РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД КАЛИНИНГРАД"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 июня 2012 г. № 363-р
Об утверждении Положений об управлении организации
документооборота и об отделах управления организации
документооборота администрации городского округа
"Город Калининград"
В соответствии с подпунктом 4 пункта 7 статьи 45
Устава городского округа "Город Калининград" и Решением окружного Совета депутатов города Калининграда от 21.03.2012 № 79 "Об утверждении структуры администрации городского округа "Город Калининград":
1. Утвердить Положения:
1.1. Об управлении организации документооборота администрации городского округа "Город Калининград" (приложение № 1)
.
1.2. Об общем отделе (приложение № 2)
.
1.3. Об отделе документооборота в социальной сфере (приложение № 3)
.
1.4. Об отделе документооборота в сфере городского хозяйства, архитектуры и строительства (приложение № 4)
.
1.5. Об отделе документооборота в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений (приложение № 5)
.
2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на управляющего делами администрации городского округа "Город Калининград" С.В. Воропаева.
Глава администрации
С.Б. Мухомор
Приложение № 1
к Распоряжению
администрации
городского округа
"Город Калининград"
от 29 июня 2012 г. № 363-р
ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении организации документооборота администрации
городского округа "Город Калининград"
1. Общие положения
1.1. Управление организации документооборота администрации городского округа "Город Калининград" (далее - управление) является структурным подразделением администрации городского округа "Город Калининград" (далее - администрация).
1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Калининградской области, нормативными правовыми актами Губернатора Калининградской области и Правительства Калининградской области, Уставом
городского округа "Город Калининград", нормативными и иными правовыми актами окружного Совета депутатов города Калининграда, администрации, Регламентом
администрации и настоящим Положением.
1.3. Управление в своей деятельности подконтрольно и подотчетно управляющему делами администрации.
1.4. Управление имеет бланк, круглую печать и штампы со своим наименованием.
2. Задачи управления
2.1. Организация документационного обеспечения деятельности администрации в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации, документации, архивного дела.
2.2. Формирование и совершенствование системы электронного документооборота деятельности администрации и оказания муниципальных услуг.
1.1. Отдел документооборота в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений управления организации документооборота (далее - отдел) входит в структуру управления организации документооборота администрации городского округа "Город Калининград" (далее - администрация).
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Калининградской области, Уставом
городского округа "Город Калининград", правовыми актами органов местного самоуправления городского округа "Город Калининград", Регламентом
администрации и настоящим Положением.
2. Задачи отдела
Задачами отдела являются:
2.1. Организация документационного обеспечения деятельности структурных подразделений экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации, документации, архивного дела.
2.2. Формирование и совершенствование системы электронного документооборота деятельности структурных подразделений в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации и оказания муниципальных услуг.
3. Функции отдела
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Принимает, регистрирует и хранит документы по оказанию муниципальных услуг, обращения юридических и физических лиц, поступивших в адрес структурных подразделений в сфере городского хозяйства, архитектуры и строительства администрации в системе электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело"), ведет их экспедиционную обработку, а также информационно-справочную работу по ним.
3.2. Осуществляет контроль за соблюдением сроков предоставления муниципальных услуг, исполнения обращений, поступивших от юридических и физических лиц в адрес структурных подразделений в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации.
3.3. Принимает, регистрирует и хранит исходящие документы за подписью руководителей структурных подразделений в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации, ведет их экспедиционную обработку, а также информационно-справочную работу по ним.
3.4. Осуществляет информирование заявителей о порядке и условиях получения муниципальных услуг, предоставляемых структурными подразделениями в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации.
3.5. Осуществляет согласование проектов постановлений и распоряжений администрации, подготовленные структурными подразделениями экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации в соответствии с Регламентом
администрации.
3.6. Готовит еженедельные (вторник, пятница) сводки по контролю сроков предоставления муниципальных услуг, исполнения обращений, поступивших от юридических и физических лиц в адрес структурных подразделений в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации.
3.7. Готовит ежеквартальную аналитическую справку по контролю сроков предоставления муниципальных услуг, исполнения обращений, поступивших от юридических и физических лиц в адрес структурных подразделений в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации.
3.8. Выдает по запросам юридических и физических лиц заверенные копии документов, исполненные структурными подразделениями в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации, в случаях, предусмотренных законодательством.
3.9. Выдает документы по результатам предоставления муниципальных услуг структурными подразделениями в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации физическим и юридическим лицам в установленном порядке.
3.10. Учитывает, комплектует и хранит документы структурных подразделений в сфере экономики, муниципального имущества и земельных отношений администрации.
3.11. Ведет работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения в соответствии с Регламентом
администрации и иными нормативными правовыми актами.
3.12. Готовит и передает документы постоянного срока хранения в МКУ "Калининградский городской архив".
4. Права отдела
Отдел для осуществления своих функций имеет право:
4.1. Запрашивать и получать в пределах своей компетенции необходимые документы и информацию от должностных лиц, специалистов администрации, а также от муниципальных предприятий и учреждений.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела.
4.3. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением требований Регламента
администрации, Инструкции по делопроизводству.
4.4. Привлекать специалистов структурных подразделений администрации к рассмотрению вопросов для выполнения задач и функций отдела.
4.5. Пользоваться системой связи и информационными системами администрации.
5. Структура отдела
5.1. Отдел возглавляет начальник отдела.
5.2. Начальник отдела:
- осуществляет руководство отделом, планирует и организует деятельность отдела, обеспечивает выполнение возложенных на него задач и функций;
- осуществляет контроль за исполнением специалистами отдела должностных обязанностей;
- осуществляет другие права и исполняет иные обязанности согласно должностной инструкции и трудовому договору.
5.3. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации по представлению начальника управления.
6. Ответственность
Начальник отдела и его специалисты несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей, требований действующего законодательства, положений Устава
городского округа "Город Калининград", Регламента
администрации, настоящего Положения.
