|  |
Региональное законодательство / Смоленская область
РЕШЕНИЕ Совета депутатов Шумячского городского поселения Шумячского района Смоленской области от 27.02.2008 № 20
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНЫХ ФОНДАХ ШУМЯЧСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Вступает в силу со дня официального опубликования (статья 3 данного документа).
СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ШУМЯЧСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ШУМЯЧСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 27 февраля 2008 г. № 20
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНЫХ ФОНДАХ
ШУМЯЧСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
Статья 1
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Федеральный закон № 131-ФЗ принят 06.10.2003, а не 06.11.2003 и имеет название "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а не "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации".
------------------------------------------------------------------
Настоящее решение принято в соответствии с Федеральным законом от 06.11.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации".
Статья 2
Утвердить прилагаемое Положение об архивных фондах Шумячского городского поселения.
Статья 3
Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
Глава муниципального образования
Шумячское городское поселение
И.И.МОРОЗОВ
Утверждено
решением
Совета депутатов
Шумячского городского поселения
от 27.02.2008 № 20
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНЫХ ФОНДАХ ШУМЯЧСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Основные понятия и термины, используемые в Положении:
- городское поселение - город или поселок, в которых местное самоуправление осуществляется населением непосредственно и (или) через выборные и иные органы местного самоуправления;
- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества, государства;
- архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
- документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
- архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
- временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Шумячского городского поселения;
- упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.
1.2. К вопросам местного значения Шумячского городского поселения в части архивного дела относятся формирование архивных фондов Шумячского городского поселения.
2. Формирование архивных фондов Шумячского городского
поселения (формирование (комплектование) дел,
хранение документов и передача их в архив
Шумячского городского поселения)
Формирование архивных фондов Шумячского городского поселения включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- организация передачи документов в архив Шумячского городского поселения.
2.1. Номенклатура дел
Документы в текущем делопроизводстве органов местного самоуправления Шумячского городского поселения формируются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве органа местного самоуправления Шумячского городского поселения, с указанием сроков их хранения по установленной форме.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Номенклатура дел органа местного самоуправления Шумячского городского поселения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. При ее составлении следует руководствоваться учредительными документами органа местного самоуправления Шумячского городского поселения, штатным расписанием, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органов местного самоуправления Шумячского городского поселения, их виды, состав и содержание.
Если в течение года в органах местного самоуправления Шумячского городского поселения образуются новые непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Номенклатура дел утверждается руководителем органа местного самоуправления Шумячского городского поселения после согласования с Архивным отделом Администрации муниципального образования "Шумячский район" Смоленской области. В конце года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем органа местного самоуправления Шумячского городского поселения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
2.2. Формирование дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дела с документами постоянного хранения и по личному составу формируются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления Шумячского городского поселения.
Формированием дел в органах местного самоуправления Шумячского городского поселения занимаются лица, ответственные за делопроизводство и архив.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляются в отдельный том, о чем в документе делается отметка.
2.3. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение в архиве Шумячского городского поселения и установления сроков хранения при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления Шумячского городского поселения, распоряжением руководителя органа местного самоуправления Шумячского городского поселения создается экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным руководителем органа местного самоуправления Шумячского городского поселения.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа местного самоуправления Шумячского городского поселения путем полистного просмотра дел. В делах подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК органа местного самоуправления Шумячского городского поселения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
2.4. Оформление дел
Оформление дел - это подготовка их к последующему хранению. Дела органов местного самоуправления Шумячского городского поселения подлежат оформлению при их заведении и по завершению календарного года.
Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство и архив.
В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
2.5. Хранение документов и дел
Органы местного самоуправления Шумячского городского поселения обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов.
Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях зданий, занятых службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
Дела текущего делопроизводства находятся в рабочих комнатах. Упорядоченные архивные документы хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, в специально отведенных для этой цели помещениях здания органа местного самоуправления Шумячского городского поселения.
Органы местного самоуправления Шумячского городского поселения обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.
Уничтожение документов запрещается.
2.6. Использование документов
Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.
Основными формами использования документов являются:
- информационное обеспечение органов местного самоуправления Шумячского городского поселения в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
- исполнение запросов социально-правового характера (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме);
- выдача документов во временное пользование.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения.
Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
3. Перечень документов, необходимых для
организации архивного фонда
3.1. Руководителем органа местного самоуправления Шумячского городского поселения утверждаются:
- положение об экспертной комиссии;
- положение об архиве органа местного самоуправления Шумячского городского поселения;
- номенклатура дел;
- инструкция по делопроизводству;
- описи дел постоянного срока хранения и по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.2. Подлежат обязательному представлению на согласование (утверждение) Архивным отделом Администрации муниципального образования "Шумячский район" Смоленской области:
- номенклатура дел;
- описи дел постоянного срока хранения и по личному составу.
4. Финансовое обеспечение
Формирование и содержание архивных фондов Шумячского городского поселения является расходным обязательством Шумячского городского поселения.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
