АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 сентября 2012 г. № 337-р
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА
(в ред. Распоряжения
Администрации города Омска
от 21.06.2013 № 194-р)
Руководствуясь Федеральным законом
"Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом
города Омска, распоряжением
Администрации города Омска от 27 октября 2011 года № 504-р "О системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска":
1. Утвердить прилагаемый Порядок
работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска.
2. Управлению информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.
Мэр города Омска
В.В.Двораковский
Приложение
к распоряжению Администрации города Омска
от 18 сентября 2012 г. № 337-р
ПОРЯДОК
работы в системе электронного документооборота
и делопроизводства Администрации города Омска
(в ред. Распоряжения
Администрации города Омска
от 21.06.2013 № 194-р)
I. Общие положения
1. Настоящий Порядок работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - Порядок) разработан в соответствии с Положением
о муниципальных информационных системах Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 марта 2011 года № 78-р, Инструкцией
по делопроизводству в Администрации города Омска, утвержденной постановлением Мэра города Омска от 30 сентября 2004 года № 430-п, Положением
о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города Омска, утвержденным постановлением Мэра города Омска от 7 мая 2007 года № 323-п, Порядком
подготовки и согласования проектов правовых актов в Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 мая 2009 года № 151-р, и ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в целях обеспечения совершенствования документационного управления, технологии работы и контроля исполнения документов в Администрации города Омска.
2. Настоящий Порядок устанавливает правила работы с документами в Администрации города Омска в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - СЭДД), являющиеся обязательными для работников структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), должностных лиц, имеющих установленные рабочие места СЭДД.
3. Основные термины и определения, используемые в настоящем Порядке:
1) администратор СЭДД - Казенное учреждение города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий" (далее - УИКТ), осуществляющее техническую поддержку СЭДД и имеющее доступ ко всем документам баз данных СЭДД;
2) корпоративная база данных СЭДД (далее - корпоративная БД СЭДД) - база данных СЭДД, доступ к которой имеют все пользователи СЭДД;
3) локальная база данных СЭДД (далее - локальная БД СЭДД) - база данных СЭДД структурного подразделения, доступ к которой имеют только сотрудники данного структурного подразделения;
4) пользователь СЭДД - работник Администрации города Омска, имеющий установленное рабочее место СЭДД;
5) автор документа - пользователь СЭДД, осуществляющий подготовку и создание документа в СЭДД;
6) автор поручения (резолюции) - пользователь СЭДД, давший поручение (наложивший резолюцию);
7) внутренний документ - официальный документ, посредством которого осуществляется документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;
8) входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);
9) входящий нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, поступивший из сторонней организации;
10) электронная подпись СЭДД (далее - электронная подпись) - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, хранящегося в идентификационном файле пользователя СЭДД. Электронная подпись предназначена для защиты электронного документа от подделки, контроля искажения информации в подписанном электронном документе;
11) замещающий - пользователь СЭДД, наделенный в СЭДД равными правами с пользователем СЭДД, обязанности которого он исполняет в СЭДД, в том числе правом согласовывать, подписывать документы, накладывать поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронной подписью, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭДД;
152. В процессе ознакомления участники могут создавать свои листы ознакомления.
153. Итогом ознакомления через СЭДД на поступивший документ является наложение визы - "ознакомлен".
XVIII. Построение информационно-поисковой системы в СЭДД
154. Работа с документами в СЭДД сопровождается формированием соответствующих уведомлений для пользователей СЭДД, что помогает им оперативно выполнять необходимые действия с документами в СЭДД.
155. Уведомления хранятся в БД "Уведомления" не менее 7 дней.
156. Поиск документов в СЭДД осуществляется по реквизитам документа (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по ключевому слову, фразе, содержащихся как в реквизитах документа, так и в приложении, в случае использования в приложении совместимого формата (doc; xls; rtf; pdf).
157. Поиск осуществляется в строгом соответствии с заданным запросом. Для расширения области поиска используется символ <*>, означающий замену любого количества символов, например:
┌─────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────┐
│ Строка поиска │ Результат поиска │
├─────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤
│пенсионный │документы, содержащие слово "пенсионный" │
├─────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤
│пенсион* │документы, содержащие слова "пенсионный", "пенсионер" │
│ │и т.д. │
└─────────────────┴───────────────────────────────────────────────────────┘
XIX. Работа с БД "Справочник организаций"
158. БД "Справочник организаций" является общей БД для всех структурных подразделений и используется при заполнении реквизитов документов СЭДД.
159. Пользователь СЭДД, заполняющий РКК документа, использует следующие функции СЭДД при работе с БД "Справочник организаций":
- поиск сторонней организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;
- выбор сторонней организации из предложенного перечня организаций;
- добавление сторонней организации в справочник.
160. Ответственность за ведение, внесение, изменение, удаление организаций возложена на администратора СЭДД.
161. Добавление внешней организации в БД "Справочник организаций" производится при заполнении РКК входящего или исходящего документа, используя кнопку "Новая" в поле "Адресат" в открывшейся карточке ввода информации о новой организации.
162. При вводе наименования организации следует соблюдать следующие правила:
- указывается юридическое наименование организации/сокращенное наименование организации - уникальная часть наименования или сокращенное наименование, например:
┌────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ Полное наименование │ Сокращенное наименование │
├────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ОАО "Российские железные дороги" │РЖД, ОАО │
├────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ОАО "ГАЗПРОМ" │ГАЗПРОМ, ОАО │
└────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘;
- инициалы адресата указываются полностью в следующем порядке: фамилия, имя, отчество.
163. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод указанной информации.
164. Заполненная карточка является заявкой на создание новой организации в БД "Справочник организаций" и обрабатывается администратором СЭДД, а именно:
- утверждается и преобразовывается в учетную запись БД "Справочник организаций";
- отклоняется, если с данной карточкой выполнена операция объединения с другой организацией.
165. Администратор СЭДД обязан рассматривать все поступающие заявки на создание новой организации ежедневно и принимать решение относительно ее утверждения или объединения с уже созданной организацией в течение одного рабочего дня.
_______________
