ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 марта 2010 г. № 11-ПП
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ
С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
(в ред. Постановлений Главы Республики Хакасия -
Председателя Правительства Республики Хакасия
от 10.06.2011 № 31-ПП
, от 20.12.2011 № 75-ПП
,
от 07.08.2012 № 45-ПП
)
В целях реализации электронного согласования проектов документов с использованием электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Хакасия постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечить исполнение требований Инструкции
по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.
3. Признать утратившим силу Постановление
Председателя Правительства Республики Хакасия от 16.10.2009 № 32-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия".
Исполняющий обязанности Председателя
Правительства Республики Хакасия,
Первый заместитель Председателя
Правительства Республики Хакасия
А.ГОЛЫШЕВ
Абакан
26 марта 2010 года
№ 11-ПП
Утверждена
Постановлением
Председателя Правительства
Республики Хакасия
от 26 марта 2010 г. № 11-ПП
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРАВИТЕЛЬСТВА
РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
(в ред. Постановлений Главы Республики Хакасия -
Председателя Правительства Республики Хакасия
от 10.06.2011 № 31-ПП
, от 20.12.2011 № 75-ПП
,
от 07.08.2012 № 45-ПП
)
Для того, чтобы отправить проект документа на визирование, в окне РКПД из меню "Действия" необходимо выбрать команду "Послать на визирование". В подсистеме "Дело-Web" в разделе "Визы" РКПД выбрать пиктограмму "Добавить визирующего". Щелкнув по имени визирующего должностного лица, можно получить более подробную информацию о данном лице.
Представление проекта документа на согласование осуществляется путем отправки проекта на визирование руководителям заинтересованных исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия одновременно. В этом случае для всех визирующих в поле "Направлено" будет установлена текущая дата, а в поле "Срок" - дата отправки плюс количество дней (часов), отведенное на визирование.
Если в процессе согласования проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнитель, учитывая все замечания, подготавливает вторую версию проекта документа. РКПД второй версии наследует часть реквизитов РКПД первой версии, а также список визирующих должностных лиц, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта. После создания второй версии проекта РКПД первой версии становится недоступной для редактирования, ее можно только посмотреть.
6.3. Визирование проекта документа
Для визирования проект документа поступает в папку "На визировании" владельцу кабинета.
Отказ в визировании не допускается.
В окне "Файлы" РКПД прикреплен вложенный электронный документ согласования. Для работы с документом необходимо щелкнуть мышью по названию файла.
Согласование проектов документов осуществляется путем визирования с указанием конкретной даты.
Для визирования документа необходимо щелкнуть мышью по записи РКПД документа, выбрать из меню "Действия" команду "Визировать". Для визирования в подсистеме "Дело-Web" в РКПД в блоке должностных лиц, визирующих проект, в строке с фамилией должностного лица нажать кнопку "Визировать". Откроется окно для ввода и редактирования информации о визировании. В поле, расположенном в левой верхней части окна, необходимо выбрать один из вариантов "Визы" (Согласен, Не согласен, Согласен с замечаниями, Отпуск).
Замечания к проекту документа (при их наличии) излагаются в поле "Текст". Если замечания существенные, то должностное лицо, визирующее проект, сохраняет электронный документ в папке своего компьютера, тип файла "Документ Word 97 - 2003 (*.doc), вносит в текст электронного документа свои замечания, используя инструменты текстового редактора MS Word. Текстовый документ, содержащий правки, именуется по фамилии должностного лица и прикрепляется к РКПД.
(в ред. Постановления
Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 20.12.2011 № 75-ПП)
(см. текст в предыдущей редакции
)
При закрытии окна "Визирование проекта" система будет требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и визирующим должностным лицом, используя ЭЦП. Для осуществления этой процедуры вставьте закрытый ключ ЭЦП в считывающее устройство. В открывшемся окне, содержащем информацию о типе и номере ключевого носителя, введите пароль доступа к ключу и щелкните по кнопке "ОК".
