КАЛУЖСКАЯ ОБЛАСТЬ
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "МОСАЛЬСКИЙ РАЙОН"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 июня 2008 г. № 247-р
(в ред. Распоряжений Главы администрации муниципального
района "Мосальский район" от 27.04.2009 № 159-р
,
от 13.07.2009 № 344-р
)
В целях совершенствования организации делопроизводства в администрации муниципального района "Мосальский район":
1. Утвердить прилагаемые Правила
ведения делопроизводства в администрации муниципального района "Мосальский район".
2. Руководителям подразделений администрации муниципального района обеспечить строгое соблюдение требований Правил
.
3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить на Андреева Б.П. - управляющего делами администрации муниципального района "Мосальский район".
4. Признать утратившим силу распоряжение Главы муниципального образования "Мосальский район" от 5 февраля 1999 года № 51.
Глава администрации
муниципального района
"Мосальский район"
В.Б.Борткевич
Утверждены
Распоряжением
Главы администрации
муниципального района
"Мосальский район"
от 9 июня 2008 г. № 247-р
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "МОСАЛЬСКИЙ РАЙОН"
(в ред. Распоряжений Главы администрации муниципального
района "Мосальский район" от 27.04.2009 № 159-р
,
от 13.07.2009 № 344-р
)
I. Общие положения
1.1. Правила ведения делопроизводства в администрации муниципального района "Мосальский район" (далее - Правила) регламентируют организацию делопроизводства, создание и печатание документов, порядок работы с документами и обращениями граждан в администрации муниципального района "Мосальский район" (далее - администрация), а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, обращений граждан к их дальнейшему хранению и использованию.
Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.
1.2. Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России 27.02.1998 № 28; ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст; Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536; Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом
Калужской области от 25.07.1995 № 12 "О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области" (в редакции Закона от 27.04.2007 № 306-ОЗ), Положением
об администрации муниципального района "Мосальский район", утвержденным решением Районного Собрания МО "Мосальский район" от 9 декабря 2005 г. № 32 (далее - Положение об администрации).
1.3. Правила распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются управляющим делами администрации и сотрудниками администрации, на которых возложены функциональные обязанности по документационному обеспечению управления администрации (далее именуется - служба ДОУ).
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях администрации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства в подразделениях, являющихся самостоятельными юридическими лицами, осуществляется сотрудниками подразделений, на которых возложена эта обязанность.
1.5. На службу ДОУ и работников, осуществляющих ведение делопроизводства в подразделениях, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет и распределение входящих документов;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения указаний (резолюций) - непосредственно исполнителю;
учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, согласование ее с руководителем подразделения и далее окончательная отработка;
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;
подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении;
получение средств организационной техники и канцелярских товаров.
1.6. Служба ДОУ осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением Правил в подразделениях.
1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах решений Районного Собрания, постановлений и распоряжений Главы администрации и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только служебных целях.
1.8. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не требует регистрации в службе ДОУ.
1.9. Работники администрации МР несут ответственность за соблюдение настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
II. Правила подготовки и оформления
отдельных видов документов
В администрации производится подготовка и оформление проектов:
постановлений Главы администрации;
распоряжений Главы администрации;
решений Районного Собрания МР "Мосальский район".
При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 13, № 14, № 15 через 1-2 интервала.
2.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Главы
администрации МР
2.1.1. Правовые акты издаются Главой администрации в пределах его компетенции в соответствии с Положением
об администрации в виде постановлений и распоряжений.
Издание правовых актов в администрации в виде писем и телеграмм не допускается.
Структурные подразделения администрации не вправе издавать нормативные правовые акты.
Постановлениями и распоряжениями Главы администрации оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы работы администрации.
2.1.2. Проект правового акта подлежит согласованию с заинтересованными службами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если в правовом акте содержатся положения нормы и поручения, касающиеся других служб. Согласование правового акта оформляется визами.
Проекты правовых актов согласовываются (рассматриваются) должностными лицами не более чем в 2-дневный срок.
