ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ
И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 26 октября 2011 г. № 91
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Постановление Правительства Пензенской обл. № 150-пП издано 24.03.2006, а не 24.03.2009.
В целях совершенствования организации документационного обеспечения Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - Департамент), обеспечения сохранности и передачи документов постоянного срока хранения в ГБУ "Государственный архив Пензенской области", руководствуясь Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" (с последующими изменениями), Положением
о Департаменте информационной политики и средств массовой информации Пензенской области, утвержденным постановлением Правительства Пензенской области от 24.03.2009 № 150-пП (с последующими изменениями), приказываю:
1. Утвердить инструкцию
по делопроизводству Департамента (далее - Инструкция) согласно приложению № 1 к настоящему приказу и согласовать ее с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и архива Пензенской области.
2. Назначить:
Специалиста 1 разряда информационно-аналитического отдела (Спиридонова Виктория Владимировна) ответственным за делопроизводство в Департаменте.
Лиц, ответственных за ведение текущего делопроизводства в отделах Департамента, согласно приложению № 2
к настоящему приказу.
3. Лицам, указанным в пункте 2
настоящего приказа, обеспечить организацию делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции
.
4. Утвердить номенклатуру
дел Департамента, согласно приложению № 3 к настоящему приказу.
5. Создать постоянно действующую экспертную комиссию по делопроизводству Департамента (далее - экспертная комиссия), утвердив ее состав
согласно приложению № 4 к настоящему приказу.
6. Утвердить Положение
об экспертной комиссии, согласно приложению № 5 к настоящему приказу.
7. Начальнику отдела организационной работы и учета Департамента ознакомить под роспись всех государственных гражданских служащих Пензенской области, замещающих должности государственной гражданской службы в Департаменте, с настоящим приказом.
8. Настоящий приказ вступает в силу с 01.11.2011 года.
9. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Департамента.
Начальник Департамента
Н.К.ДАВЫДОВА
Приложение № 1
к приказу
Департамента информационной
политики и средств массовой
информации Пензенской области
Утверждена
Начальник Департамента
информационной политики и
средств массовой информации
Пензенской области
____________ Н.К. Давыдова
"_____" __________ 2011 г.
ИНСТРУКЦИЯ
1.2 В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями), типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
1.3 ЭК возглавляет начальник Департамента, а ее секретарем является специалист, ответственный за делопроизводство в Департаменте.
II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
1.1 Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
2.2 Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.
2.3 Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1 Организует и проводит совместно со специалистами отдела организационной работы и учета Департамента и ГБУ "Государственный архив Пензенской области" работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения или к уничтожению.
3.2 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3 Рассматривает и представляет:
- на утверждение экспертно-проверочной комиссии ГБУ "Государственный архив Пензенской области" (далее - ЭПК), а затем на утверждение начальника Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - начальник Департамента) описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК");
- на согласование ЭПК, а затем на утверждение начальника Департамента - сводную номенклатуру дел Департамента;
- на рассмотрение ЭПК - предложения по изменению сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
- на утверждение начальнику Департамента - акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4 Совместно со специалистами, ответственными за делопроизводство в управлениях (отделах) Департамента консультирует и проводит обучение по организации работы с документами.
IV. ПРАВА ЭК
ЭК имеет право:
4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации отделам Департамента и их отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2 Запрашивать от начальников отделов письменное объяснение о причине утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3 Заслушивать на своих заседаниях начальников отделов Департамента о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах утраты документов.
4.4 Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей ГБУ "Государственный архив Пензенской области" и сторонних организаций.
4.5 Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6 Информировать начальника Департамента по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1 ЭК работает в тесном контакте с ЭПК и получает от нее организационно-методические указания.
5.2 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются не позднее, чем через 10 рабочих дней с момента их поступления.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
5.4 Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
5.5 Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением ЭК решений, возлагается на секретаря комиссии.
