АДМИНИСТРАЦИЯ САРАКТАШСКОГО РАЙОНА
ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 июня 2011 г. № 1140-п
О Положении "Об организации контроля за исполнением
документов в администрации Саракташского района
и его структурных подразделениях"
1. Утвердить Положение
"Об организации контроля за исполнением документов в администрации Саракташского района и его структурных подразделениях".
2. Заместителю главы администрации района, руководителю аппарата главы района (Миронов А.П.) обеспечить организацию контроля за исполнением документов вышестоящих органов, постановлений администрации района, решений Совета депутатов района, поручений главы района, предложений, заявлений и жалоб граждан, поступающих в администрацию района.
3. Организационному, общему отделам администрации района обеспечить изготовление бланков, необходимых для осуществления контроля за исполнением документов.
4. Главам муниципальных образований сельских поселений внести изменения и утвердить "Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации ____________ сельсовета".
Глава администрации
Саракташского района
Оренбургской области
Б.Н.ЖАНБАЕВ
Приложение
к постановлению
администрации
Саракташского района
Оренбургской области
от 6 июня 2011 г. № 1140-п
ПОЛОЖЕНИЕ
об организации контроля за исполнением документов
в администрации Саракташского района
и его структурных подразделениях
Настоящее Положение определяет порядок контроля за исполнением документов вышестоящих органов, постановлений администрации района, поручений главы района, решений Совета депутатов района, предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в администрацию Саракташского района.
I. Общие положения
1. Контролю подлежат следующие виды документов:
- Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
- Решения Законодательного Собрания Оренбургской области, законы Оренбургской области, распоряжения Губернатора области - председателя Правительства Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, поручения Губернатора области - председателя Правительства Оренбургской области и его заместителей по служебным документам, другие документы вышестоящих органов государственной власти и управления;
- постановления администрации района;
- решения Совета депутатов района;
- поручения главы района;
- предложения, заявления и обращения граждан, поступившие в администрацию района.
2. В организационную структуру службы контроля за исполнением документов в администрации района входят:
- глава района;
- заместители главы администрации района;
- специалисты организационного отдела, общего отдела;
- начальники отделов, управлений администрации района.
3. Всю ответственность за исполнением документов в администрации района несут глава, его заместители по отраслям, закрепленным за ними в соответствии с распределением обязанностей в администрации.
В системе контроля исполнения документов они являются ответственными исполнителями.
4. Ответственные исполнители через руководителей отделов, комитетов, главных и ведущих специалистов, других должностных лиц организуют контроль за общим ходом исполнения контролируемых документов.
5. Исполнителями документов являются отделы, управления администрации района, муниципальные образования сельских поселений, руководители предприятий, организаций всех форм собственности.
6. Организационное и методическое руководство работой по организации контроля исполнения документов осуществляется заместителем главы администрации района, руководителем аппарата главы района.
7. В целях организации контроля за исполнением документов в администрации района образуется группа контроля. Члены группы, ответственные за контроль исполнения, закрепляются за отделами или отраслями: сельское хозяйство, промышленность, строительство, транспорт, торговля, финансы, культура, образование, здравоохранение, спорт, работа административных органов и т.д.
Руководителем группы контроля и проверки исполнения документов утверждается заместитель главы администрации района, руководитель аппарата главы района.
В группу контроля входят штатные работники аппарата администрации, ее отделов, управлений. В отдельных случаях в состав группы можно вводить активистов, хорошо знающих эту работу.
8. Ответственность за фактическое исполнение распорядительных документов по срокам, объему и качеству возлагается на руководителей структурных подразделений администрации.
II. Регистрация, прохождение и контроль за исполнением
документов вышестоящих органов государственной власти
и управления в администрации района
и его структурных подразделениях
1. Документы вышестоящих государственных и законодательных органов, поступившие в администрацию района регистрируются в общем отделе в день их поступления.
2. На каждое постановление, распоряжение, решение вышестоящих органов государственной власти и управления в общем отделе составляется 2 экземпляра регистрационной карточки.
3. Документ после регистрации передается главе района (в его отсутствие - первому заместителю главы администрации района).
4. На документе глава района или его заместитель определяет кому, что и в какой срок необходимо сделать.
5. Общий отдел в соответствии с резолюцией главы района проставляет знак контроля "К" на левом поле документа, составляет 2 экз. учетно-контрольной карточки (форма № 1), заводит контрольное дело, совместно с ответственным исполнителем разрабатывает план мероприятий по выполнению документов, доводит до члена группы контроля текст документа, план мероприятий по выполнению и сроки исполнения документа.
Первый экземпляр учетно-контрольной карточки с подписью ответственного исполнителя и контрольное дело остается у исполнителя, копия документа - в общем отделе.
6. Общий отдел осуществляет контроль за своевременностью подготовки постановлений администрации по документам вышестоящих органов государственных и законодательных органов.
Проекты постановлений администрации района во исполнение документов вышестоящих органов готовятся исполнителями в сроки, указанные в резолюциях, при отсутствии такого указания в 10-дневный срок со дня получения документа исполнителем. Днем исполнения является день сдачи согласованного первого экземпляра проекта постановления в общий отдел администрации.
Если в процессе исполнения документа выясняется невозможность соблюдения указанного срока, то срок исполнения подлежит продлению у главы района не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа.
