2.1. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Правительстве Ростовской области; совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной техники и программного обеспечения; методическое руководство работой по организации делопроизводства в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти; методическая помощь органам местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области в организации делопроизводства.
2.2. Организация разработки инструкций и положений по вопросам делопроизводства, составление сводной номенклатуры дел и разработка бланков документов; обеспечение контроля за соблюдением Регламента
Правительства Ростовской области, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов.
2.3. Обеспечение подготовки, согласования и подписания правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.
2.4. Организация взаимодействия Правительства Ростовской области с Законодательным Собранием Ростовской области, подготовки и внесения на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области законопроектов по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области; подготовка отзывов Правительства Ростовской области на проекты федеральных законов, поступившие из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
2.5. Обеспечение подписания принятых областных законов и их официального опубликования в газете "Наше время".
2.6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов архивного фонда Правительства Ростовской области.
3. Функции отдела
В соответствии с основными задачами отдел выполняет следующие функции:
3.1. Обеспечивает единый порядок документирования, учета и прохождения документов, поступающих в Правительство Ростовской области, и исходящей корреспонденции с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"), а также выдачу справочной информации о прохождении корреспонденции, поступившей в Правительство Ростовской области.
3.2. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению с использованием системы "Дело" внутренней корреспонденции.
3.3. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению корреспонденции с пометкой "Для служебного пользования".
3.4. Осуществляет контроль за организацией делопроизводства в Правительстве Ростовской области в соответствии с утвержденными Регламентом Правительства Ростовской области и Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области.
3.5. Осуществляет методическую работу по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, совершенствованию форм и методов документирования деятельности Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, а также оказывает методическую помощь органам местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области в организации делопроизводства.
3.6. Организует контроль за соблюдением порядка подготовки, оформления, согласования и подписания правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.
3.7. Осуществляет во взаимодействии с контрольным управлением Губернатора Ростовской области Правительства Ростовской области контроль за соблюдением сроков подготовки проектов правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.
3.8. Обеспечивает подготовку перечня проектов правовых актов Правительства Ростовской области, предлагаемых для включения в повестку дня очередного заседания Правительства Ростовской области.
3.9. Обеспечивает ознакомление членов Правительства Ростовской области с проектами правовых актов Правительства Ростовской области, вносимыми на заседание Правительства Ростовской области.
3.10. Организует работу по проведению лингвистической экспертизы проектов правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, в том числе осуществляет проверку согласованных проектов правовых актов на соответствие нормам и правилам русского языка, официально-деловому стилю, проводит унификацию терминологии; осуществляет корректирование и редактирование текстов проектов правовых актов.
3.11. Осуществляет регистрацию, тиражирование и рассылку подписанных правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области государственным органам, структурным подразделениям Правительства Ростовской области, областным органам исполнительной власти и муниципальным образованиям Ростовской области, а также иным органам и организациям в соответствии с листами рассылки по системе "Дело" и на бумажных носителях.
3.12. Осуществляет выдачу заверенных копий и выписок из правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области в установленном порядке.
3.13. Организует работу по взаимодействию Правительства Ростовской области с Законодательным Собранием Ростовской области.
3.14. Осуществляет подготовку проекта распоряжения Губернатора Ростовской области об утверждении плана законопроектной деятельности Правительства Ростовской области на полугодие.
3.15. Осуществляет подготовку информации об исполнении примерной программы законодательной и нормотворческой деятельности Законодательного Собрания Ростовской области на полугодие в части внесения проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области (далее - законопроекты) по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.
3.16. Организует контроль за соблюдением сроков и порядка подготовки, оформления, согласования законопроектов, планируемых к внесению на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, в соответствии с Регламентом
Правительства Ростовской области.
3.17. Осуществляет подготовку заключений на законопроекты, поступившие из Законодательного Собрания Ростовской области.
3.18. Осуществляет подготовку отзывов Правительства Ростовской области на проекты федеральных законов, поступившие из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
3.19. Организует подписание Губернатором Ростовской области принятых областных законов и их официальное опубликование в газете "Наше время".
3.20. Организует работу и контролирует сроки рассмотрения обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Ростовской области о выделении средств из резервного фонда Правительства Ростовской области на исполнение наказов депутатам.
3.21. Организует участие ответственных должностных лиц Правительства Ростовской области и областных органов исполнительной власти в заседаниях Законодательного Собрания Ростовской области и его комитетов.
3.22. Организует подготовку к сдаче в архив законченных делопроизводством дел, обеспечивает их сохранность и выдачу справок по хранящимся в архиве Правительства Ростовской области делам.
3.23. Организует работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения на хранение в Государственный архив Ростовской области, списанию документов временного срока хранения.
