АДМИНИСТРАЦИЯ ИВДЕЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 марта 2011 г. № 167
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ИВДЕЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН, ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ
И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ НА ОСНОВЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
В соответствии с Федеральными законами от 25.12.2008 № 273-ФЗ
"О противодействии коррупции", от 27.07.2010 № 210-ФЗ
"Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", руководствуясь статьей 28
Устава Ивдельского городского округа, постановляю:
1. Утвердить "Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации Ивдельского городского округа муниципальной услуги по организации информационного обеспечения и исполнения запросов граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов" (прилагается).
2. Опубликовать данное Постановление в газете "Северная звезда".
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы администрации Ивдельского городского округа по социальным вопросам Трунину Т.В.
Глава
Ивдельского городского округа
П.М.СОКОЛЮК
Утвержден
Постановлением администрации
Ивдельского городского округа
от 2 марта 2011 г. № 167
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ
ИВДЕЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ
ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН, ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ
НА ОСНОВЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по организации информационного обеспечения и исполнения запросов, связанных с предоставлением архивных документов (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Ивдельского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления, архивными органами, организациями, предприятиями и гражданами при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов, связанных с предоставлением архивных документов, осуществляется в соответствии с Конституцией
Российской Федерации, Федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ
"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ
"Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.10.2003 № 131-ФЗ
"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Областным законом
от 22.11.2008 "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области", Приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Уставом
Ивдельского городского округа и Положением
об архивном отделе, утвержденным Постановлением администрации Ивдельского городского округа от 11.02.2011 № 118.
1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом на основании архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, а также архивных документов, являющихся государственной собственностью Свердловской области.
1.4. Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.
Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться непосредственно специалистами, путем использования средств телефонной связи, посредством использования сетей Интернет.
2.2. Место нахождения архивного отдела: - г. Ивдель Свердловской области, ул. Ворошилова, д. 8а.
Почтовый адрес для направления документов и запросов: 624590, г. Ивдель Свердловской области, ул. Ворошилова, д. 8а.
Электронный адрес архивного отдела администрации Ивдельского городского округа archiv_ivdel@mail.ru.
Телефон архивного отдела, организующего предоставление муниципальной услуги, - 8 (34386) 2-12-59.
График работы архивного отдела администрации Ивдельского городского округа:
понедельник - пятница:
09.00 - 18.15; перерыв с 13.00 до 14.00; суббота, воскресенье - выходные дни.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
12. Время по оказанию муниципальной услуги:
Понедельник - 09.00 - 17.00 - юридические лица;
Вторник - 09.00 - 17.00 - физические лица;
Среда - 09.00 - 17.00 - юридические лица;
Четверг - неприемный день;
Пятница - 09.00 - 17.00 - физические лица.
2.3. Индивидуальное устное информирование заявителя.
Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела при личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги или по телефону при их непосредственном обращении.
При невозможности инспектора самостоятельно ответить на поставленные вопросы вопрос должен быть переадресован на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения потребителю результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.
Время ожидания консультации не должно превышать 30 минут.
Время, отведенное для информирования получателя услуги, не более 15 минут (по телефону не более 5 мин.).
2.4. Индивидуальное письменное информирование заявителя.
Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений либо предоставляется в архивном отделе в руки заявителю.
Начальник архивного отдела рассматривает обращение лично либо передает обращение инспектору отдела для подготовки ответа.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица).
Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.
2.5. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.
Запросы, поступающие в архивный отдел:
о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, подтверждающие их имущественные права и иное в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера).
Срок исполнения запросов по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях руководитель отдела либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с письменным объяснением задержки исполнения срока запроса.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, другие муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые документы.
Подлинные архивные документы заявителям не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии затребованных документов.
2.6. Конечный результат предоставления муниципальной услуги.
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов.
Архивная справка - документ, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка - документ, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
Тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.
Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.
2.7. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, копии свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, о смерти и иное.
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
запросы, поступившие в архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента регистрации возвращаются в организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями;
запросы и Интернет - обращения, не содержащие полные Ф.И.О., полного почтового адреса или электронного адреса заявителя;
запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
2.9. Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги.
Места предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим и противопожарным правилам, оборудованы системами, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
Рабочие места работников, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, канцелярскими и расходными материалами, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме.
Места для проведения приема граждан оборудуются стульями, столами, информационными стендами, канцелярскими принадлежностями.
В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов).
2.10. Требования к платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов, связанных с предоставлением архивных документов, является бесплатной муниципальной услугой.
3. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
3.1. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение;
подготовка, оформление и направление ответов заявителям.
3.2. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица в архивный отдел с заявлением (запросом).
Запрос пользователя рассматривается и исполняется отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Поступившие в отдел заявления регистрируются в течение 3 дней со дня поступления должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов. При регистрации запросу присваивается регистрационный номер, указываются имя, отчество и фамилия заявителя (представителя организации) в именительном падеже и адрес.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальнику архивного отдела.
3.3. Начальник архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов. Определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения, местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса, возможность исполнения запроса.
3.4. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
3.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).
Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью архивного отдела и подписью руководителя архивного отдела.
При направлении архивных справок, копий, выписок по почте к ним прилагается сопроводительное письмо.
В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и иное. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.6. Порядок контроля за исполнением муниципальной услуги.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на действия (бездействия) работников архивного отдела.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению запросов, связанных с предоставлением архивной информации, осуществляется заместителем Главы администрации Ивдельского городского округа, а также Управлением архивами Свердловской области в части использования документов, являющихся государственной собственностью Свердловской области.
3.7. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
Действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.
В административном порядке граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, к главе Ивдельского городского округа.
Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
