ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 июня 2011 г. № 144/781-4
ОБ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
Заслушав и обсудив сообщение секретаря избирательной комиссии Астраханской области В.М. Мизовой, избирательная комиссия Астраханской области постановляет:
1. Утвердить Инструкцию
по делопроизводству в избирательной комиссии Астраханской области (прилагается).
2. Признать утратившим силу Постановление избирательной комиссии Астраханской области от 28 октября 2005 года № 40/594-3 "Об Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Астраханской области".
Председатель комиссии
И.М.КОРОВИН
Секретарь комиссии
В.М.МИЗОВА
Утверждена
Постановлением избирательной
комиссии Астраханской области
от 30 июня 2011 г. № 144/781-4
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в избирательной комиссии Астраханской области (далее - избирательная комиссия).
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями.
Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных
гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле
в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций
по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Постановлением
Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6
Инструкции.
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.
1.6. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").
Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с распоряжением председателя избирательной комиссии.
Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).
Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Согласование Инструкции и изменений в нее с Агентством по делам архивов Астраханской области проводятся в соответствии с законодательством Астраханской области в области архивного дела.
1.8. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Председатель (наименование должности
избирательной комиссии руководителя
Астраханской области организации-приемщика)
Подпись Подпись
Расшифровка подписи Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ N
приема-передачи архивных
документов на хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________ сдал,
(наименование организации-сдатчика)
____________________________________________________________________ принял
(наименование организации-сдатчика)
документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:
┌───────┬───────────────────────────┬───────────┬────────────┬────────────┐
│ № п/п │ Название, номер описи │ Количество│ Количество │ Примечание │
│ │ │экземпляров│ ед. хр. │ │
│ │ │ описи │ │ │
├───────┼───────────────────────────┼───────────┼────────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
└───────┴───────────────────────────┴───────────┴────────────┴────────────┘
Итого принято _________________________________________________ ед.хр.
Передачу произвели
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
Дата Дата
Фонду присвоен № _______________________
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка
Дата
