АДМИНИСТРАЦИЯ ХЛЕВЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 декабря 2011 г. № 552
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ХЛЕВЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В соответствии с Федеральным законом
от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом
Хлевенского муниципального района администрация Хлевенского муниципального района постановляет:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе администрации Хлевенского муниципального района Липецкой области (прилагается).
2. Постановление главы администрации Хлевенского района от 11.12.2006 № 191 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Хлевенского района" считать утратившим силу.
Глава администрации района
М.А.ЛИСОВ
Утверждено
постановлением
администрации Хлевенского
муниципального района
от 12 декабря 2011 г. № 552
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ХЛЕВЕНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации Хлевенского муниципального района (далее - Архивный отдел) является структурным подразделением администрации Хлевенского муниципального района.
1.2. Архивный отдел является юридическим лицом, наделен муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением герба Хлевенского муниципального района и своим наименованием, штамп и бланки, необходимые для его деятельности, а также лицевой счет в отделе финансов администрации Хлевенского муниципального района, открываемый в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.3. Полное наименование: архивный отдел администрации Хлевенского муниципального района, сокращенное наименование - Архивный отдел.
1.4. Учредителем Архивного отдела является администрация Хлевенского муниципального района.
1.5. В соответствии с Законами РФ от 06.10.2003 № 131-ФЗ
"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ
"Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2010 № 210-ФЗ
"Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела", Уставом
Хлевенского муниципального района Липецкой области РФ осуществляет полномочия по:
- организации и содержанию архивохранилища;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Совета депутатов и администрации района, муниципальных предприятий и учреждений, а также документов Архивного фонда РФ и архивных документов, находящихся на территории муниципального образования и являющихся муниципальной собственностью;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением вопросов, отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Липецкой области, ведению Липецкой области;
- предоставлению государственных и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами.
1.6. Архивный отдел взаимодействует с ведомственными и межведомственными архивами организаций муниципального образования независимо от их формы собственности.
1.7. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
"Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом
Хлевенского муниципального района Липецкой области РФ, нормативными правовыми актами Хлевенского муниципального района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.8. Полномочия, структура и штатная численность Архивного отдела утверждаются администрацией района по представлению начальника Архивного отдела.
1.9. Начальник Архивного отдела и ведущий специалист являются муниципальными служащими. Для выполнения технических и иных функций Архивный отдел заключает трудовые договоры с работниками, не являющимися муниципальными служащими.
1.10. Юридический адрес Архивного отдела: 399260, Липецкая область, Хлевенский район, село Хлевное, ул. Ленинская, д. 4.
2. Задачи
Основными задачами Архивного отдела являются:
2.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, документов Архивного фонда РФ и архивных документов, находящихся на территории муниципального образования и являющихся муниципальной собственностью, а также документов ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
2.4. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории Хлевенского района.
2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории Хлевенского района.
2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений Хлевенского района в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности, расположенными на территории Хлевенского района.
2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.
3. Функции
Архивный отдел в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:
3.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в Архивный отдел;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в Архивный отдел, и обеспечению их физической сохранности;
- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- информирование администрации Хлевенского муниципального района о выявленных недостатках в области архивного дела и реализация предложений по совершенствованию сохранности документов, хранящихся в Архивном отделе.
3.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда РФ;
- архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.
3.2. Комплектование Архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Хлевенского района, в том числе:
- составление списков организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и других архивных документов в Архивный отдел, утверждаемых администрацией Хлевенского муниципального района и согласовываемых с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления ЗАГС и архивов Липецкой области; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения в Архивный отдел.
3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства администрации района, Совета депутатов Хлевенского муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений, музеев, библиотек, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий, переданных администрации района, в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся на предприятиях и в организациях - источниках комплектования архивными документами и других предприятиях и организациях, находящихся на территории Хлевенского муниципального района;
- рассмотрение, утверждение и согласование поступивших от предприятий и организаций описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу в соответствии с административным регламентом;
- рассмотрение и представление на согласование ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству предприятий и организаций - источников комплектования Архивного отдела;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработку рекомендаций и оказание методической помощи по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, предприятий и организаций района о составе и содержании документов Архивного отдела, исполнение тематических запросов юридических и физических лиц по документам Архивного отдела;
- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторской и исследовательской деятельности;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан в соответствии с административным регламентом;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
4. Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела.
4.2. По согласованию с заместителем главы администрации вносить на рассмотрение главы администрации района, Совета депутатов, управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации делопроизводства предприятий и организаций района, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района и Советом депутатов вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.
4.3. Запрашивать и получать от организаций района - источников комплектования архивными документами независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации делопроизводства.
4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального района, законодательных норм в области архивного дела в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией района; участвовать в работе экспертных комиссий предприятий и организаций муниципального района.
4.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.7. Взаимодействовать в своей деятельности с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, органами местного самоуправления, организациями муниципального района, общественными организациями.
5. Организация работы
5.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации района.
5.2. Должностная инструкция начальника Архивного отдела утверждается администрацией района.
5.3. На время отсутствия начальника Архивного отдела его обязанности исполняет ведущий специалист.
5.4. При смене начальника Архивного отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района, управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается главой администрации района и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.5. Права, обязанности, гарантии социальной защиты работников Архивного отдела устанавливаются законодательством Российской Федерации, законами Липецкой области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
5.6. Начальник Архивного отдела:
5.6.1. Организует деятельность Архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивный отдел задач и функций.
5.6.2. Осуществляет функции распорядителя средств районного бюджета, предусмотренных на содержание Архивного отдела, и иных бюджетных средств, подписывает финансовые документы.
5.6.3. Обладает правом электронно-цифровой подписи.
5.6.4. Рассматривает вопросы установления должностных окладов работникам Архивного отдела, а также надбавок к должностным окладам.
5.6.5. Вносит предложения об изменении квалификационных разрядов работникам Архивного отдела.
5.6.6. Утверждает должностные инструкции специалистов Архивного отдела.
5.6.7. Отчитывается о работе Архивного отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании в установленном порядке перед администрацией района и управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
6. Имущество и средства Архивного отдела
6.1. Архивный отдел владеет, пользуется принадлежащим ему на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2. Архивный отдел отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.
6.3. Финансирование и материально-техническое обеспечение Архивного отдела осуществляются за счет средств бюджета муниципального района и выделяются в нем отдельной строкой.
6.4. Дополнительными источниками финансирования являются:
- субвенции на реализацию отдельных государственных полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования, в соответствии с Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела";
- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включая мероприятия в муниципальном районе).
6.5. Администрация района обеспечивает Архивный отдел помещениями, отвечающими требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников. При реконструкции, передаче здания (помещения), в котором размещен Архивный отдел, другим организациям администрация района обязана предоставить Архивному отделу для размещения документов равноценное или более подходящее здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
7. Реорганизация и прекращение деятельности Архивного отдела
7.1. Реорганизация или ликвидация Архивного отдела производится в соответствии с действующим законодательством.
7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Архивного отдела передаются организации-правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.
7.3. При ликвидации Архивного отдела его средства, за вычетом платежей по покрытию его обязательств, передаются в районный бюджет и являются муниципальной собственностью.
