АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СОВЕТСКАЯ ГАВАНЬ" СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 07.04.2011 г. N 177 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СОВЕТСКАЯ ГАВАНЬ" (в ред. постановления администрации городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района от 19.04.2011 N 196)

- Уставом муниципального образования городское поселение "Город Советская Гавань";

- настоящим Административным регламентом.

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой Администрации города, его заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации.

Делопроизводство по обращениям граждан осуществляет специалист 1-й категории организационно-контрольного отдела.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все поступившие по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную Администрации.

2.2. Обращение, поступившее в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ.

2.3. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт, который сохраняется с документами до полного решения вопроса и помещается с ним в дело.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие документы подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма сотрудником Администрации, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес Администрации города нет" с указанием даты и личной подписью должностного лица. Справка приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан также производится в приемной Администрации.

2.6. Обращения, поступившие на имя сотрудников Администрации с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Первичная регистрация производится сотрудником приемной Администрации, после чего документы с резолюцией Главы либо его заместителей направляются специалисту по работе с обращениями граждан, который, в свою очередь, производит регистрацию обращений в журнале учета предложений, заявлений и жалоб граждан.

3.2. При регистрации обращений:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ, вид и краткое содержание обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- в случае наличия в обращении сведений о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в первоочередном порядке о данном факте информируется заместитель Главы Администрации по кадровому обслуживанию, муниципальной службе и общим вопросам, который информирует о данном факте Главу Администрации, который, в свою очередь, принимает решение о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- письмо проверяется на повторность.

Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в день поступления в Администрацию города или должностному лицу.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. Зарегистрированные обращения специалистом 1-й категории организационно-контрольного отдела направляются на рассмотрение ответственным исполнителям, указанным в резолюции Главы Администрации.

4.2. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

4.3. В случае если заявитель ранее обращался в органы местного самоуправления и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия этих органов, обращение передается на рассмотрение заместителям Главы Администрации с учетом утвержденного распределения обязанностей и положений о структурных подразделениях.

4.4. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

(в ред. постановления администрации городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района от 19.04.2011 № 196)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.5. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в вышестоящие организации подписываются Главой Администрации либо тем должностным лицом, на имя которого адресовано обращение, и направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующую организацию с уведомлением гражданина, направившего обращение о переадресации обращения.

4.6. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения направляется в соответствующие органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5. Рассмотрение обращений

5.1. Письменное обращение, поступившее в Администрацию или должностному лицу в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

5.2. Должностное лицо либо уполномоченное на то лицо - ответственный исполнитель - в исключительных случаях, а также в случае направления запроса может продлить срок рассмотрения обращения до 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

5.3. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя Главе Администрации. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

5.4. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место), или их рассмотрение может быть поручено иному органу или должностному лицу. В случае если содержание обращения касается жилищного и эксплуатационного обслуживания жилищного фонда города, в материалах по рассмотрению обращения должны присутствовать копии актов осмотра, приемки выполненных работ с подписью заявителя либо ответственного представителя группы жильцов, подтверждающих их исполнение.

5.5. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений также в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, обеспечивает объективное всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, вправе пригласить заявителя для личной беседы.

5.7. Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц Администрации города передаются в приемную.

5.8. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

5.9. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Администрации, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.11. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6. Требования к оформлению ответа на обращение

6.1. Ответы на обращения граждан подписывает Глава Администрации или лицо, его замещающее.

6.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

6.3. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

6.4. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

6.5. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

6.6. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

6.7. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

6.8. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Администрации города.

7. Контроль за рассмотрением обращений граждан

7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе Администрации города.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

7.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет специалист 1-й категории организационно-контрольного отдела, который периодически направляет в структурные подразделения и отраслевым специалистам напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.

8. Организация личного приема граждан

8.1. Организацию личного приема граждан Главой Администрации и заместителем Главы Администрации по вопросам городского хозяйства осуществляет специалист 1-й категории организационно-контрольного отдела.

8.2. Запись на прием граждан Главы Администрации города и заместителя Главы Администрации по вопросам городского хозяйства производится за день до даты приема сотрудником приемной Администрации с 8.00 до 16.00 часов.

8.3. На каждого гражданина, обратившегося на прием, оформляется карточка личного приема установленного образца. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина. При повторных обращениях специалист 1-й категории организационно-контрольного отдела делает подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям и прикладывает их к карточке.

8.4. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.5. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим регламентом.

8.6. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

8.7. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.8. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов может быть приглашен специалист соответствующего подразделения Администрации.

8.9. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему структурных подразделений; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.

8.10. После завершения личного приема Главой Администрации и его заместителями и согласно их поручениям специалист 1-й категории организационно-контрольного отдела оформляет рассылку документов с приема и отдает ответственным исполнителям.

8.11. Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема руководителей осуществляет специалист 1-й категории организационно-контрольного отдела, который ежемесячно направляет исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.

8.12. По просьбе заявителя, оставившего свои документы руководителю, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.

8.13. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление руководителю, осуществляющему прием. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотрение заявления считается завершенным. После возвращения списанных материалов "В дело" и при наличии подписи Главы Администрации специалист 1-й категории организационно-контрольного отдела снимает обращение с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке.

Заместитель Главы Администрации

по кадровому обслуживанию, муниципальной

службе и общим вопросам

В.Н.Антонов