УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 22 октября 2012 г. № 234-од
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМ
КАЗЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИВ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ" УСЛУГИ "ВЫПОЛНЕНИЕ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ
ЛИЦ, В ТОМ ЧИСЛЕ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ"
В целях организации, повышения эффективности и качества предоставления услуги, в соответствии с Положением
об управлении государственной архивной службы Новосибирской области, утвержденным постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222, приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила
предоставления государственным казенным учреждением Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" услуги "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц, в том числе в электронной форме".
2. Государственному казенному учреждению Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" обеспечить предоставление услуги в соответствии с указанными Правилами
.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
И.о. начальника управления
Е.В.ИВАНОВСКАЯ
Утверждены
приказом
управления государственной архивной
службы Новосибирской области
от 22.10.2012 № 234-од
ПРАВИЛА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМ КАЗЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ НОВОСИБИРСКОЙ
ОБЛАСТИ" УСЛУГИ "ВЫПОЛНЕНИЕ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ
ЗАПРОСОВ ЮРИДИЧЕСКИХ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ,
В ТОМ ЧИСЛЕ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ"
I. Общие положения
1. Правила предоставления государственным казенным учреждением Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" услуги "Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц, в том числе в электронной форме" (далее - Правила) разработаны в целях повышения эффективности и качества предоставления услуги и регулируют отношения между юридическими или физическими лицами, обратившимися с запросом, и государственным казенным учреждением Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" и филиалом государственного казенного учреждения Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" "Архив социально-политической истории и документов по личному составу Новосибирской области" при предоставлении услуги.
2. В настоящих Правилах применяются следующие основные понятия:
архив - учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, иная информация);
заявители - физические или юридические лица либо их уполномоченные представители, обратившиеся с запросом о предоставлении услуги, выраженным в письменной или электронной форме.
3. Нормативные правовые акты, регулирующие отношения, возникающие в связи с предоставлением услуги:
Для текущего контроля используются сведения, имеющиеся в базе данных "АКИЗ", служебная корреспонденция, устная и письменная информация специалистов архива или филиала архива, участвующих в предоставлении услуги.
21. Контроль полноты и качества предоставления услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива или филиала архива.
Ежедневный контроль соблюдения сроков и качества предоставления услуги осуществляется при подписании подготовленных специалистами ответов на запросы путем проверки даты регистрации, даты исполнения и соответствия подготовленного ответа сути запроса.
Плановые проверки полноты и качества предоставления услуги проводятся комиссией архива по проверке качества ответов, подготовленных отделом исполнения социально-правовых запросов филиала архива или отделом использования и публикации документов архива, не реже одного раза в квартал.
Плановые проверки полноты и качества предоставления архивом или филиалом архива услуги проводит управление ГАС НСО в соответствии с планом работы управления ГАС НСО.
Внеплановые проверки полноты и качества предоставления услуги проводятся в случае поступления жалобы (претензии) заявителя. Для проведения внеплановой проверки приказом директора архива формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты архива и его филиала, а при необходимости представители управления ГАС НСО (по согласованию). Результаты проверки и принятые меры доводятся до сведения заявителя.
Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
22. Контроль за предоставлением услуги со стороны заявителя осуществляется путем получения оперативной информации от ведущего архивиста отдела исполнения социально-правовых запросов филиала архива, ответственного за регистрацию запроса, по телефону или при непосредственном обращении, а также посредством электронной почты или модуля "АКИЗ" в разделе "Электронный архив области", размещенном на официальном сайте Правительства Новосибирской области www.nso.ru.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) учреждения, предоставляющего
услугу, и его должностных лиц
23. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива или филиала архива, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления услуги, могут быть обжалованы заявителями, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями.
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении услуги;
2) нарушение срока предоставления услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области для предоставления услуги;
4) отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области;
5) затребование с заявителя при предоставлении услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области;
6) отказ архива или филиала архива, должностных лиц архива или филиала архива в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
24. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба, поданная в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официальных сайтов управления ГАС НСО, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба должна содержать:
1) наименование архива или филиала архива, должностного лица архива или филиала архива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архива или филиала архива, должностного лица архива или филиала архива;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архива или филиала архива, должностного лица архива или филиала архива.
25. Излагая в жалобе доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архива или филиала архива, должностного лица архива или филиала архива, заявитель имеет право в целях подтверждения доводов затребовать копии архивных документов, на основании которых ему был подготовлен ответ.
26. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива или филиала архива, участвующих в предоставлении услуги, могут быть обжалованы:
в управление ГАС НСО, начальнику управления ГАС НСО (на действия и решения архива или филиала архива);
заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС НСО (на действия и решения управления ГАС НСО).
27. Жалоба, поступившая в архив или филиал архива, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архива или филиала архива или должностного лица архива или филиала архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
28. По результатам рассмотрения жалобы архив или филиал архива принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивом или филиалом архива опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новосибирской области, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 28
, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
29. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.
Ответ на жалобу не дается, если:
- в жалобе не указан заявитель, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- текст жалобы не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, при этом заявитель уведомляется о недопустимости злоупотребления своим правом;
- в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архив или филиал архива или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу;
- ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, при этом заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
30. В случае если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы должностными лицами архива или филиала архива, или решение ими не было принято, то заявитель вправе обратиться в управление ГАС НСО, к заместителю Председателя Правительства Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС НСО, или обжаловать принятое решение в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
31. Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы заявитель может получить непосредственно в помещении архива, филиала архива или управления ГАС НСО при личном обращении, по телефону, посредством обычной почтовой связи или электронной почты.
