АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 августа 2012 г. № 2584
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА ОТ 15 ИЮЛЯ 2002 Г. № 790
"ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛГОГРАДА"
В целях приведения правовых актов администрации Волгограда в соответствие действующему законодательству Российской Федерации, руководствуясь статьей 39
Устава города-героя Волгограда, постановляю:
1. Внести изменение в постановление
администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. № 790 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Волгограда", Инструкцию по делопроизводству в администрации Волгограда, утвержденную указанным постановлением, изложив раздел 9
в следующей редакции:
"9. Порядок работы с обращениями граждан
9.1. Направление и регистрация обращений граждан:
9.1.1. Под обращениями граждан в настоящем разделе понимаются заявления, предложения и жалобы граждан, поступившие в администрацию Волгограда в письменной форме или в форме электронного документа, а также устные обращения граждан, полученные на личных приемах, проводимых должностными лицами администрации Волгограда, в соответствии с утвержденными графиками.
9.1.2. Обращения граждан, адресованные администрации Волгограда, главе администрации Волгограда, первым заместителям главы администрации Волгограда, заместителям главы администрации Волгограда, управляющему делами администрации Волгограда, регистрируются в отделе обращений граждан контрольного управления администрации Волгограда (далее - отдел обращений граждан).
Обращения граждан, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) и территориальные структурные подразделения (органы) администрации Волгограда (далее - структурные подразделения), регистрируются в структурных подразделениях.
В случае если обращение представляется гражданином лично, по его желанию на втором экземпляре обращения делается отметка о принятии обращения с указанием даты представления обращения гражданином.
9.1.3. При наличии технической возможности работа с обращениями граждан в администрации Волгограда осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - САДД). При отсутствии указанной возможности регистрация и учет обращений граждан осуществляется с использованием специальных журналов учета и регистрации обращений граждан.
9.1.4. Письменное обращение гражданина, имеющее все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, подлежит обязательной регистрации в течение трех рабочих дней со дня поступления в отдел обращений граждан или в структурные подразделения. Обращение, поступившее в администрацию Волгограда в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в общем порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.1.5. После проведения проверки обращения на предмет имеющейся переписки с гражданином исполнителем осуществляются следующие действия в САДД:
вносятся данные о корреспонденте: фамилия, имя, отчество, почтовый индекс, регион, населенный пункт, адрес регистрации, адрес проживания (в случае представления гражданином такой информации), электронный адрес (для направления ответа посредством электронной почты гражданину), льготный состав, пол;
в основную регистрационную карточку (РК) регистратор заносит следующие данные: корреспондент, кому направлено, краткое содержание, рубрика, рубрика (результат рассмотрения), состав обращения, способ доставки, номер письма, полученного заказной почтой, сопроводительный документ (организация, номер, дата документа, кем подписан, краткое содержание), прикрепленный файл письма. В дополнительную РК вносятся следующие данные: вид обращения (заявление, предложение, жалоба), поступило через (при наличии);
номер присваивается автоматически. При сохранении РК информация также автоматически попадает в кабинет главы администрации Волгограда, первых заместителей главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда согласно распределению обязанностей.
9.1.6. После регистрации обращения в САДД на первом листе обращения в нижнем правом углу ставится регистрационный штамп, где указывается номер, присвоенный автоматически в САДД, дата регистрации. При отсутствии возможности проставления в нижнем правом углу регистрационный штамп ставится на любом свободном месте первого листа обращения. При поступлении обращения из государственных органов, региональных органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных и иных организаций этот же номер проставляется в нижнем правом углу сопроводительного документа к обращению гражданина.
9.1.7. Для хранения обращения на бумажном носителе заводится учетное дело, на титульном листе которого в верхнем левом углу проставляется номер дела, год регистрации и заполняются следующие графы: фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес.
9.1.8. После регистрации обращение незамедлительно передается главе администрации Волгограда, первым заместителям главы администрации Волгограда, заместителям главы администрации Волгограда, управляющему делами администрации Волгограда согласно распределению обязанностей, руководителям структурных подразделений для рассмотрения и подготовки соответствующих поручений непосредственным исполнителям.
9.1.9. Поручения по рассмотрению обращений граждан отражаются в резолюциях. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, порядок и характер исполнения поручения, срок исполнения, формы контроля, подпись и дату.
9.1.10. Передача обращений граждан на исполнение без регистрации и резолюции главы администрации Волгограда, первых заместителей главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда, руководителей структурных подразделений не допускается.
