УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ
ИНФОРМАЦИЯ
от 31 июля 2012 года
О ПОРЯДКЕ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ,
НЕ ПОДТВЕРЖДЕННЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНО
В соответствии со ст. 166
Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно ст. 168
ТК РФ работодатель возмещает работнику, направленному в командировку, расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
В соответствии с п. 26
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
В части налога на прибыль.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264
Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы. При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252
НК РФ. Согласно п. 1 ст. 252
НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265
НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270
НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль. Статьями 313
и 314
НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. Хозяйственной операцией в отношении командировочных расходов является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
Таким образом, если расходы по найму жилого помещения и прочие расходы командированными работниками документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.
Вместе с тем расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, но расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников.
В целях подтверждения пребывания работников могут быть использованы следующие документы: договор от имени организации с арендодателем (п. 1 ст. 609
ГК РФ); передаточный акт или иной документ, подписанный сторонами, подтверждающий факт приема-передачи помещения (п. 1 ст. 655
ГК РФ); командировочные удостоверения работников; проездные документы.
В случае отсутствия подтверждающих документов проживания рабочих на съемной квартире, их питания, перевозки грузов транспортом частных лиц суммы денежных средств, выданных работнику организацией под отчет, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли. Данные расходы можно списать за счет чистой прибыли.
В части налога на доходы физических лиц.
Согласно п. 3 ст. 217
НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
Абзацем 10 п. 3 ст. 217
НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Таким образом, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Суммы возмещения организацией расходов сотрудника, превышающие размеры, установленные абз. 10 п. 3 ст. 217
НК РФ, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
При списании подотчетных сумм (без подтверждающих документов) за счет чистой прибыли организации, налогообложение НДФЛ производится в общеустановленном порядке.
В части начисления страховых взносов.
В соответствии с п. 1 ст. 7
Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон № 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно данной норме к объекту обложения страховыми взносами относятся все выплаты в пользу работников, производимые в рамках трудовых правоотношений с ними, независимо от того, предусмотрены эти выплаты трудовыми, коллективными договорами с работниками, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя или нет.
Перечень расходов на командировки работников, оплата которых не облагается страховыми взносами, установлен в п. 2 ст. 9
Закона № 212-ФЗ. Он является исчерпывающим, и оплата командировочных расходов, не поименованных в п. 2 ст. 9
Закона № 212-ФЗ, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.