3.24. Участвует в подготовке проектов правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, инструкций и положений по вопросам делопроизводства, а также по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
3.25. Осуществляет контроль за исполнением правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области с использованием системы "Дело" в части вопросов, отнесенных к компетенции отдела.
3.26. Организует формирование сводной номенклатуры дел и классификатора структурных подразделений Правительства Ростовской области.
3.27. Осуществляет разработку и изготовление бланков документов, применяемых в Правительстве Ростовской области.
3.28. Участвует в организации издания сборника "Собрание правовых актов Ростовской области".
3.29. Осуществляет размещение на официальном сайте Правительства Ростовской области в сети Интернет информации о деятельности Правительства Ростовской области, отнесенной к компетенции отдела.
3.30. Обеспечивает работу справочной службы в соответствии с возложенными на отдел функциями.
3.31. Формирует и ведет Реестр координационных и совещательных органов при Правительстве Ростовской области.
(п. 3.31 в ред. распоряжения
Губернатора РО от 04.07.2013 № 132)
(см. текст в предыдущей редакции
)
3.32. Осуществляет подписку на периодические печатные издания для Правительства Ростовской области.
3.33. Организует работу по обеспечению Правительства Ростовской области полиграфической продукцией.
3.34. Организует работу по изданию телефонных справочников.
3.35. Осуществляет хранение гербовых печатей Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, обеспечивает правомерность их применения.
3.36. Организует проведение звукозаписи заседаний Правительства Ростовской области, заседаний и совещаний, проводимых Губернатором Ростовской области, Вице-губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, по заявкам лиц, ответственных за организацию мероприятий.
3.37. Обеспечивает выполнение машинописных, копировально-множительных работ в Правительстве Ростовской области.
3.38. Рассматривает обращения граждан, организаций, областных и федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.39. Осуществляет иные функции в соответствии с возложенными на отдел задачами.
4. Права отдела
4.1. Отдел для осуществления возложенных на него задач и функций имеет право:
разрабатывать и вносить на рассмотрение в установленном порядке проекты правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, инструкций и положений по вопросам делопроизводства, а также по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
запрашивать и получать в установленном порядке от соответствующих органов, должностных лиц, организаций и граждан необходимые документы и информацию;
принимать участие в работе коллегиальных органов Правительства Ростовской области в соответствии с положениями о них;
проверять состояние делопроизводства в структурных подразделениях Правительства Ростовской области;
не принимать к производству (оформление, регистрация, рассылка, печатание, размножение и т.д.) документы, подготовленные с нарушениями требований Регламента Правительства Ростовской области, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;
устанавливать сроки представления информации по контролируемым документам;
взаимодействовать в установленном порядке со структурными подразделениями Правительства Ростовской области, государственными органами Ростовской области, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Информационное, документационное, материально-техническое обеспечение деятельности отдела, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляются в установленном Правительством Ростовской области порядке.
5. Структура отдела
5.1. В структуру отдела входят следующие подразделения:
служба нормативных документов;
сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области;
канцелярия;
архив;
бюро машинописных и копировально-множительных работ.
5.2. Положения о структурных подразделениях отдела разрабатываются их руководителями и утверждаются заместителем Губернатора Ростовской области - руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлению начальника общего отдела Правительства Ростовской области (далее - начальник отдела).
6. Руководство отделом
6.1. Руководство отделом осуществляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности Губернатором Ростовской области.
6.2. Начальник отдела:
6.2.1. Организует работу отдела и обеспечивает выполнение возложенных на него задач и функций.
6.2.2. Планирует деятельность отдела.
6.2.3. Представляет заместителю Губернатора Ростовской области - руководителю аппарата Правительства Ростовской области предложения по структуре и штатной численности отдела.
6.2.4. Вносит предложения по кандидатурам на должности работников отдела, о поощрении или о применении дисциплинарного взыскания за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работниками отдела.
6.2.5. В рамках своей компетенции представляет отдел во взаимоотношениях со структурными подразделениями Правительства Ростовской области, областными органами исполнительной власти, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.
6.2.6. Подписывает приложения к правовым актам Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма и иные документы по вопросам деятельности отдела.
6.2.7. Участвует в проведении аттестации работников отдела, обеспечивает повышение их профессионального уровня.
6.2.8. Выполняет поручения Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области - руководителя аппарата Правительства Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющего делами, а также другие функции в пределах своих полномочий.
6.3. В период временного отсутствия начальника отдела руководство отделом осуществляет заместитель начальника общего отдела.
7. Ответственность работников отдела
7.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных настоящим Положением.
7.2. Заместитель начальника отдела, руководители подразделений отдела, другие работники отдела несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей и обязательств в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Начальник общего отдела
Правительства Ростовской области
М.В.ФИШКИН