Возражения по проекту постановления (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
2.1.3. Подготовка проекта правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов могут создаваться рабочие группы.
Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит отдел организационно-контрольной работы администрации на основании соответствующих указаний.
2.1.4. Если в правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.
2.1.5. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.
Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст правового акта.
2.1.6. Подготовленный проект нормативного акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен службой ДОУ на соответствие правилам русского языка и отделом правового обеспечения администрации на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений, а также отсутствия в нем положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, и соблюдения правил юридической техники. Методика
проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, утверждена Законом Калужской области 27 апреля 2007 года № 305-ОЗ "О противодействии коррупции в Калужской области".
(в ред. Распоряжения
Главы администрации муниципального района "Мосальский район" от 13.07.2009 № 344-р)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Контроль за правильностью оформления проектов постановлений (распоряжений) осуществляет служба ДОУ.
(п. 2.1.6 в ред. Распоряжения
Главы администрации муниципального района "Мосальский район" от 27.04.2009 № 159-р)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.1.7. Правовые акты подписываются (утверждаются) Главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности.
Датой постановления (распоряжения) является дата его подписания.
Постановления (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; постановления и распоряжения по основной деятельности, а также распоряжения по личному составу нумеруются отдельно, к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности администрации через дефис добавляется буква "р".
Копии постановлений (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью администрации и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
Постановление (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
1) герб Мосальского района;
2) наименование вида акта (постановление или распоряжение);
3) наименование органа, издавшего акт;
4) дата и номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера постановления (распоряжения);
5) заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют;
6) текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, текст постановления (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если постановление (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах постановлений завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения).
Если постановление (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В постановление (распоряжение) не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом постановления (распоряжения);
7) Виза включает в себя личную подпись визирующего и расшифровку подписи.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта в следующем порядке:
- исполнителя;
- руководителя подразделения, внесшего проект;
- руководителей заинтересованных подразделений администрации;
- руководителей заинтересованных организаций (с указанием должности и Ф.И.О.);
- сотрудника отдела правового обеспечения;
- заместителя Главы администрации - куратора подразделения, внесшего проект;
- управляющего делами администрации;
8) подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Постановления (распоряжения) подписывает Глава администрации, а в его отсутствие - лицо, его замещающее;
9) приложения к постановлению (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.
Внесение изменений в подписанное постановление, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных
правовых актов Районного Собрания
Структурные подразделения администрации разрабатывают проекты правовых актов для внесения в Районное Собрание МР во исполнение поручений Районного Собрания МР, Главы администрации, а также по собственной инициативе.
На первой странице проекта печатается слово "проект".
Проект имеет следующие реквизиты:
- наименование органа местного самоуправления - Районное Собрание муниципального района "Мосальский район";
- наименование вида акта - РЕШЕНИЕ;
- дата акта (проставляется в Районном Собрании после принятия акта);
- номер (проставляется в Районном Собрании после принятия акта);
- заголовок (пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?");
- текст (текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть; преамбула в решениях Районного Собрания завершается словами "Районное Собрание РЕШИЛО"; основная часть текста проекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, статьи; в зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы);
- подпись состоит из слов "Глава муниципального района "Мосальский район", инициалов и фамилии Главы муниципального района.
При наличии приложений к правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка.
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта решения в нижней его части.
Проект направляется на рассмотрение в Районное Собрание с сопроводительным письмом, которое должно содержать обоснование необходимости принятия проекта, включающее развернутую характеристику проекта, его целей, основных положений.
2.3. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются правовыми актами Главы администрации.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.4. Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
2.4.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
председатель или председательствующий;
секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного лица и строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.4.2. Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
2.4.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др., которые регистрируются в подразделениях администрации. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
2.5. Служебные письма
Служебные письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.
Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
письмо оформляется на бланке должностного лица;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Главы администрации на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, но не должны превышать сроки, установленные законодательством РФ.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо администрации, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
2.6. Договоры и соглашения
При оформлении проектов договора и соглашения необходимо наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения.
