниципального района Липецкой области.
12. Юридический адрес: 399000, Липецкая область, Измалковский район, с. Измалково, ул. Ленина, д. 26.
II. ПОЛНОМОЧИЯ
13. Основными задачами и функциями Отдела являются:
13.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление Администрации предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, и их реализация.
13.2. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Липецкой области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Липецкой области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования);
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих функции Отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
13.3. Документы архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и Отделом.
14. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
15. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций, документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление ЗАГС и архивов Липецкой области поступивших от организаций описей дел для постоянного хранения и по личному составу в соответствии с требованиями Административного регламента по включению архивных документов в состав Архивного фонда РФ;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;
- внедрение унифицированной государственной системы делопроизводства и систем документации;
- повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
16. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования и граждан о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан в соответствии с требованиями утвержденного Административного регламента предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов граждан в архивном отделе, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
17. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Липецкой области.
18. Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
18.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
18.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования и архивного отдела администрации Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшения обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организаций, документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела, делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
18.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования архивного отдела независимо от их ведомственной подчиненности сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
18.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
18.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
18.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями.
18.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
18.8. Ставить перед органами местного самоуправления государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.
18.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
19. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
Начальник Отдела назначается и освобождается распоряжением главы муниципального района. Это решение согласовывается с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
20. Начальник Отдела:
- организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
- действует без доверенности от имени Отдела, выдает доверенности;
- подписывает в пределах своей компетенции письма, запросы, договоры, финансовые и иные документы, связанные с выполнением функций Отдела;
- отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией района и в установленном порядке - перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области;
- осуществляет прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан в соответствии с действующим законодательством.
21. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется правовым актом главы администрации района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области в установленном порядке.
