ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ
ГЛАВА КОВРОВСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 июня 2012 г. № 592
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В АДМИНИСТРАЦИИ КОВРОВСКОГО РАЙОНА
В целях совершенствования работы с документами в администрации района постановляю:
1. Утвердить инструкцию
по работе с документами в администрации Ковровского района согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений администрации района организовать изучение данной инструкции
служащими и обеспечить контроль за выполнением ее требований.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на начальника управления организационной и кадровой работы Л.А. Неверову.
4. Считать утратившим силу постановление главы Ковровского района от 22.05.2006 № 288 "Об утверждении инструкции по работе с документами в администрации Ковровского района".
Глава Ковровского района
А.В.КЛЮШЕНКОВ
Утверждена
постановлением
администрации Ковровского района
от 18.06.2012 № 592
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ КОВРОВСКОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1 Инструкция по работе с документами в администрации Ковровского района разработана в соответствии с постановлением
Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", с требованиями Методических рекомендаций
по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными правовыми актами Ковровского района.
1.2. Инструкция по работе с документами в администрации Ковровского района (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в структурных подразделениях администрации района (далее - структурные подразделения).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, движение и хранение.
1.4. Инструкция устанавливает общий порядок использования в администрации района автоматизированных систем и информационных технологий в работе по документационному обеспечению деятельности.
1.5. В работе с документами в администрации района используется электронная система "Документооборот" на базе платформы LOTUS/NOTES, объединяющая в единую сеть автоматизированные рабочие места сотрудников структурных подразделений, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяющая создать единую базу данных, которая содержит информацию:
- о правовых актах администрации района;
- о входящих, внутренних и исходящих документах;
- о движении документов в администрации района;
- о сроках исполнения по входящим документам;
- о направлении документов в дело и передаче их на хранение;
- о поступивших обращениях граждан.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическая помощь, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, обучение служащих основам делопроизводства в администрации района осуществляется управлением организационной и кадровой работы.
1.7. Ответственные за работу с документами в администрации района и структурных подразделениях администрации района, являющихся юридическими лицами, в соответствии с должностными инструкциями, как правило, осуществляют следующие основные функции:
- прием и регистрацию поступающих документов, а также проверку соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе;
- передачу документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
- учет и регистрацию исходящих документов, проверку правильности их оформления и передачу их на отправку;
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭК
"___" _____________ 20___ г. № _______
Сдал: _____________________________ ____________ _____________________
(должность работника, (подпись) (расшифровка подписи)
ответственного за ведение
делопроизводства, составившего
опись)
Принял: ___________________________ ____________ _____________________
(должность работника, (подпись) (расшифровка подписи)
управления делопроизводства,
ответственного за архив)
"____" _____________ 20____ г.
Приложение № 27
к пункту 8.6
КАРТОЧКА
Передачи информации по запросу
┌───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│Дата поступления и регистрационный │ │
│номер запроса │ │
├───────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤
│Структурное подразделение │ │
│администрации района, │ │
│предоставляющее информацию │ │
├───────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤
│Объем информации и тип носителя │ │
├───────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤
│Сумма платежа за предоставление │ │
│информации │ │
├───────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤
│Ф.И.О. получателя информации │ │
├───────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤
│Дата передачи информации получателю│ │
├───────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤
│Роспись получателя информации │ │
└───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘
