АДМИНИСТРАЦИЯ СТАНОВЛЯНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 декабря 2011 г. № 933
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СТАНОВЛЯНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В целях усовершенствования работы архивного отдела администрация Становлянского муниципального района постановляет:
1. Наделить архивный отдел администрации Становлянского муниципального района правами юридического лица.
2. Утвердить Положение
об архивном отделе администрации Становлянского муниципального района (приложение).
3. Постановление главы администрации Становлянского района от 20.06.2006 № 258 считать утратившим силу.
4. Начальнику архивного отдела Решетовой Л.В. зарегистрировать отдел как юридическое лицо в установленном законом порядке.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на зам. главы администрации муниципального района Ракитина С.А.
Глава Становлянского
муниципального района
В.А.ГЕРАСИМОВ
Приложение
к постановлению
администрации Становлянского
муниципального района
от 27 декабря 2011 г. № 933
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СТАНОВЛЯНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Администрация Становлянского муниципального района (далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Становлянском муниципальном районе реализует полномочия по:
- хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов:
- органов местного самоуправления, муниципального архива, межпоселенческой центральной библиотеки;
- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);
- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Липецкой области, иных муниципальных образований.
Органы местного самоуправления поселений, муниципального района осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом
от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации с правом юридического лица, имеет печать с изображением герба Становлянского района и своим наименованием, печать для заверения копий архивных документов, штампы и бланки со своим наименованием. Все имущество Отдела находится в муниципальной собственности Администрации и закреплено за Отделом на праве безвозмездного (постоянного) пользования.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
"Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом
Становлянского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы Становлянского муниципального района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.5. Полномочия, штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела утверждаются главой администрации.
1.6. Положение об Отделе утверждается главой администрации с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляются за счет средств бюджета Становлянского муниципального района.
1.7.1. Дополнительными источниками финансирования Отдела являются:
- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в Становлянском муниципальном районе);
- субвенции на реализацию отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации муниципального района, в т.ч. полномочий по хранению архивных фондов и архивных документов предприятий и организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории Становлянского муниципального района, в соответствии с Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".
1.8. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников.
1.8.1. При реконструкции, передаче помещения, в котором размещен Отдел, другим организациям Администрация обязана предоставить Отделу для размещения документов равноценное или более подходящее помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.9. Полное наименование: Архивный отдел администрации Становлянского муниципального района Липецкой области Российской Федерации.
Сокращенное наименование: Архивный отдел администрации Становлянского муниципального района Липецкой области.
1.10. Местонахождение Отдела - ул. Мичурина, д. 1, с. Становое, Липецкая область, 399710.
2. Задачи
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Организация хранения, комплектования и использования документов муниципального образования, организаций федеральной государственной собственности, расположенных на территории Становлянского муниципального района, входящих в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации, а также документов ликвидированных организаций независимо от формы собственности.
2.2. Анализ состояния и развития архивного дела на территории Становлянского муниципального района.
2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления Становлянского муниципального района, муниципальных предприятий и организаций района в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
3.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел;
- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление Администрации предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, и их реализация.
3.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Становлянского муниципального района и Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
3.1.2. Документы Архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и Отделом.
3.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Становлянского муниципального района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление ЗАГС и архивов Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций Становлянского муниципального района и граждан о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
3.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства в Российской Федерации и Липецкой области.
4. Права
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение администрации Становлянского муниципального района и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Становлянского муниципального района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и регионального архивного законодательства.
4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Становлянского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией муниципального района и ее структурными подразделениями.
4.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.
4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Становлянского муниципального района, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.
5. Организация работы
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации. Это решение согласовывается с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.1.1. Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
5.2. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается координирующим заместителем главы Администрации и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.3. Начальник Отдела:
5.3.1. Организует деятельность Отдела, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.
5.3.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в Становлянском муниципальном районе перед Администрацией и в установленном порядке - перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.3.3. Утверждает должностные инструкции специалистов Отдела.
5.3.4. Действует без доверенности от имени Отдела.
5.3.5. Имеет право использования ЭЦП с целью заверения архивных справок и архивных выписок, подписывает в пределах своей компетенции письма, запросы, договоры, финансовые и иные документы, связанные с выполнением функций Отдела.
5.4. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
Нумерация подпунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
5.5.5. Ведение бухгалтерских документов Отдела осуществляет отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации муниципального района.
6. Реорганизация и прекращение деятельности отдела
6.1. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой Становлянского муниципального района в установленном порядке.
6.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области в установленном порядке.
