ПРАВИТЕЛЬСТВО САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 февраля 2012 г. № 37-р
ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ПЕРЕХОДА НА БЕЗБУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 10.12.2008 № 324-Р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ"
В целях оптимизации внутреннего документационного взаимодействия в органах исполнительной власти Самарской области:
1. Утвердить прилагаемый Перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Самарской области осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее - Перечень).
2. Руководителям органов исполнительной власти Самарской области обеспечить переход к использованию в электронном виде документов, указанных в пунктах 1
- 36
Перечня, с 01.03.2012, документов, указанных в пунктах 37
- 47
Перечня, с 01.05.2012.
3. Внести в распоряжение
Правительства Самарской области от 10.12.2008 № 324-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области" изменение, изложив приложение № 36
к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области в редакции согласно приложению
к настоящему Распоряжению.
4. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить на аппарат Правительства Самарской области (Бендусова).
Губернатор - председатель
Правительства Самарской области
В.В.АРТЯКОВ
Утвержден
Распоряжением
Правительства Самарской области
от 27 февраля 2012 г. № 37-р
ПЕРЕЧЕНЬ
ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ,
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
I этап
перехода на безбумажный документооборот
при осуществлении внутреннего документационного
взаимодействия в органах исполнительной власти
Самарской области
┌───┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ № │ Вид документа │
│п/п│ │
├───┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ Информационные документы │
список участников согласования;
вид согласования.
Лист согласования представляет собой описание процесса согласования, которое хранится в базе данных "Согласование" и содержит сведения о типе согласования, его участниках, сроке (сроках) согласования и других деталях процесса.
В случае наличия на рабочем месте установленного СКЗИ инициатор процесса согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его электронной подписью.
Поля КД, в которые занесена информация, автоматически заверяются электронной подписью. О том, что данный проект документа подписан электронной подписью, будет свидетельствовать соответствующий значок, который появляется в карточке документа.
Проверка ЭП производится нажатием левой кнопки мыши на данный значок.
Для проверки ЭП используется универсальный диалог, в котором отображается вся необходимая информация, включая статус сертификата и возможность его просмотра.
Участник согласования получает уведомление о проекте документа, направленном ему на согласование, и ставит в электронном листе согласования визу на проект документа.
При сохранении визы участник согласования подписывает ее с помощью ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника, а также поля карточки документа автоматически заверяются электронной подписью.
По завершении процесса согласования (при получении виз от всех участников или после принудительного завершения процесса инициатором согласования) создается электронное описание, называемое результатом согласования.
7.3. Проект документа может быть направлен его автором или делопроизводителем на подпись руководителю или лицу, замещающему его в АИС ДД. В этом случае автор проекта документа подписывает карточку документа с помощью электронной подписи.
Руководителю отправляется уведомление о направлении документа на подпись.
7.4. Документ подписывается лицом (лицами), указанным для данного документа как подписывающее (в карточке или форме документа в поле "Подпись").
Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:
отказаться от подписания;
снять свою подпись.
На регистрацию может быть направлен только подписанный документ. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, лицом, замещающим его в АИС ДД, или делопроизводителем.
7.5. Регистрация документов ведется в АИС ДД с использованием единой системы нумерации.
Стандартная нумерация ведется по следующим правилам:
ХХХХ-К-П-П-П/N, где
ХХХХ - краткое буквенное обозначение органа исполнительной власти от 1 до 4 символов из утвержденной номенклатуры обозначений органов исполнительной власти (обязательное поле);
К - цифровой код государственного органа исполнительной власти из нумерации индексов (обязательное поле);
П - цифровой или буквенный внутренний код(ы) подразделения(ий) органа исполнительной власти по иерархии (устанавливается руководителем органа исполнительной власти);
№ - порядковый номер документа в потоке (обязательное поле).
7.6. Зарегистрированные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам, в том числе в другие органы и организации. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ.
Инициатор ознакомления задает список лиц, которым предлагается ознакомиться с документом (участников ознакомления), и запускает процесс. Участники ознакомления получают уведомления о направлении документа на ознакомление.
7.7. На входящие и внутренние документы, поступающие в адрес руководителя, наносится резолюция. Резолюции наносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или лицами, замещающими их в АИС ДД. Резолюции обычно содержат задания, связанные с исполнением данного документа.
При нанесении резолюций вводятся имя автора резолюции, текст резолюции, имена исполнителей и срок исполнения резолюции. Исполнителям резолюции отправляются соответствующие уведомления. Существует также возможность рассылки уведомлений - напоминаний о приближающемся сроке исполнения резолюции.
При нанесении резолюций второго, третьего и последующих уровней вводятся те же данные.
Каждая из нанесенных резолюций может быть поставлена на контроль.
Тексты поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах, вводятся в АИС ДД отдельно по каждому пункту (подпункту), при этом каждое поручение должно иметь один срок исполнения (могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год), в таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать их исполнение поэтапно). Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или лицами, замещающими их в АИС ДД, могут быть выданы поручения следующего уровня.
В АИС ДД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям, в свою очередь, могут создаваться другие поручения и составляться отчеты об их исполнении.
При необходимости к карточке входящего документа прикрепляется электронное приложение в виде текстового или графического документа, в том числе в виде сканированной копии.
7.8. Документ в целом, а также резолюции и поручения могут быть поставлены на контроль.
Для каждой из поставленных на контроль резолюции (поручения) формируется ККЗ, доступная в базе данных "Контроль заданий". После снятия с контроля и проставления отметки о полном исполнении резолюции (поручения) эти данные отражаются в ККЗ. Также в ККЗ заносится информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.
7.9. Отчет об исполнении документа, резолюции или поручения составляется исполнителем и вводится в АИС ДД с указанием типа исполнения:
отчет об исполнении;
для информации.
Тип исполнения позволяет получателю отчета квалифицировать полученную от исполнителя информацию. Кроме того, тип исполнения, присвоенный отчету, запрашивается программой при автоматическом исполнении неконтрольных документов, резолюций и поручений.
В случае наличия на рабочем месте установленного СКЗИ инициатор процесса согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении отчета об исполнении подписывает его электронной подписью.
7.10. Для документов, резолюций и поручений, стоящих на контроле, отметка об исполнении всегда вносится вручную делопроизводителем (контролером).
Для документов, резолюций и поручений, не стоящих на контроле (их называют неконтрольными), предусмотрен механизм автоматического исполнения, который действует следующим образом:
если исполнитель создает отчет типа "отчет об исполнении" (но не типа "для информации"), резолюция автоматически отмечается как исполненная;
если все резолюции одного уровня отмечены как исполненные, вышестоящая резолюция (если она неконтрольная) отмечается как исполненная;
если все резолюции первого уровня отмечены как исполненные и если документ в целом не поставлен на контроль, документ также отмечается как исполненный.
Все поставленные на контроль резолюции отображаются в группе представлений "Неисполненные". Когда резолюция отмечается как исполненная, то ККЗ переходит в группу представлений "Исполненные". Если резолюция снимается с контроля, то ККЗ переходит в группу представлений "Снятые с контроля". Если стоящая или снятая с контроля резолюция (поручение) будет удалена из таблиц КР, то соответствующая ККЗ будет удалена из базы данных "Контроль заданий". Каждая ККЗ хранит ссылку на резолюцию.
7.11. Если документ на бумажном носителе поступил из ОИВ, где АИС ДД не установлена, то такой документ регистрируется в базе данных "Внутренние документы" с помощью действия "Регистрация/Запись номера вручную". При этом во вкладке "Место регистрации" указывается ОИВ - адресант.
