АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АСТРАХАНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 августа 2012 г. № 7012
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА,
МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ В СИСТЕМЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В связи с внедрением системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, структурных подразделениях администрации города, муниципальных учреждениях и предприятиях постановляю:
1. Утвердить Регламент
работы администрации города, муниципальных учреждений и предприятий в системе электронного документооборота и делопроизводства.
2. Руководителям структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий:
- обеспечить резерв замещения пользователей системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, структурных подразделениях администрации города, муниципальных учреждениях и предприятиях;
- внести изменения в должностные инструкции сотрудников, ответственных за работу в системе электронного документооборота и делопроизводства, и лиц, замещающих их во время отсутствия согласно Регламенту работы.
3. МБУ г. Астрахани "Информационно-аналитический центр" обеспечить сопровождение прикладного программного обеспечения и технических средств, используемых в администрации города при организации и ведении документооборота.
4. Контроль за выполнением настоящего Постановления администрации города возложить на вице-мэра города, курирующего аппарат администрации города, правовое, кадровое, контрольно-документационное, организационно-информационное, материально-техническое обеспечение, связь с общественностью.
Мэр города
М.Н.СТОЛЯРОВ
Утвержден
Постановлением
администрации города
от 9 августа 2012 г. № 7012
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА, МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
И ПРЕДПРИЯТИЙ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Термины и определения
Алгоритм - точный набор инструкций, описывающих порядок действий исполнителя для достижения результата решения задачи за конечное время.
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие визирующего с содержанием документа.
Документ; документированная информация - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ СЭДД - документ, зарегистрированный в одной из картотек системы электронного документооборота и делопроизводства (далее по тексту - СЭДД).
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Проект документа СЭДД - проект документа, зарегистрированный в СЭДД, доступный автору проекта документа, визирующим и подписывающим лицам.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Информация - сведения о чем-либо независимо от формы их представления.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Картотека органа, структурного подразделения - электронное хранилище регистрационных карточек документов отдельного органа, структурного подразделения, входящего в СЭДД.
Ключ - секретная информация, используемая криптографическим алгоритмом при шифровании/расшифровке сообщений, постановке и проверке цифровой подписи, вычислении кодов аутентичности.
Криптография - наука о методах обеспечения конфиденциальности (невозможности прочтения информации посторонним) и аутентичности (целостности и подлинности авторства, а также невозможности отказа от авторства) информации.
└─────────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────┘
Приложение 6
к Регламенту работы
администрации города,
муниципальных учреждений
и предприятий в системе
электронного документооборота
и делопроизводства
Форма номенклатуры дел
____________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование подразделения) _________ ____________________
(подпись) (Ф.И.О. руководителя
подразделения)
"___" ____________ 20 __ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ № _______
г. Астрахань
На ____________ год
┌────────┬──────────────┬──────────────┬────────────────────┬─────────────┐
│ Индекс │ Заголовок │ Количество │ Срок хранения и │ Примечание │
│ дела │ дела │ единиц │ номер статей по │ │
│ │ │ хранения │ перечню │ │
├────────┼──────────────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├────────┴──────────────┴──────────────┴────────────────────┴─────────────┤
│ 01 - Руководство и контроль │
├────────┬──────────────┬──────────────┬────────────────────┬─────────────┤
│ 01-01 │ │ │ │ │
├────────┼──────────────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────┤
│ 01-02 │ │ │ │ │
└────────┴──────────────┴──────────────┴────────────────────┴─────────────┘
Юрист ___________ ____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Специалист, ответственный ___________ ___________________
за кадровое делопроизводство (подпись) (Ф.И.О.)