В противном случае документ считается неисполненным в срок.
7. За 10 дней до окончания срока исполнения документа исполнитель готовит справку о выполнении или ходе выполнения и представляет ее в общий отдел. В случае непредоставления информации начальник общего отдела вправе потребовать от исполнителя своевременного выполнения намеченных мероприятий.
8. За нарушение сроков подготовки проектов постановлений во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов, неисполнение в установленные сроки распорядительных документов вышестоящих органов несет персональную ответственность руководитель соответствующего отдела, управления администрации района.
9. Распорядительные документы вышестоящих органов снимаются с контроля документами соответствующих органов. При снятии документа с контроля контрольное дело остается для хранения в общем отделе в течение 3 лет.
10. Общий отдел делает отметку в первом экземпляре учетно-контрольной карточки и в регистрационной карточке об исполнении документа. Второй экземпляр учетно-контрольной карточки помещается в карточку снятых с контроля документов вышестоящих государственных органов.
11. Общий отдел ежеквартально анализирует исполнение документов вышестоящих органов, готовит информацию о ходе исполнения документов вышестоящих органов государственной власти, находящихся на контроле в администрации области (форма № 2).
12. Общий отдел по результатам анализа работы с документами вышестоящих органов вносит свои предложения на заседание группы контроля, на аппаратные совещания у главы района о ее совершенствовании.
13. Документы вышестоящих органов с грифом "Секретно" регистрируются, докладываются руководству администрации района и контролируются специалистом по спецработе администрации района.
III. Решения Совета депутатов района,
постановлений администрации района
1. Решения Совета депутатов района (далее - Совет), постановления администрации района, в которых четко указаны задания, сроки их выполнения, конкретные исполнители ставятся на контроль по указанию главы района или заместителя главы администрации района, руководителя аппарата главы района.
2. Контроль за организацией и фактическим исполнением документов осуществляют руководители отделов, управлений администрации района, группа контроля. Делопроизводственный контроль за соблюдением сроков исполнения ведет организационный отдел.
3. Организационный отдел ведет контроль за исполнением решений Совета, постановлений администрации района по журнальной системе, заводится контрольное дело с контрольным листом.
4. Контрольное дело ведется организационным отделом. В контрольном деле отражаются меры по организации выполнения документа, помещаются статистические, информационные и другие отчетные материалы, характеризующие работу по выполнению документа, вплоть до снятия с контроля. Информации, справки о ходе выполнения или о выполнении решений, постановлений запрашиваются организационным отделом от исполнителей за 10 дней до окончания сроков исполнения.
5. Ход выполнения решений Совета, постановлений администрации района рассматриваются группой контроля за исполнением документов в администрации района.
Рекомендуется вопросы о ходе исполнения документов в администрации района заслушивать на аппаратных совещаниях у главы района, в отделах, управлениях администрации района.
На основе полученной информации о выполнении решения, постановления ответственный исполнитель вносит предложение главе района о снятии документа с контроля или продлении срока его исполнения.
Решения Совета, постановления администрации района снимаются с контроля соответственно решением Совета, распоряжением главы района о снятии с контроля.
Организационный отдел ежеквартально анализирует исполнение решений Совета, постановлений администрации района, готовит информацию о ходе выполнения решений Совета, постановлений администрации района, находящихся на контроле.
При исполнении документа и снятии его с контроля организационным отделом делается соответствующая отметка в журнале. Распоряжение о снятии с контроля помещается в контрольное дело. Контрольное дело хранится в организационном отделе в течение 3 лет.
IV. Поручения главы района, данные на расширенном
аппаратном совещании администрации района
и иных совещаниях
1. Поручения главы района, содержащие четкие указания, сроки их выполнения и конкретных исполнителей ставятся на контроль организационным отделом администрации района.
2. Организационный отдел администрации района заводит карточку поручений главы района и незамедлительно направляет ее исполнителям.
3. Учет поручений главы района ведется по журнальной системе.
4. Информации, справки о ходе выполнения поручения или о выполнении поручения предоставляются в организационный отдел администрации района исполнителями в установленные сроки.
5. Вопросы о выполнении поручений главы района заслушиваются на аппаратных совещаниях администрации района.
V. Предложения, заявления, жалобы граждан,
поступающие в администрацию района
1. Работа с письмами, заявлениями, жалобами граждан, поступившими в администрацию района, определяется Положением.
2. Предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются в общем отделе, рассматриваются главой района, заместителями главы района и передаются в отделы, управления, администрации сельпоссоветов для учета и разрешения поставленных в них вопросов.
3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрацию района осуществляют общий отдел, группа контроля за исполнением документов.
4. Результаты анализа контроля за исполнением и соблюдением сроков исполнения поступивших писем, предложений, жалоб граждан ежемесячно доводятся до сведения главы района, заместителя главы администрации района, руководителя аппарата главы района.
VI. Материально-техническое обеспечение делопроизводства
по контролю за исполнением документов, хранение документов
1. Обеспечение аппарата администрации района техническими средствами, формами, бланками, контрольными карточками, папками для хранения контрольных дел осуществляет общий отдел.
2. Хранение документов администрации района, контрольных дел и карточек, сдача их в архив производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации района.
