МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, НАУКИ И НОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПРИКАЗ
от 9 июля 2012 г. № 13
Во исполнение постановления
Правительства Республики Мордовия от 14.11.2007 № 518 "Об Административном регламенте предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан исполнительными органами государственной власти Республики Мордовия и задачах, исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия по обеспечению личного приема граждан" в целях упорядочения рассмотрения и разрешения предложений, заявлений, жалоб и организации личного приема граждан приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемый порядок
работы с обращениями граждан в Министерстве промышленности, науки и новых технологий Республики Мордовия.
2. Ответственность за организацию личного приема граждан, рассмотрение, разрешение обращений граждан, состояние делопроизводства по обращениям несет начальник организационного отдела.
Заместитель Председателя
Правительства - Министр
А.И.СЕДОВ
Утвержден
приказом Заместителя
Председателя Правительства -
Министра промышленности,
науки и новых технологий
Республики Мордовия
9 июля 2012 № 13
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Министерстве промышленности, науки и новых технологий Республики Мордовия отдельно от других видов делопроизводства.
2. Все обращения граждан, поступившие в Министерство, регистрируются в день их поступления на карточках и электронно. Зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение заместителю Председателя Правительства - Министру промышленности, науки и новых технологий Республики Мордовия.
3. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении в регистрационном штампе на свободном месте первой страницы заявления и в регистрационно-контрольной карточке.
Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д-40). Конверты, в которых поступили обращения, сохраняются в течение всего периода их рассмотрения и разрешения, после чего уничтожаются.
4. На письменных обращениях граждан запрещается делать резолюции, надписи.
5. Обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения, либо в которых заявитель обжалует решение, принятое по предыдущему обращению следует считать повторными.
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно". К обращению подбирается вся предшествующая переписка.
При рассмотрении повторного обращения тщательно выясняются причины его поступления и в случае установления факта неполного разрешения ранее поставленных вопросов виновные должностные лица могут быть привлечены к ответственности в установленном законом порядке.
Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются дубликатами, дополнительного рассмотрения не требуют и подлежат направлению для сведения исполнителю первичного обращения.
6. Обращения граждан, подписанные двумя и более лицами, считаются коллективными.
На обращения, в которых не указаны фамилия и почтовый адрес гражданина, направившего обращение, ответ не дается.
Регистрационный номер коллективных обращений и обращений без фамилии и почтового адреса состоит из букв "К" и "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: К-35, Ан-11).
В регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две - три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. В необходимых случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и остальным адресатам.
Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется строго по алфавиту фамилий заявителей. Регистрационно-контрольные карточки на коллективные обращения и обращения без фамилии и почтового адреса хранятся в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.
7. Пересылка обращений производится с сопроводительными письмами, зарегистрированными в установленном порядке.
8. Сведения о пересылке (передаче) обращений, содержании поручений по ним, постановке этих документов на контроль, ходе их исполнения, о задержке в исполнении обращений, об окончательном их разрешении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также об определении этих документов в дела отражаются в регистрационно-контрольных карточках.
9. Обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные Федеральным законом
от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон).
10. Правовую экспертизу проекта ответа по обращениям граждан проводит юрист министерства. При отсутствии замечаний проект ответа на обращение визируется. При наличии замечаний экспертное заключение учитывается исполнителем обращения.
11. Учет посетителей ведется в специальном журнале и по карточкам личного приема граждан. Журнал может вестись как переходящий. Из карточек формируются картотеки. Карточка личного приема граждан заполняется лицом, ответственным за ведение делопроизводства.
12. Если во время личного приема гражданин вручает лицу, осуществляющему прием граждан, письменное обращение, то в карточке личного приема делается отметка о вручении такого обращения, а само обращение регистрируется и рассматривается в порядке, установленном Федеральным законом
для письменных обращений.
13. За своевременным, правильным и полным рассмотрением обращений, исполнением поручений по ним ведется постоянный контроль.
На контроль ставятся:
- письменные и устные обращения граждан о наиболее значимых фактах и событиях, представляющих интерес для министерства;
- обращения, по которым после их доклада руководству министерства имеются конкретные поручения или требуется доклад о результатах проверки;
- обращения, по которым руководством дано указание о постановке их на контроль;
- обращения, результаты, разрешения которых должны быть доложены в вышестоящие органы;
- жалобы на неправомерные действия штатных сотрудников.
14. Контроль осуществляется путем непосредственного изучения положения дел с выездом на место, ознакомления с материалами рассмотрения и разрешения обращений, отчета ответственного исполнителя о фактическом положении дел.
15. Состояние контроля за рассмотрением обращений и исполнением поручений по ним отражается в регистрационно-контрольных карточках, где производятся записи о ходе исполнения этих поручений, продлении срока их исполнения с указанием фамилии должностного лица, продлившего срок, фамилии руководителя, который рассматривал результаты проверки и принял окончательное решение по обращению, о результатах разрешения вопросов, поставленных заявителем, дате, форме ответа и фамилии должностного лица, давшего ему устный или подписавшего письменный ответ, о местонахождении обращения и материалов его проверки.
16. В целях предотвращения несвоевременного исполнения, а также устранения причин, задерживающих исполнение поручений, лица, наделенные функцией контроля, обязаны своевременно докладывать руководителю министерства о ходе исполнения поручений с указанием причин задержки, а также имеют право в необходимых случаях затребовать из соответствующих органов исполнительной власти и органов местного самоуправления справки по этим вопросам.
17. Снятие с контроля исполнения поручений по обращению производится только по распоряжению руководителя, по указанию которого исполнение было взято на контроль.
18. В "дело" в соответствии с утвержденной номенклатурой сначала подшивается визовой экземпляр зарегистрированного ответа на обращение гражданина, все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, оригинал обращения.
При формировании дел проверяется правильность приобщения документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
19. Дела подлежат хранению в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
