ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 сентября 2011 г. № 2758
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛГОГРАДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
(в ред. постановлений администрации Волгограда
от 14.08.2012 № 2502
, от 14.09.2012 № 2717
)
В целях совершенствования организации работы с документами в администрации Волгограда, территориальных и отраслевых структурных подразделениях администрации Волгограда, руководствуясь статьей 36
Устава города-героя Волгограда, постановляю:
1. Утвердить Правила
делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях (прилагаются).
2. Архивному отделу администрации Волгограда до 01 октября 2012 г. разработать типовую инструкцию по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений.
(п. 2 в ред. постановления
администрации Волгограда от 14.09.2012 № 2717)
(см. текст в предыдущей редакции
)
3. Управлению информатизации администрации Волгограда до 01 декабря 2012 г. разработать порядок работы с электронными документами в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях.
(п. 3 в ред. постановления
администрации Волгограда от 14.09.2012 № 2717)
(см. текст в предыдущей редакции
)
4. Департаменту информационной политики администрации Волгограда опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Сафонова С.В.
Временно исполняющий
полномочия главы Волгограда
А.В.КОРЕНЬКОВ
Утверждены
постановлением
администрации Волгограда
от 15 сентября 2011 г. № 2758
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
(в ред. постановлений администрации Волгограда
от 14.08.2012 № 2502
, от 14.09.2012 № 2717
)
1. Общие положения
1.1. Правила делопроизводства в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации Волгограда, отраслевых (функциональных) и территориальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда (далее - структурные подразделения).
1.2. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
2. Основные понятия
кино- и фотодокументы - через 5 лет;
видео- и фонодокументы - через 3 года.
5.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами администрации Волгограда, руководителя структурного подразделения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу является номенклатура дел.
5.11. Типовая инструкция по делопроизводству для администрации Волгограда и ее структурных подразделений не должна противоречить положениям Правил.
(п. 5.11 в ред. постановления
администрации Волгограда от 14.09.2012 № 2717)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Архивный отдел
администрации Волгограда
Приложение
к Правилам делопроизводства
в администрации Волгограда и
ее структурных подразделениях,
утвержденным постановлением
администрации Волгограда
от 15 сентября 2011 г. № 2758
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
ИХ УЧЕТА И ПОИСКА В СИСТЕМАХ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА,
СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
1. Отправитель, его юридический адрес (предприятие, организация - автор документа).
2. Адресат, его юридический адрес.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Заголовок к тексту (краткое содержание).
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов документа.
14. Указания по исполнению документа.
15. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
Архивный отдел
администрации Волгограда