Визирование проектов договоров и соглашений аналогично визированию постановлений Главы администрации.
Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения передаются в подразделения, ответственные за их исполнение.
2.7. Телеграммы
Телеграммы печатаются на бланках установленной формы.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных листов.
Телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя, отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.
III. Правила оформления документов
3.1. Бланки документов
Документы администрации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной или копировально-множительной техники.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы администрации. Соответствующие предложения вносятся службой ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов в администрации
При подготовке организационно-распорядительных документов работники администрации оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3.2.1. Герб Мосальского района помещается на бланках документов в соответствии с решением
Районного Собрания МО "Мосальский район" от 20 января 1997 г. № 5 "О гербе Мосальского района".
3.2.2. Код администрации МР (указывается по усмотрению руководителя подразделения).
Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению руководителя подразделения).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению руководителя подразделения).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.2.5. Наименование организации.
Наименование организации должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении
об администрации.
3.2.6. Справочные данные об администрации.
Справочные данные об администрации включают почтовый адрес (элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной п. п. 22, 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221), номер телефона/факса и адрес электронной почты.
3.2.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого администрацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.2.8. Код формы документа (указывается по усмотрению руководителя подразделения).
Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.2.9. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2008 г.
3.2.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
3.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.2.12. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
3.2.13. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство финансов
Калужской области
отдел финансирования отраслей
народного хозяйства
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство строительства и
жилищно-коммунального хозяйства
Калужской области
отдел по газоснабжению
Начальнику отдела
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ООО "Калугаоблводоканал"
В.Д.Иванову
]]>7.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.3. Организация оперативного хранения документов
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации дела хранятся по месту их формирования.
Служба ДОУ и сотрудники подразделений, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивный отдел администрации.
7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы администрации или управляющего делами, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел администрации включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в архивный отдел администрации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел администрации.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).
8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается Главой администрации.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в службе ДОУ.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел администрации; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи
(приложение № 5) составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. По этим описям документы сдаются в архивный отдел администрации.
8.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовой;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта
о выделении их к уничтожению (приложение № 6) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются ЭК администрации и утверждаются управляющим делами администрации.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится в подразделениях после утверждения архивным отделом администрации описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы утилизируются.
Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
8.2. Подготовка и передача документов в архив
8.2.1. В архивный отдел администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел и не позднее двух лет после окончания их делопроизводства.
8.2.2. В период подготовки дел к передаче в архивный отдел администрации сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязан устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.
8.2.3. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела администрации в присутствии сотрудника подразделения, сдающего дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
IX. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
9.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
9.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются службой ДОУ.
9.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
9.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
9.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
9.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
9.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
9.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
9.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением Главы администрации. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом.
9.10. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность управляющий делами администрации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются управляющему делами администрации.
На утраченные документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
9.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах или делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
X. Использование печатей и штампов
Разрешение на изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, утверждается Главой администрации по представлению управляющего делами или руководителей подразделений.
Все изготовленные печати и штампы учитываются в управлении делами и выдаются под расписку работникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность управление делами.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делами, где они уничтожаются с составлением соответствующего акта.
Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации.
При оставлении должности сотрудником, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в управление делами.
XI. Работа с обращениями граждан
Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".
