АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 4 сентября 2012 г. № 733
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
ОТ 22.10.2010 № 992
В целях совершенствования организации работы с документами в администрации городского округа город Воронеж администрация городского округа город Воронеж постановляет:
Внести следующие изменения и дополнения в постановление
администрации городского округа город Воронеж от 22 октября 2010 года № 992 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж Воронежской области":
1. В преамбуле
и пункте 1
постановления слова "Воронежской области" исключить.
2. В третьем абзаце подпункта 4.3.5
Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж (далее - Инструкция) слова "или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает в управление делопроизводства и организационной работы для снятия с контроля" исключить.
3. В последнем абзаце подпункта 4.3.5
Инструкции слова "главы городского округа, его первых заместителей, заместителей, иных структурных подразделениях администрации городского округа в папках" заменить словами "ответственных исполнителей".
4. В подпункте 4.4.1
Инструкции последний абзац дополнить предложением следующего содержания: "Канцелярия управления делопроизводства и организационной работы один раз в месяц докладывает заместителю главы администрации - директору департамента административной работы о неисполненных документах".
5. Подпункт 4.4.4
Инструкции дополнить новым абзацем следующего содержания: "При продлении срока исполнения документа об этом в письменной форме с указанием причин продления срока уведомляется заявитель. Уведомление о продлении срока не является основанием для признания поручения исполненным".
6. Пункт 4.4
Инструкции дополнить новыми подпунктами 4.4.6 - 4.4.9 следующего содержания:
"4.4.6. Контроль исполнения поручений, определенных губернатором Воронежской области, заместителями губернатора и заместителями председателя правительства Воронежской области, осуществляют глава городского округа, первые заместители главы администрации городского округа, заместители главы администрации - директора департаментов, руководители структурных подразделений администрации городского округа.
4.4.7. По итогам еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, выездных (иных) совещаний с участием губернатора Воронежской области и заместителей председателя правительства Воронежской области в администрацию городского округа на исполнение поступают протоколы поручений с указанием сроков исполнения каждого поручения.
Для подготовки информации о выполнении поручений, определенных губернатором Воронежской области, ответственные исполнители за 4 дня до указанного в протоколе контрольного срока предоставляют в организационный отдел информацию, подготовленную на имя главы городского округа.
Информация о выполнении поручений, определенных заместителями губернатора и заместителями председателя правительства Воронежской области, готовится за подписью ответственного исполнителя на имя лица, утвердившего протокол поручений. За 4 дня до указанного в протоколе контрольного срока подготовленная информация предоставляется в организационный отдел для последующего согласования с главой городского округа.
4.4.8. По итогам заседаний правительства и президиума правительства Воронежской области в администрацию городского округа на исполнение поступают протоколы поручений.
Если в протоколе поручений указана контрольная дата исполнения и указано должностное лицо правительства Воронежской области, на которое возложен контроль выполнения поручения, то ответственный исполнитель готовит информацию за своей подписью на имя данного должностного лица правительства Воронежской области и для последующего согласования с главой городского округа предоставляет ее в организационный отдел за 4 дня до контрольной даты.
Если в протоколе поручений не указана конкретная дата исполнения, то информация о выполнении поручений, определенных по итогам заседаний правительства и президиума правительства Воронежской области, предоставляется в контрольное управление правительства Воронежской области в соответствии с запросами.
4.4.9. На основании запроса контрольного управления правительства Воронежской области организационным отделом готовятся напоминания о подготовке информации о ходе выполнения поручений, определенных на заседаниях правительства и президиума правительства Воронежской области, а также определенных постановлениями, распоряжениями правительства Воронежской области и указами губернатора Воронежской области в указанные контрольным управлением сроки.
Информация готовится ответственным исполнителем на имя заместителя руководителя контрольного управления правительства Воронежской области и за 4 дня до контрольного срока предоставляется в организационный отдел для последующего согласования с главой городского округа.
Если поручение, определенное губернатором Воронежской области и его заместителями, направлено на рассмотрение нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в резолюции первым".
7. В подпункте 4.5.3
Инструкции шестой абзац дополнить предложением следующего содержания: "Регистрационный номер исходящего документа в системе электронного документооборота состоит из порядкового номера в пределах календарного года".
8. Подпункт 4.5.7
Инструкции дополнить новым абзацем следующего содержания: "Документы для отправки почтовой связью передаются в канцелярию управления делопроизводства и организационной работы до 14.00 час.".
9. Подпункт 4.6.4
Инструкции дополнить предложением следующего содержания: "Внутренняя служебная переписка осуществляется с использование функциональных возможностей системы электронного документооборота".
10. Подпункт 4.7.5
Инструкции изложить в новой редакции:
"4.7.5. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения. Факсограммы, адресованные главе городского округа, первым заместителям главы администрации, регистрируются в канцелярии управления делопроизводства и организационной работы. Факсограммы, адресованные в структурные подразделения, передаются на регистрацию лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях".
11. Пункт 4.8.1
Инструкции исключить.
Глава городского
округа город Воронеж
С.М.КОЛИУХ
