ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ВИЧУГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 июня 2012 г. № 369-п
О СОЗДАНИИ АРХИВА ВИЧУГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
На основании Федерального закона
РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации" и Федерального закона
№ 131-ФЗ от 06.10.2003 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также в связи с необходимостью обеспечения сохранности, хранения, комплектования, учета и использования документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное и экономическое значение, постановляю:
1. Образовать в составе администрации Вичугского муниципального района Архив Вичугского муниципального района (далее - Архив), выполняющий функции муниципального архива, для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела.
2. Ответственным за отбор, упорядочение, учет, сохранность и использование документов Архивного фонда Вичугского муниципального района, образующихся в результате деятельности органов местного самоуправления муниципального района, городских и сельских поселений, учреждений, предприятий и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Вичугского муниципального района, назначить ведущего специалиста по контролю за исполнением документов и архивному делу.
3. Ведущему специалисту по контролю за исполнением документов и архивному делу разработать Положение
об Архиве Вичугского муниципального района.
4. Заместителю главы администрации Кутузову Ю.В. организовать передачу дел по акту из архивного отдела городского округа Вичуга в Архив Вичугского муниципального района.
5. Ведущему специалисту по контролю за исполнением документов и архивному делу принять документы в количестве 20408 (двадцать тысяч четыреста восемь) единиц хранения за 1939 - 2005 г. г. и научно-справочный аппарат (НСА) ко всем передаваемым фондам учреждений, предприятий и организаций.
6. В средствах массовой информации сообщить о новом месте расположения Архива Вичугского муниципального района по адресу: Ивановская область, г. Вичуга, ул. Н. Куликовой, д. 8.
7. Настоящее постановление вступает в законную силу с момента его подписания.
8. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации, руководителя аппарата Кутузова Ю.В.
Глава администрации
Вичугского муниципального района
Е.Л.ГРИГОРЬЕВА
Приложение № 1
к постановлению
администрации
Вичугского муниципального района
от 01.06.2012 № 369-п
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ВИЧУГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Вичугский муниципальный Архив является самостоятельным структурным подразделением администрации Вичугского муниципального района без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации Вичугского муниципального района в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: вместо слов "архивах Ивановской области" следует читать "архивах".
1.2. Вичугский муниципальный Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными законами, Основами законодательства
РФ "Об Архивном фонде и архивах Ивановской области", Законом
Ивановской области "О местном самоуправлении", Уставом
Вичугского муниципального района, правовыми актами района, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, архивного отдела Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области и настоящим Положением.
1.3. Положение о Вичугском муниципальном Архиве утверждается главой администрации Вичугского муниципального района, согласовывается с архивным отделом Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области.
В положении закрепляются организационно-правовой статус Архива, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.4. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих работников муниципального архива устанавливаются главой администрации Вичугского муниципального района.
1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение муниципального архива осуществляется за счет средств бюджета администрации Вичугского муниципального района.
1.6. Администрация Вичугского муниципального района обеспечивает Архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами и функциями муниципального архива являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в Архив; представление в установленном порядке учетных данных в архив администрации области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление городским и сельским поселениям администрации Вичугского муниципального района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в районном архиве.
2.2. Вичугский муниципальный Архив обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ивановской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования городских и сельских поселений Вичугского муниципального района;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ивановской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации Вичугского муниципального района, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Ивановской области;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;
- печатных, аудиовизуальных и др. материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.3. Вичугский муниципальный Архив по согласованию с администрацией Вичугского муниципального района может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.4. Документы негосударственной части Архивного фонда Ивановской области поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации Вичугского муниципального района.
2.5. Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для истории района, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования муниципального архива, утверждаемых главой Вичугского муниципального района и согласовываемых с архивным отделом Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор, прием документов постоянного (долговременного) хранения в районный архив;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.
2.6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий района.
2.7. Содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Вичугского муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, в т.ч.:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города и района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования районного архива и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в архивный отдел Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив в порядке, установленном архивным отделом Администрации Ивановской области;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.8. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
- организация работы пользователей документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий, выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.9. Реализация отдельных государственных полномочий администрации Вичугского муниципального района в сфере архивного дела в установленном в Ивановской области законодательстве, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3. ПРАВА
Вичугскому муниципальному Архиву для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию Вичугского муниципального района в учреждениях, организациях и предприятиях района по вопросам, входящим в компетенцию районного архива, определенных в настоящем Положении.
3.2. Вносить на рассмотрение администрации Вичугского муниципального района и архивного отдела администрации Ивановской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение предприятиями, организациями и учреждениями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и архивного законодательства Ивановской области.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Вичугского муниципального района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, предприятий и учреждений района для участия в решении вопросов по сохранности документов.
3.8. Ставить перед администрациями городских и сельских поселений Вичугского муниципального района, органами государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, архивным отделом Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Вичугский муниципальный Архив возглавляет ведущий специалист по контролю за исполнением документов и архивному делу. Специалист Архива является муниципальным служащим и входит в штат администрации Вичугского муниципального района.
Специалист назначается и освобождается главой администрации Вичугского муниципального района.
При смене специалиста муниципального архива прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также представителя архивного отдела Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области. Акт приема-передачи утверждается начальником архивного отдела Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области.
4.2. Ведущий специалист муниципального архива:
4.2.1. Организует деятельность Архива в порядке, определенном Уставом
Вичугского муниципального района и настоящим Положением, а также несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и функций, специалист уполномочен направлять в архивный отдел Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области материалы о выявленных правонарушениях для привлечения к ответственности виновных в соответствии с действующим законодательством.
4.2.2. Отчитывается о работе муниципального архива и состоянии архивного дела перед районной администрацией и в установленном порядке - перед архивным отделом Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области.
4.3. Деятельность муниципального архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией Вичугского муниципального района с учетом рекомендаций архивного отдела Департамента культуры и культурного наследия администрации Ивановской области.
4.4. Реорганизация или ликвидация районного архива осуществляется главой администрации Вичугского муниципального района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Вичугского муниципального Архива передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один их государственных архивов Ивановской области в установленном порядке.
