СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ИШИМБАЙСКИЙ РАЙОН
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
РЕШЕНИЕ
от 9 октября 2012 г. № 58/711
ОБ УСЛОВИЯХ СОДЕРЖАНИЯ И ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ИШИМБАЙСКИЙ РАЙОН
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
Заслушав информацию
начальника архивного отдела Администрации муниципального района Ишимбайский район Фахриева И.В. "Об условиях содержания и хранения архивных фондов муниципального района Ишимбайский район Республики Башкортостан", Совет муниципального района Ишимбайский район Республики Башкортостан решил:
1. Информацию
"Об условиях содержания и хранения архивных фондов муниципального района Ишимбайский район" принять к сведению (прилагается).
2. Для дальнейшего улучшения содержания и хранения архивных фондов муниципального Ишимбайский район архивному отделу выполнить программу
"Долгосрочная целевая программа развития архивного дела муниципального района Ишимбайский район Республики Башкортостан на 2012 - 2018 гг.", утвержденную Советом муниципального района Ишимбайский район 25 июля 2012 года, № 55/656.
3. Контроль за исполнением данного решения возложить на постоянную комиссию Совета муниципального района Ишимбайский район по социальным вопросам, охране правопорядка и делам общественных объединений (председатель Дурова Н.С.)
Председатель
Совета
Ю.В.ЖАДАЕВ
Приложение
к решению Совета
муниципального района
Ишимбайский район
Республики Башкортостан
от 9 октября 2012 г. № 58/711
ИНФОРМАЦИЯ
АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МР ИШИМБАЙСКИЙ РАЙОН РБ
"ОБ УСЛОВИЯХ СОДЕРЖАНИЯ И ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ФОНДОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ИШИМБАЙСКИЙ РБ"
На основании Указа
Президента РБ № 19 от 18 января 2000 года образовалась Администрация г. Ишимбая и Ишимбайского района и, естественно, объединились архивные отделы города и района. Был создан архивный сектор Администрации г. Ишимбая и Ишимбайского района. Объединенный архив переведен в бывшее помещение магазина "Универсам", который находится на первом этаже жилого дома - пр. Ленина, 66. В хранилище и рабочих кабинетах был сделан косметический ремонт. Архивный сектор имел следующие помещения:
- одно архивохранилище;
- рабочий кабинет специалистов, совмещенный с читальным залом;
- кабинет начальника сектора;
- музей.
К сожалению, помещение архивного сектора не соответствует основным требованиям к хранилищам (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук). По всему помещению архивного отдела на уровне потолка с обеих сторон проходят трубы отопления и водоснабжения, которые создают постоянную угрозу затопления. Вторую угрозу создают жильцы 2-го этажа, которые постоянно затапливают архив, что приводит к образованию плесени на стенах, которая очень быстро уничтожает документы. Температура воздуха в архиве в зимний сезон была низкой - сотрудники работали в верхней одежде. Таким образом, не соблюдался и температурный и световой режим, не работала вентиляция, не было на окнах затемнения в архивохранилище.
Я работаю начальником архивного отдела с 2004 года и с первых дней начал беспокоиться о состоянии архива. На основании Постановления № 2703 от 24.11.2004 Администрации г. Ишимбая и Ишимбайского района "Об образовании архивного отдела администрации" был образован архивный отдел Администрации и введена в штат третья единица - специалист первой категории.
При встрече с главой Администрации я изложил все факты и по его рекомендации написал письмо. Распоряжением Администрации была создана рабочая комиссия по проверке условий содержания и хранения архивных документов. Решение комиссии было однозначным - архивный отдел надо перевести в другое отдельно стоящее здание, отвечающее всем требованиям, или сделать капитальный ремонт, устранив все недостатки.
Как Вам известно, архивный отдел не был переведен в другое помещение и было принято решение сделать капитальный ремонт.
Все ликвидированные хозяйства, предприятия, организации и т.д. сдают свои документы по личному составу, и для их хранения тоже потребовалось отдельное помещение и создание "Центра хранения документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций, учреждений, хозяйств" (Письмо Управления по делам архивов при Правительстве РБ).
В конце 2007 г. было выделено помещение для этого центра и был начат капитальный ремонт архива, который завершился весной 2008 г. Архивный отдел был оборудован пожарной и охранной сигнализацией, полностью была заменена электропроводка, переделана отопительная система. Все недостатки и нарушения, которые были в акте комиссии, были устранены. Осталась только угроза затопления жильцами и, к сожалению, до сих пор это происходит, хотя совместно с работниками ЖЭУ № 4 проводим с жильцами объяснительную работу.
Были приобретены архивные металлические стеллажи и архивные коробки, 2 пылесоса, компьютерные оборудования (сейчас рабочих 4, надо списать 2), множительную технику, мебель, огнетушители.
На сегодняшний день все документы - документы постоянного хранения, по личному составу и другие помещены в архивные коробки, т.е. все документы закартонированы. Документы в стеллажах установлены по фондам. Все стеллажи и их полки пронумерованы. В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище были составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составлены в карточной форме в необходимом количестве. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в план-схеме размещения фондов. Каждое первичное средство хранения документов - коробки, папки были снабжены ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения. Каждый день проводится влажная уборка, один раз в месяц - санитарный день.
В архивном отделе на 01.01.2012 имелось 202 (в 2010 г. - 182) фонда, из них 122 - управленческие документы, 36 фондов - документы личного происхождения, 41 - по личному составу, 3 фонда - фотодокументы. Количество источников комплектования - 61 организация, учреждение и т.д.
Общий объем документов составил 61470 ед. хранения (в 2010 г. - 49210 ед. хран.), из них 35133 ед. хр. - документы по личному составу, т.е. документы ликвидированных предприятий, хозяйств, организаций, которые отнимают все наше рабочее время; 24180 ед. хранения управленческих документов, 636 документов личного происхождения, 873 ед. хранения - фотодокументы и 648 ед. хранения - научно-техническая документация.
Архивохранилище № 1 и № 2 переполнены, т.е. коэффициент загруженности составляет почти 100%. Архивный отдел сегодня занимает всего 366,5 кв. метров площади. Нет отдельно читального зала, помещения для приема и временного хранения, акклиматизации документов;
- помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных документов;
- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации документов;
- помещения для воспроизведения документов (микро-, ксеро-, фото-, копирование; фотореставрации и т.д.);
- помещения для научно-справочной библиотеки;
- помещения для методического кабинета, выставочного зала.
Иметь такие необходимые помещения еще мало, необходим штат, согласно количеству ед. хранения документов в архиве.
Проблем в архивном деле в РБ и в целом в РФ и в нашем муниципальном районе много. Поэтому по указанию Управления по делам архивов РБ была принята на сессии, как вы знаете, Долгосрочная целевая программа
развития архивного дела МР Ишимбайский район на 2012 - 2018 гг., которую архивный отдел и Администрация должны и обязаны выполнить. В этом я уверен и буду прилагать все свои силы, знания и умения.
Начальник
архивного отдела
И.В.ФАХРИЕВ