Для просмотра какой-либо версии проекта в поле "Версия" необходимо из раскрывающегося списка выбрать номер нужной версии.
В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего.
Статус РКПД, завизированный всеми должностными лицами, принимает значение "Завизирован".
В случае если период согласования проекта документа выпадает на время отсутствия Первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, информацию в систему "Дело" об их отсутствии вносят помощники указанных должностных лиц, дополнительно отправляя представленный проект документа заместителю Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, исполняющему обязанности в соответствии с распоряжением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, или лицу, исполняющему его обязанности. Для этого при визировании необходимо указать один из вариантов визы ("Отпуск" или "Командировка"), а на требование системы защитить ключом ЭЦП нажать кнопку "Отмена". Отправка на согласование проекта документа выполняется в соответствии с пунктом 6.2
настоящей Инструкции.
(в ред. Постановления
Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 10.06.2011 № 31-ПП)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Если период согласования проекта документа выпадает на время отсутствия Руководителя Аппарата Правительства - заместителя Председателя Правительства, руководителей министерств и ведомств Республики Хакасия, информацию в систему "Дело" об их отсутствии вносят сотрудники приемных, дополнительно отправляя представленный проект документа на согласование исполняющему обязанности руководителя. При визировании необходимо указать один из вариантов визы ("Отпуск" или "Командировка"), на требование системы защитить ключом ЭЦП нажать кнопку "Отмена". Отправка на согласование проекта документа выполняется в соответствии с пунктом 6.2
настоящей Инструкции.
6.4. Подписание проекта документа
На подпись проект документа поступает в папку "На подпись" владельца кабинета.
Чтобы подписать проект, необходимо открыть РКПД документа, подлежащего утверждению. В разделе "Управление проектами" в списке визирующих и подписывающих должностных лиц необходимо выделить строку с фамилией должностного лица, от имени которого требуется ввести информацию о подписании, и выбрать команду "Подписать".
При закрытии окна "Подпись проекта" система будет требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и подписывающим должностным лицом, с помощью ЭЦП.
При подписании проекта используется одно из двух фиксированных значений: "Утверждаю" или "Не утверждаю".
Замечания к проекту документа излагаются в поле "Текст".
Статус РКПД, утвержденной всеми подписывающими должностными лицами, принимает статус "Подписан".
6.5. Отправка проекта документа на регистрацию
Проект документа в статусе "Подписан" можно отправить на регистрацию.
Чтобы отправить проект документа на регистрацию, необходимо в режиме просмотра РКПД выбрать команду "Направить проект на регистрацию".
После отправки на регистрацию статус РКПД принимает значение "На регистрации".
Исполнитель распечатывает лист согласования проекта документа, вложенные электронные документы согласования и передает их в протокольный сектор отдела документационного обеспечения Аппарата Правительства Республики Хакасия.
Для печати листа согласования необходимо выполнить команду "Печать листа согласования" из основного меню РКПД.
6.6. Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта
В папке "Проекты" сотрудника протокольного сектора Аппарата Правительства Республики Хакасия, имеющего право регистрировать документы, созданные на основе утвержденных проектов, накапливаются записи РКПД, готовые к регистрации. Указанный сотрудник выполняет проверку целостности файлов, прикрепленных к РКПД и заверенных ЭЦП исполнителем проекта и визирующими (подписывающими) должностными лицами.
Для регистрации документа необходимо выделить из списка запись соответствующей РКПД и выбрать команду "Регистрировать проект". Откроется окно РК документа, относящейся к той же группе документов, что и проект.
Реквизиты РК автоматически заполняются значениями, установленными в РКПД последней версии. Сотрудник, регистрирующий документ, заполняет недостающие поля РК и сохраняет документ в СЭД.
После регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД получает статус "Зарегистрирован" и удаляется из папки "Управление проектами" кабинета исполнителя проекта.
При необходимости РКПД можно найти и открыть для просмотра с помощью функции "Поиск". Редактирование РКПД со статусом "Зарегистрирован" не допускается.