Приложение № 1
к Правилам
ведения делопроизводства в администрации
муниципального района "Мосальский район"
___________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________
(наименование структурного подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________________ № ____________________
___________________________________________
(место составления)
На _________________ год <1>
+-----------+-------------------------------+----------+-------------+----------+
¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦Количество¦Срок хранения¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ единиц ¦и № статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ хранения ¦ перечню ¦ ¦
+-----------+-------------------------------+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+-------------------------------+----------+-------------+----------+
¦ Название раздела ¦
+-----------+-------------------------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-------------------------------+----------+-------------+----------+
Наименование должности руководителя __________ _____________________
структурного подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
Дата____________________
СОГЛАСОВАНО <2>
Протокол ЭК структурного подразделения
от_______________ № ________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) __________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ____________________
(лица, ответственного за архив)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел
Приложение № 2
к Правилам
ведения делопроизводства в администрации
муниципального района "Мосальский район"
Код госархива _________
Код организации _________
+------------------+
¦Ф. № ¦
_______________________________________________ ¦----------- ¦
¦Оп. № ¦
________________________________________________ ¦____________ ¦
¦Д. № ¦
------------------------------------------------ ¦------------ ¦
+------------------+
________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № ________ ТОМ № _________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
На __________ листах
Хранить ____________
+-------------------+
¦Ф. № ____________ ¦
¦ ¦
¦Оп. № ___________ ¦
¦ ¦
¦Д. № ____________ ¦
¦ ¦
+-------------------+
Формат С4 (230 x 320 мм)
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение № 3
к Правилам
ведения делопроизводства в администрации
муниципального района "Мосальский район"
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________
В деле подшито, пронумеровано и скреплено мастичной печатью "Для
пакетов" __________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ___________________________________, пропущенные
номера ______________________________________.
Внутренняя опись на ____________________________________________ листах
(цифрами и прописью)
+-----------------------------------------------------+-------------+
¦Особенности физического состояния и формирования дела¦Номера листов¦
+-----------------------------------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+-----------------------------------------------------+-------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------------------------+-------------+
_____________________ ________________________ ________________________
(должность) (подпись) (инициалы, фамилия)
Дата __________________________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение № 4
к Правилам
ведения делопроизводства в администрации
муниципального района "Мосальский район"
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
+---+---------+--------------+-------------------+-------------+----------+
¦ № ¦ Индекс ¦Дата документа¦Заголовок документа¦Номера листов¦Примечание¦
¦п/п¦документа¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦
+---+---------+--------------+-------------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+--------------+-------------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+--------------+-------------------+-------------+----------+
Итого ______________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 5
к Правилам
ведения делопроизводства в администрации
муниципального района "Мосальский район"
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(наименование должности руководителя
структурного подразделения)
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата____________________
ОПИСЬ N
___________________________________________________________________________
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ № ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Крайние даты¦Количество¦Срок хранения¦Примечание¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1>
¦ 7 ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ Наименование раздела ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+--------------+------------+----------+-------------+----------+
В данную опись внесено __________________________ единиц хранения с № ______
(цифрами и прописью)
по № ________________, в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________
пропущенные номера ____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи _______________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата _____________________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ подразделения
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи) от __________ № ________
Дата _____________________
--------------------------------
<1> Графа 6
опускается в описях дел постоянного хранения
<2> При наличии структурного подразделения
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
Приложение № 6
к Правилам
ведения делопроизводства в администрации
муниципального района "Мосальский район"
__________________________________________
(наименование организации)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ № __________ __________________________________
__________________________ (наименование должности
(место составления) руководителя организации)
о выделении к уничтожению _____________ _____________________
документов, не подлежащих (подпись) (расшифровка подписи)
хранению Дата ______________________________
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
___________________________________________________________________________
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ________________________
(название фонда)
+---+--------------+-------+------+----------------+----------+--------------+----------+
¦ № ¦Заголовок дела¦Крайние¦Номера¦ Индекс дела по ¦Количество¦Сроки хранения¦Примечание¦
¦п/п¦или групповой ¦ даты ¦описей¦номенклатуре или¦ единиц ¦ и номера ¦ ¦
¦ ¦ заголовок ¦ ¦ ¦№ дела по описи ¦ хранения ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+----------------+----------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+--------------+-------+------+----------------+----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+----------------+----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+----------------+----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+----------------+----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+----------------+----------+--------------+----------+
Итого _____________________________________ единиц хранения ___________ за годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены по
личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от________________ № _______________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов ______________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ____________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК(ЭК)
от________________N___________
Документы в количестве _______________________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения, весом ________ кг сданы в _____________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № ____
Наименование должности работника,
сдавшего документы _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ___________________
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетные документы _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