9.1.11. Если поручение по рассмотрению обращения гражданина адресовано одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и представление информации об исполнении несет должностное лицо, указанное в поручении первым.
9.1.12. Ввод резолюции в САДД осуществляется помощниками главы администрации Волгограда, первых заместителей главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда (далее - помощники), управляющим делами администрации Волгограда либо иными уполномоченными на то лицами не позднее трех дней со дня регистрации обращения в отделе обращений граждан. Направление обращений на рассмотрение исполнителям посредством САДД, а также текущий контроль за сроками исполнения поручений осуществляют указанные лица.
9.1.13. При необходимости направления поручения курьером или почтой России помощники или иные уполномоченные на то лица обязаны подготовить необходимое количество экземпляров письма, ксерокопии обращений гражданина, приложений к обращениям (по необходимости) по числу исполнителей с учетом одного экземпляра для хранения в учетном деле.
9.1.14. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации Волгограда, направляется в течение семи дней со дня регистрации в отделе обращений граждан или в структурном подразделении в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в подпункте 9.1.17 раздела 9 Инструкции.
9.1.15. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, к компетенции которых относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов.
9.1.16. В случае необходимости в целях объективного рассмотрения обращения гражданина администрация Волгограда запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
9.1.17. Запрещается направлять жалобу гражданина на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае указанной невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
9.1.18. Глава администрации Волгограда, первые заместители главы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда, управляющий делами администрации Волгограда, руководители структурных подразделений, которым были направлены на рассмотрение обращения граждан, дают письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.
9.1.19. Исходящие ответы на обращения граждан, подписанные главой администрации Волгограда, первыми заместителями главы администрации Волгограда, заместителями главы администрации Волгограда, управляющим делами администрации Волгограда, регистрируются в отделе обращений граждан с автоматическим присвоением номера в САДД и со всеми относящимися к ним материалами передаются в отдел документального контроля контрольного управления администрации Волгограда для отправки адресатам.
9.1.20. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в общем порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.1.21. Содержание устного обращения, полученного на личном приеме, заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации.
Устное обращение подлежит регистрации в САДД. В РК устного обращения регистратор вносит следующие реквизиты: в основную РК - данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество, город, почтовый индекс, адрес регистрации, адрес проживания, электронный адрес (при наличии), регион, льготный состав, пол, кому направлено, краткое содержание, рубрика, рубрика (результат рассмотрения), фактическая дата. В дополнительную РК вносятся следующие данные: вид обращения (заявление, предложение, жалоба), кем принят гражданин.
9.2. Сроки рассмотрения обращений граждан:
9.2.1. Письменное обращение, поступившее в администрацию Волгограда, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в отделе обращений граждан или в структурном подразделении. При этом структурными подразделениями в указанный срок рассматриваются обращения, непосредственно направленные гражданами в их адрес или в адрес должностных лиц этих структурных подразделений.
Срок рассмотрения обращения гражданина, поступившего в адрес администрации Волгограда или должностных лиц администрации Волгограда и направленного на исполнение в структурное подразделение, начинается с даты его регистрации в отделе обращений граждан.
9.2.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного подпунктом 9.1.16 раздела 9 Инструкции, глава администрации Волгограда либо иное уполномоченное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
9.2.3. Если окончание срока исполнения обращения приходится на выходной или праздничный день, ответ гражданину дается в день, предшествующий выходному или праздничному дню.
9.3. Порядок рассмотрения отдельных обращений граждан:
9.3.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
9.3.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
9.3.3. Администрация Волгограда, должностное лицо администрации Волгограда при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
9.3.4. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
9.3.5. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми им обращениями в администрацию Волгограда, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации Волгограда либо иное уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу с обязательным уведомлением гражданина о данном решении.
9.3.6. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
9.3.7. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию Волгограда или соответствующему должностному лицу администрации Волгограда.
9.4. Обращения граждан, ответы на обращения граждан и приложенные к ним документы хранятся в отделе обращений граждан и в структурных подразделениях в течение срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.
9.5. Рассмотрение обращений граждан в части, не регламентированной настоящим разделом, осуществляется в администрации Волгограда в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации".
2. Комитету информационной политики администрации Волгограда опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Волгограда Гавву В.А.
И.о. главы
администрации Волгограда
В.А.СОБАКАРЬ
